把 Evernote 當作最佳時間管理軟體:優點、心得與策略

2016 最新時間管理方法Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版

對我來說, Evernote 是目前最佳的時間管理軟體。咦? Evernote 不是筆記工具嗎?似乎很難直接和任務排程、待辦清單、時間管理連結在一起,但正是因為 Evernote 首先是一個筆記資料庫,所以他在執行時間管理時帶著非常多的優勢:
  • 1.關於排程任務:時間管理的一個重點就是安排待辦清單,而 Evernote 可以直接把「筆記」當作待辦任務來排程,於是每一個任務都跟著他的完整資料,而不是分開的。
  • 2.關於時間提醒:對於知識、文書、資料工作者來說, Evernote 本身就可以當作文書處理軟體,於是,當彈出一則任務筆記提示時,我可以直接在這個筆記上工作,而不用另外找處理工具。
  • 3.關於專案分類:當工作開始複雜後,單純的時間排程就要變成依據專案來分類的排程, Evernote 的分類、標籤、連結三大功能,可以勝任更複雜的時間管理需求。
今年開始,我捨棄了 Remember the Milk、 Google Tasks ,嘗試了 Wunderlist ,最後我選擇了以「 Evernote 」當作時間管理的主要、唯一工具,理由正是上面所述,在 Evernote 中我可以同時完成「任務資料的整理」、「任務的時間排程」,以及「任務的執行本身」。




我的想法是,時間管理不是目的,只是要讓執行更順暢的一種方法,既然如此,不一定需要「獨立的工具」來做時間管理,如果能夠直接在「執行的工具」上做時間管理不是更好嗎?

而 Evernote 正是我平常工作、生活的「執行工具」,現在 Evernote 也加入了時間提醒和待辦清單的功能,就讓我們直接在這個執行的平台上,完成輔助的時間管理需求吧!

下面,就讓我分享這段時間實際使用 Evernote 當作時間管理工具後,一些相關的筆記策略。



  • 1.每日從筆記庫裡建立明日的下一步行動
我在 Evernote 收集的筆記,其實很多時候就如同我需要去執行的任務。我可能剪貼一篇文章因為我想要「閱讀」,我記一則會議記錄因為我必須「處理」會中的結論,我把靈感寫在筆記中因為我想要「實現」他。

仔細想想,「筆記」不就已經是我各式各樣的「任務」嗎?

所以我之前寫下這篇文章:「一個小改變就讓我的 Evernote 充滿全新「動力」的筆記策略」,建議大家可以試試看,在筆記的標題加上「具體的行動提示」,例如剪貼一篇文章就在標題加上「閱讀」,這其實是讓筆記「現出本來面」,看起來更像是他原本應該要是的任務與行動。

既然筆記就是我的任務,我每天的筆記就是我今天收集進來需要執行的任務,所以我會在每天結束之前,打開 Evernote 整理筆記,把準備明天執行的任務(筆記),建立成提醒事項。

這樣第二天早上我只要打開 Evernote, 就能清楚的在整個筆記資料庫的最前面,看到今日必須執行的任務了!




  • 2.盡可能不要加上時間提醒,因為整個筆記本已經是待辦清單
時間管理時我們很容易陷入一個陷阱:把所有任務都排上時間線。其實,這樣只會讓待辦清單看起來很瑣碎、很龐雜,缺乏邏輯。而且我們通常無法預期到兩三天之後明確的時間使用情況,一旦預排了卻做不到,只會變成浪費時間在重新調整時間而已。
參考:最省時間的時間管理方法:如何讓時間管理不浪費時間的技巧
在 Evernote 中,我們可以讓這件事情變得更簡單卻更有條理。

前面說「筆記,就是任務」,既然如此,出現在筆記清單裡,不就等於像是「排好準備執行的任務」一樣嗎?所以那些不是真的下一步準備執行的筆記,全部都不需要加上時間提醒。就讓他們躺在筆記資料夾裡,這樣就是任務排程了。

Evernote 的筆記清單,原本就可以看做一種任務的待辦清單。




  • 3.利用沒有時間提醒的「提醒事項」追蹤任務
但是,幾十則、上百則筆記都是任務,不也是看起來很繁雜?所以這時候我會利用「沒有時間提醒」的「提醒事項」,讓裡面「尚待排程」的關鍵任務突顯出來,就像下圖這樣。

