2014年1月23日 星期四

聰明的文件管理方法! Google Drive 即時文件編輯活動動態


上週看到 Google Drive 宣佈要推出一個「 activity stream 」功能,不過我這邊一直到今天早上,才獲得了這項更新。什麼是「 activity stream 」呢?就是在 Google Drive 檔案總管右方顯示即時的文件編輯活動動態,讓你看到你自己,或是你與合作者從最近開始回推,每一個時間點的文件編輯、新增、移除動態。

這個功能非常實用。尤其像我有好幾個資料夾與合作者共享,這時候我也怎麼知道哪些資料夾裡面有其他合作者進行了修改呢?就可以利用這個「即時文件編輯活動動態」來察知。

同樣的,即使是追蹤我自己的編輯動態也很有用,我可能常常在不同的資料夾裡新增、編輯、移除檔案,通常最近有編輯或新增的檔案,表示最近用得到,但是每次要用是不是還是要再次進入資料夾才能打開?而有了「即時文件編輯活動動態」,就只要在動態裡就能直接打開檔案了!是不是更聰明的文件管理方法呢?



其實,這個「活動動態」功能本來也有,藏在 Google Drive 的左方功能選單裡,不過現在被移到右方側邊欄,不僅更好啟動,而且可以常駐開啟,在功能上也比舊版有所增強,下面就讓我來為大家做個應用介紹。



  • 1.如何開關活動動態?
如果你也獲得這項更新,那麼可以在你的 Google Drive 右上方看到一個「驚嘆號按鈕」,點擊下去,就可以在右方側邊欄常駐顯示雲端硬碟的所有活動,當然,你也可以隨時關閉它。



  • 2.不錯失文件的任何變動
這個雲端硬碟的即時文件編輯活動動態,會顯示包含你自己、其他合作者的所有文件修改、新增、移除、移動的詳細活動資料。

所以,你可以追蹤到所有文件的變動。




  • 3.更快速開啟最近常用文件
透過這個活動動態追蹤,我們可以經由顯示每個檔案動態的卡片來快速啟動需要的文件檔案,點擊檔案名稱可以直接開啟、顯示檔案,點擊右方的「搜尋按鈕」可以打開這個檔案所在的資料夾。




  • 4.延伸查看最近一段時間的工作狀態
這個活動動態可以往下捲動延伸,不過似乎不是無限延伸的,目前我可以看到的是 2013 年 11 月下旬以後的活動動態。




  • 5.查看整個雲端硬碟的動態
「即時文件活動」還有一個非常棒的使用方式,就是它是依據你目前正在瀏覽的資料夾來決定要顯示哪些動態的。

如果你打開雲端硬碟的根目錄,那麼顯示的會是所有雲端硬碟裡每個檔案的活動動態,無論他們在哪個資料夾裡都一樣看得到。




  • 6.查看特定資料夾動態
如果你打開的是某個特定的資料夾,那麼右方的動態就會變成這個資料夾與其中子資料夾內所有檔案的活動動態。

是不是非常實用?我會建議使用 Google 雲端硬碟的朋友,一定要開啟這個功能,這可以幫助我們查找檔案的時候更加的方便,而且不漏失任何重要的檔案修改,尤其你正在利用雲端硬碟和其他人協同合作時!


7 則留言 :

  1. 會留下一堆垃圾歷程紀錄

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  2. 最近已經漸漸覺得有GOOGLE DRIVE,大可不要EVERNOTE了

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  3. 回覆
    1. 可以關閉啊,文章第一點就是說明「如何開關活動動態?」

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  4. 不能把不想要的删了吗?

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  5. 請問,用共享連結的方式(對方沒有登入GOOGLE帳號)是否就無法追蹤他的編輯動態,
    因為我分享聯結,對方也都編輯了,但就是沒有編輯記錄@@

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