2015年7月6日 星期一

避免數位干擾,我如何適時回歸紙本手寫筆記方法


大概在三四個月前開始,我決定給自己一個研究課題:把五六年前還會一直帶在身上的紙本筆記本重新「裝備」,練習如何把手寫筆記與我目前使用多年的數位筆記方法在工作學習上進行搭配。

如果你問我為什麼這樣做的理由,倒也不是說覺得哪個方法更好,因為研究工作方法多年,我更確信的反而是「每一種工作方法都有他們所適合的人」,無論是喜歡完全使用手寫紙本筆記、完全使用數位筆記(以前的我),或是混合使用紙本筆記與數位筆記(現在的我),都一定有其需求,也有各自不同的使用方法。

所以,我想做的只是,想試試看如果把手寫的紙本筆記,和多媒體輸入的數位筆記搭配使用,可以激盪出什麼火花?以及在實作上,為了解決工作與學習的各種問題,可以延伸出什麼更好的解決辦法?然後可以把這樣的經驗分享給大家。




  • 在行動數位工作架構下,紙本筆記的兩大優點

我以前也是一個紙本筆記愛用者(誰不是?因為以前也只有紙本筆記),所以在重新找回一本筆記本後,很快的也找回當年的使用感覺,但是相對的在已經習慣用數位方法整理資料多年後,我也很迅速地發現在我的數位工作架構下,紙本筆記最能發揮效用的兩大優點。

紙本筆記的這兩大優點,分別是「避免數位干擾」,以及「開啟第二個視窗」。




  • 一、為什麼需要「避免數位干擾」?

「避免數位干擾」是為了解決使用數位工作時容易出現的各種「被打斷」的情況,尤其是「行動中」的數位工作情境,這通常也是筆記最常出現的情境。

除非你是一個打字神速並且非常習慣善用數位工具的人,要不然下面這些「被打斷」的次數會更加頻繁且嚴重(註1),甚至反而讓工作無法專注:

  • 忘記這個功能怎麼操作。
  • 操作太複雜從而佔用自己的思緒。
  • 彈出各式各樣當下無關的通知。
  • 各種效能、網路與 BUG 引起的當機、延遲、出錯問題。

明明只是要把一個老闆剛剛在會議室中跟我說希望在海報設計上進行的修改記下來,我如果要先拿出手機、呼叫 App 、打開原本的海報圖,打開圖片註解 App ,然後切換介面、呼叫功能,才能「記下」這件事。

但這麼麻煩的紀錄過程可能讓我錯失接下來繼續進行的會議內容,或是要讓老闆等待尷尬的我,那麼不如直接在紙本筆記上畫出草圖寫上註記即可。

(註1:已讀不回才好!不要養成這些被科技寵壞的工作習慣





  • 二、什麼時候需要「開啟第二個視窗」?

「開啟第二個視窗」則是為了解決行動工作時數位裝置分身乏術的窘境,如果在辦公桌大電腦上要開啟多個視窗同時查資料、寫筆記、執行工作是相對簡單很多的,可是在會議室、採訪、行動移動中,這就不是一件容易的事情。

手機上本來就很難開啟多視窗工作(有這個功能,但效率不比桌機),筆電螢幕不大要開啟多視窗工作也有難處,但是如果這時候一邊要讓數位裝置處理某個工作,而又要一邊做筆記時怎麼辦呢?

  • 一邊用手機錄音,一邊要寫下採訪記錄或聽講心得。
  • 一邊用手機查詢資料,一邊要寫下心得註解。
  • 一邊正在用筆電做會議記錄,一邊忽然想要把一些自己延伸的想法寫下來,這時侯要在筆電上多打開一份文件視窗嗎?
  • 上課、聽講時接收到的資訊與引發的想法很零散,想要全部記下來但又不互相干擾時。

那些很不正式的、我自己胡思亂想的,或者只能用塗鴉表達的思緒(或者說,用塗鴉安撫心情,就像以前我們喜歡在學校課本上塗鴉一樣),但是現在明明是正式會議的進行中,那麼旁邊擺上一本紙本筆記,我想要怎麼記就怎麼記,也能把這些記錄與正式工作文件隔開。





  • 在哪些情況下,我會捨棄數位裝置,使用手寫紙本筆記?

在紙本筆記與數位筆記工具的搭配中,為了解決上述兩大需求:避免數位干擾、開啟第二個使用視窗,在哪些情況下,我會使用紙本筆記來做記錄呢?