只有真正明天我要執行的任務,我才會加上時間提醒。但是也有一些其他關鍵任務筆記出現在提醒清單上,讓我還是能立刻在一大堆筆記中看到重點。


方法很簡單,在筆記上點擊「提醒事項」,但不要選新增日期,就這樣結束,那麼這則筆記就會變成沒有時間設定的待辦事項,出現在最上方的待辦清單中。


我透過這樣的方式:「保持對某些筆記的持續追蹤關注,而因為沒有隨便預排時間,也減少了我要不斷重複調整時間的麻煩。

至於什麼樣的筆記我會想要保持追蹤呢?
  • 1.通常是未來即將執行,但現在還不需要排上明確時間的任務。
  • 2.或者是這個筆記資料夾內,常常會用到的某幾則筆記。
利用這樣的方法,就能讓他們「出現在最上方」,方便隨時追蹤使用。




  • 4.盡可能用同一則筆記,建立專案的瑣碎步驟小任務
有時候任務很瑣碎,或是很制式,例如要執行一個專案,總是會有「一大串固定的行政流程」必須一一執行。那麼,如果用 Evernote 進行時間管理,每一個行政流程步驟都要建立一則筆記嗎?當然不要,這樣太瑣碎。

遇到這些步驟手續時,我會直接利用筆記中的「插入核取方塊功能」,把同一個專案的瑣碎流程步驟都直接寫在同一則筆記裡,這樣我只要幫這一則專案筆記加上時間提醒就好。

進入這則筆記,我自然就會看到應該執行哪個小步驟,更棒的是,我還可以很清楚的看到已經完成哪些步驟?目前進度到哪裡?

更進一步的,我會把最緊急的那個步驟寫在「筆記標題」,這樣看起來更加一目了然。


如果說這些瑣碎的步驟任務需要其他參考資料呢?就利用 Evernote 的「筆記連結」功能,把其他參考筆記連結上任務項目後面。

這樣就不用把一堆筆記都加上時間提醒,導致我們的待辦清單看起來很瑣碎、混亂而沒有條理。




  • 5.用「重要」、「緊急」標籤建立有效的「任務處理順序」
前面的方法幫助我在 Evernote 大量筆記資料庫建立了任務清單。但是,時間管理不是建立任務清單就好,而是「怎麼使用這份清單更有效率?」的流程。

為了讓整個 Evernote 時間管理系統更有效率,我會在建立筆記的當下,就判斷性的為筆記加上「重要」或「緊急」的標籤。
參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務
我可能無法在建立筆記的當下去知道什麼時候要執行他,但是我一定可以判斷這個筆記對我來說到底是重要還是緊急任務,或者是不重要也不緊急的一般任務。

所以每次新增筆記,我就會思考,這則筆記在時間管理上對我來說是「重要」的嗎?還是有「緊急」處理的需求?如果是,就加上相應的標籤,如果都不是,就不要加上標籤。


每一天早上一上班,我就打開 Evernote,首先點進「重要又緊急」(同時包含重要與緊急標籤)的類別中,我可能會看到 5 則筆記,其中又有 2 則是加上「提醒事項」的,後面這兩則表示不僅他們很重要,而且重要到一定要比其他工作優先執行,或者我已經預排了明確的執行時間。

接著我在完成了「重要與緊急」裡的筆記任務後, 我再依序執行「重要」、「緊急」分類裡的筆記任務。

Evernote 筆記有各種資料夾分類,也有前面說的時間提醒,為什麼還需要「重要」和「緊急」的標籤呢? 因為我們不太可能「到每個資料夾裡」一一找出任務執行,這樣太沒有效率;而全部都是「今天要做」的時間提醒時,我們也很難分清楚哪些是真正重要專案需要的任務。

時間管理的關鍵一直都不是時間提醒,而是「選擇重要的事情來完成」。所以我用標籤的方法,跳脫「分類的限制」,擺脫「提醒的瑣碎」,幫 Evernote 加上了這個有著重要性區別的「任務處理流程」,就讓 Evernote 可以真正成為一個對我來說有效的時間管理系統了。




  • 小結:
Evernote 是一個筆記編輯軟體、是一個內容資料庫,所以首先他可以「執行任務」(文書編輯、企劃構想),接著他「擁有任務需要的資料」

而如果你真的把 Evernote 當作隨身筆記的話,他更可以是一個平常我們用來「收集任務」的工具

在這個先天有利的條件下,我們只要善用 Evernote 的「時間提醒」與「標籤分類」,把待辦任務排程出來,突顯出重要緊急事件,這樣一個時間管理系統就很順理成章的完成了。

無論是 Remember the milk、 Wunderlist 還是 Google Tasks ,看起來時間管理與工作執行、工作資料都是分開的,可是,我們真的需要一個獨立的「時間管理系統」嗎?還是我們只是需要一個統一的工作執行平台?而 Evernote 首先是一個工作執行平台,只是我們用時間管理的概念來優化工作執行的流程。

這樣,似乎更能發揮時間管理真正想達到的目的,也就是:「完成工作」。


留言

  1. 這樣的整合可以更加完整,也可以少安裝一套 to-do list 的 App。

    回覆刪除
  2. 我覺得還是安裝一套todo list比較輕鬆
    evernote還是乖乖地當資料庫就好

    回覆刪除
    回覆
    1. todo list可以用來記瑣碎的事情。資料庫可以分成兩大種類:一個是Evernote有需要的資料(此時可以擺進Evernote存取刪改),另一個是純粹的資料(工具隨手可得,例如存在Flipboard個人雜誌也是一個管道,同時又兼具分享文章給朋友的功能)

      刪除
  3. 最近買了你的100個做筆記~ 請問這本與上一本的分別是甚麼?

    回覆刪除
    回覆
    1. 上一本是入門操作教學,第二本是筆記方法

      刪除
  4. 思考中....想請問 這樣您的Google行事曆 的主要作用還有什麼呢?
    (是不是只剩看哪些時段已經被預約走了^^? 如果是這樣, 是不是也可能可以整合到evernote呢? )

    ( 像一般每月/每年週期性的事件會選擇保留在行事曆嗎?, 例如:固定日期繳款, 月底月初固定日期要辦的事情之類的, 以及像生日紀念日)

    回覆刪除
    回覆
    1. 是的,還有專案的每個重要截止日期

      刪除
  5. 不能再同意你更多了,謝謝分享

    回覆刪除
  6. 'Recollect' to-do list app allows you to set location-based reminders
    http://www.androidauthority.com/recollect-to-do-app-328328/

    回覆刪除
  7. Esor有研究過"單一記事本"的功能嗎?國外有人介紹,把所有note都丟在同一個記事本,然後只有tag來分類,但也是沿用GTD的概念,個人覺得挺不錯的(管理上較彈性),目前也在試用中!不過這比較適合做工作管理,尤其是針對Next Action,若有需要留存的參考資料或遊記日記,我會另外開一個堆疊當作資料庫本來留存!
    http://www.40tech.com/2009/08/25/getting-things-done-gtd-in-evernote-with-only-one-notebook/

    回覆刪除
  8. 我的做法跟本文有點類似,不過分類沒有這麼細...另參考資料我也不會留存在筆記本裡面(當然每週或每天都會用的資料除外),原因是即使你把筆記本整個刪除掉或是歸類在已完成,日後還是搜尋的到,如果你壓根沒搜尋過關鍵字,那代表這本筆記也不重要不是嗎?

    回覆刪除
  9. 版大你好,記得之前有filter的功能,像是我可以把含待辦事項(就是checkbox那東西)的記事都篩選出來的功能,但windows新版(我現在是5.2)中找不到這個功能了,是被整合到哪裡去了嗎?

    回覆刪除
  10. 您好 最近我也開始常是使用Evernote 來管理代辦事項 還有提醒 ,請問現在是不是還沒有辦法設定重複提醒呢? 比如說 希望他每三天循環一次 之類的 謝謝!

    回覆刪除
  11. smarttm,把evernote變成gtd的專用app,行者應該會有興趣。

    回覆刪除
  12. 請問這樣完成的任務要丟去哪裏呢?要自己手動移到某個 archived 用的筆記本嗎?這樣感覺好像有點麻煩

    回覆刪除
  13. 請問中樞的筆記你會加上提醒或標籤嗎? 謝謝您.

    回覆刪除
  14. Evernote 的編輯功能很陽春,工具列也沒有幾個選項可供使用,編輯起來不是很方便。請問有更好的編輯方式嗎?

    回覆刪除
  15. 請問,若只是一個簡單而且單一的任務,你也會為它新增一篇文章嗎?
    如打電話給某人

    回覆刪除
  16. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除

  17. The blog or and best that is extremely useful to keep I can share the ideas
    of the future as this is really what I was looking for, I am very comfortable and pleased to come here. Thank you very much.
    five night at freddys 4 | fireboy and watergirl | five night at freddys |
    2048 game | tanki online 2

    回覆刪除
  18. for beginners like me need a lot of reading and searching for information on various blogs. and articles that you share a very nice and inspires me

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

個人知識管理的時間平衡心法,忙碌中我如何維持高效率輸入輸出

5 條「這時候,不要做」清單打破無意識行動模式的低效率循環

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

ChatGPT DALL-E 3 的7個特殊 AI 繪圖應用教學,勝過 Midjourney