  • 1. 準備等等上台簡報或報告要用的小抄

最近常常在工作中需要在會議時做報告,原本我想說當然就用 Evernote (註2)先做好小抄筆記,等等上台報告時打開手機或筆電上的小抄筆記做提醒不就好了,但是實作中,就會出現我前面提到的許多「數位干擾」,例如手機很容易一緊張不小心把螢幕按掉,要找回剛剛開啟的數位筆記視窗更容易在緊張時手忙腳亂。

所以後來我就改用在紙本筆記上先騰寫一份要上台做工作或專案報告時的最重要小抄,這樣上台時透過小抄除了可以提醒我要講的重點,而且我還會在小抄上預擬一下報告的最佳流程,提醒我自己怎麼提綱挈領,不要講得落落長又讓人覺得乏味。

更多時候,在公司裡的大會議中,可能是等等才要輪到我上台做報告,在這種情況下其實聽著別人報告裡的優點缺點,一定馬上會生出許多新的想法,或是想要修正自己報告的順序,這時候我都會當下用紙本筆記寫在小抄中,上台時帶著這個不會斷線或跳出的「第二視窗」當助理,更加萬無一失。

(註2:活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術





  • 2. 不在電腦前接收任務時,尤其任務又很複雜時

有時候,我可能被叫到主管辦公桌前討論專案,或是在會議結束、講座結束後大家站著討論事情時,這時候都可能有一些「任務」被傳達過來,那麼要怎麼記住這些任務會比較好呢?

我自己實作的經驗是,如果這個被傳達給我的任務很簡單,例如哪一天哪一刻要去哪裡開下一個會議,或是一件回辦公室記得要做的行政工作,那這時候我反而喜歡用「數位工具」直接記錄下來,例如把行程加上 Google 行事曆(註3),把簡單工作命令加入 Evernote 提醒(註4)。

但是,如果這個討論開始變得複雜時,例如在討論某一個專案的產品設計,可能一次針對五六點小項目進行討論,但這時候我又無法拿出電腦作記錄,那麼就是我的紙本筆記派上用場的時間了。

面對這些複雜的任務討論過程,裡面可能有很多必須執行的待辦事項,也有很多需要思考的小細節,而記錄的時間又很短、記錄的情境很窘迫,也就只有拿在手上萬無一失就能速記的紙本筆記可以最好的寫下記錄

當然,這對我來說只是暫時記錄,當我稍後回到電腦桌前,我就會把這複雜任務騰寫到真正的數位筆記或待辦任務管理服務中,因為數位上更好管理與提醒。

(註3:10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間
(註4:Evernote 新增時間提醒功能!從筆記本升級時間管理系統




  • 3. 臨時想要畫心智圖、流程圖,初期要構思圖像內容時

雖然有很多軟體、 App 、線上工具可以畫出好看的心智圖、流程圖,這部分電腦玩物也有許多介紹,但是我自己並非任何時候要畫心智圖、流程圖時,都會開啟這些工具。

通常我會區分出兩種情境,第一種是我已經想清楚了,現在我只是要把自己的想法用心智圖畫出可以放入簡報中的圖畫,或者要把自己的計劃架構用流程圖畫出來好讓客戶與主管可以理解,這種「做為成果」的心智圖和流程圖,我一定是使用像是 Coggle (註5)、Mindly (註6)這樣的心智圖工具,或是 Draw.io (註7)這樣的流程圖工具來畫。

但是第二種情境是,很多時候我還沒想清楚,甚至可能只是一點點想法的萌芽,這時候想要把無意義的想法隨時延伸,看看有沒有新的可能性,於是我透過自由且散亂的流程圖、心智圖來構思想法,或是透過完全不美觀的手繪草圖來想一些設計概念,這時候我就傾向「不要依賴數位工具」。

因為第二種情境中,數位工具有太多數位干擾,這些干擾會打斷我們的思緒,反而讓想法無法奔放,所以現在我傾向這時候直接打開紙本筆記,在上面先自由的亂想,然後後續在整理到數位筆記或文件中,或是真正用軟體畫出成形的架構。

(註5:Coggle 最好用免費線上心智圖軟體教學:簡單卻強大
(註6:改變手機上的心智圖法: Mindly 畫出創新的腦內宇宙
(註7:Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費





  • 4. 面對那些複雜的會議、有很多想法啟發的演講、更需要專注在思考的閱讀時

紙本筆記當作「第二個視窗」的概念,也會延伸到我面對一些複雜會議、一場好演講、一次需要專注的閱讀時(註8),我就會用紙本筆記當作一個可以收納我那些四散想法的「暫時的」第二個視窗

這是什麼意思呢?例如下面是我在一次講座論壇中的筆記,我自己聽講座時想法很容易受到啟發而有各種發散的心得,這些心得不一定跟講座有關,而可能跟我各式各樣正在進行、想要進行的計劃有關,如果要在手機或筆電上做筆記,我可能就會想要打開多個筆記視窗來記錄,但這樣切換很麻煩。

這時候紙本筆記的好處就是大大的頁面上,我可以臨時隨意畫出一個一個區間方格位置,然後即時讓每一個項目各自的記錄之間有位置的區隔。

例如下面這個論壇筆記上半部有一些我想做 3D 列印議題的啟發,下半部則我自己在聽課時連想到紙本筆記與數位筆記搭配應用的方法,這已經跳脫了聽課的範圍,但一樣是我們會想要記錄到筆記中的。


於是,我就會這樣很簡單、很自由的在紙本筆記畫出空間區隔,畫出一個一個「視窗」,但這些視窗比數位視窗在臨時記錄時更方便,可以記錄並區隔我的不同想法與啟發。

我沒有在紙本筆記上實行現在很流行的方格筆記黃金分割法,因為那個方法的目的是要在未來的紙本筆記中整理筆記、使用筆記,所以才需要黃金分割。但是對我來說,紙本筆記不是我整理資料的終點,所以我在紙本筆記上作黃金分割似乎意義不大。

真正的筆記整理,以及筆記未來的使用,我還是會選擇回到數位筆記本,例如 Evernote 。像是上面那樣我在一次論壇中聯想到的紙本筆記與數位筆記之間的搭配的想法,我事後就會把紙本上這一個小方塊裡的內容拍照存入 Evernote 中,並在 Evernote 裡延伸出今天這則文章的架構與內容。

而那則論壇紙本筆記裡其他方塊中的速記,我也會一一根據不同方塊位置分別拍照,歸檔到各自相關的計劃、專案、想法專屬的數位筆記中

(註8:用 Evernote 開始完美讀書計畫:抓重點閱讀心得複習





  • 我如何把「紙本筆記」整理到「數位筆記」?

我常常在電腦玩物分享的數位工作心得之一就是:資料要在數位知識庫裡更容易保存、連結、搜尋與使用,並且隨時可以重新整理排序,又能隨身攜帶所有內容,這是「數位第二大腦」(註9)的概念。

所以上述使用紙本筆記的情境過後,我不會讓資料只是留在紙本中,一定會透過最簡單的拍照功能,例如 Evernote 手機筆記 App 中內建的文件相機功能,打開相關的筆記,把這一頁手寫記錄拍照後插入該則相關筆記裡。

實際的情況可能是:

我正在進行某個 A 企劃,這個 A 企劃在 Evernote 中有一則專案管理筆記(註10)記錄整個工作流程與重要資料,後來有一次在聽演講時我被啟發了一個跟這個 A 企劃有關的新想法,當下我用紙本筆記畫出概念流程圖,但是事後我會打開這則 Evernote 上的 A 企劃筆記,然後把之前演講裡寫在紙本筆記上的這一小則相關片段拍照插入筆記中。

這樣一來,就可以統整我從不同管道、用不同方式產生的想法。

(註9:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法
(註10:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法


或者有時候我也不只是拍照到數位筆記本中作為備存,有可能在紙本筆記上我只是天馬行空的隨意寫、隨意想(這是紙本筆記對我來說最棒的用法之一),這時候還需要整理。


於是我就會拍照把這則紙本記錄插入數位筆記後,在數位筆記中一邊參考,一邊開始正式打出我的想法與計劃。

因為最後正式的想法與計劃,一定是千錘百鍊,一定需要反覆修改,而最適合不斷修改、補充、刪除的整理處,還是數位筆記,如果透過我之前提到的數位三層筆記法(行動-構思-封存)(註11),就能不斷累積與收集念頭、形塑想法,最後產生行動。

所以在我回歸使用紙本手寫筆記的方法後,我將紙本筆記當作「收集想法的最重要管道之一」,因為它可以避免數位干擾、不會斷線當機,是最容易使用的第二視窗,收集到的資料則可以用簡單的拍照與謄寫,最後統整到數位知識庫裡,成為自己以後搜尋、組織、重整、延伸的輔助。

(註11:一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:避免數位干擾,我如何適時回歸紙本手寫筆記方法


10 則留言 :

  1. http://www.labazhou.net/2015/07/nobody-goes-on-the-internet-to-read/?variant=zh-tw

    剛好早上看到這篇。

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    1. 瀏覽器畢竟是用來[瀏覽]的,用來閱讀眼睛太吃力了,姿勢不對還會有其他問題
      翻書比較有 FU :)

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  2. 今日拜讀, 整理以下重點, 不知有無缺失:
    紙本筆記: 避免數位干擾, 第二視窗(手機分身乏術)
    紙本只是暫時的, 最後要拍照回 evernote 歸檔到各個相關的筆記中
    所以紙本要寫成一個一個區塊, 好拍照用
    紙本寫的可能很隨意, 歸檔後可能要再重新整理或思考延伸
    可用來畫初步或還不確定的流程圖或心智圖(數位干擾, 不好畫), 可以隨時延伸修改.
    在比較雜的狀況(會議討論, 演講, 專注思考), 很多不同種類的想法(第二個視窗), 時間緊迫(數位干擾), 或無法用筆電時, 可以用紙本筆記
    避免數位干擾(例如上台報告)時可用
    手機在做另一件事, 還要作筆記時, 可以用紙本(第二視窗)

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  3. 我在15年前一篇行動研究論文提到使用電腦製作教材與學習單不見得是有效率的,因為手寫更快。

    我在我的臉書推薦電腦玩物這篇,也在我的部落格提出在讀完「回歸手寫」的心得:http://qsirabc.blogspot.tw/2015/07/3c.html
    (我推薦了一下電腦玩物的著作)

    我的想法是這樣的:
    現在,3C產品大致雖改變了漫長沙漏等候的開機而能以睡眠/喚醒功能取代,但3C仍不改單一螢幕層層進入點選與層層結構退出的限制。使用3C,花在划頁與尋檔的繁複程序讓使用者有操控電子產品的把玩樂趣,但其實,閱讀並不流暢,收穫也不豐富。3C使用者可能未知操控的樂趣蒙蔽了我們其實陷入層層點選的不便事實。
    在電腦玩物「回歸紙本」的概念中,更補齊了我發現的3C大不便的真相:「避免干擾」與「多視窗之必要」。(所以,大家可以看到我還是有手寫筆記,而且我棄Android不用,改用windows平板)

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  4. 中年老頭來說一下個人經歷:
    90年代未期,我是一個萬用手冊的愛用者,把大小事都記在上面,一切都很美好,只是對我有兩大問題:
    a. 字醜的自己看不懂;b. 手冊丟了或被雨淋就完了,除非重抄或影印外沒其它備份法。
    一直到我在國外的flyer看到一種電子 Organizer:PDA,才在 2000年時買了第一台 Palm OS PDA。
    透過 Palm 和 Outlook 的同步,從2000年到2014年的記事都找的到。也一直到去年才將主力機從 Palm 換成安卓。
    大約是1999年時,在國外的小報看過一篇報導:
    一對夫婦出國旅行,老婆拿著傳統紙張地圖,當地圖一攤開就大勝雖然也裝地圖手拿 Palm 的丈夫。一直到他們在某高級餐廳用餐時,昏暗的燭光下,有背光的 PDA 終於贏過老婆手上紙本旅遊書內看不清的餐廳介紹。
    你提到的這幾點:
    忘記這個功能怎麼操作、操作太複雜從而佔用自己的思緒、彈出各式各樣當下無關的通知、各種效能、網路與 BUG 引起的當機、延遲、出錯問題。
    所以紙本記事本還是會存在空間。
    另外當今科技若要達到相同寫作面積,電子產品相對太重也太貴.
    還有,小小問一下,那本筆記本是 Moleskine + Evernote ?
    出門若帶包,我也會把 moleskien 帶出門。若不帶包,爭口袋 moleskine沒份。
    數位筆、數位筆記本或 Evernote 應該是個跨裝置顯示跟備份的解決方案。
    Netflix 的 Ted Sarandos 曾經在 GQ 訪問談到 "The goal," he says, "is to become HBO faster than HBO can become us."
    http://www.gq.com/story/netflix-founder-reed-hastings-house-of-cards-arrested-development?currentPage=all
    買 53 Pencil 前,我先要有錢買 iOS。

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  5. 不要把工具反過來當目的,筆記本(其他3C)不會自己思考,或許以後有腦波紀錄工具,這個原則也不變吧!時常為了遷就工具,去改思考速度或記錄方式,其實最好的工具是直覺性的,最好的內容是易懂的,不過,我也用了很多爛爛的智慧型,才體會出這個簡單道理 。

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