無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化

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前幾天去看了迪士尼最新的動畫電影「無敵破壞王」,電影開場前插入了一段復古風格的短篇動畫:「紙上談情」,劇情描述了男生如何利用辦公室裡堆積如山的紙文件,以及和女生之間巧合留下唇印的那僅此一張的白紙,折成紙飛機來找到真愛。這是紙的意義,透過紙張獨一無二的存在感,寫在紙上後那不可複製性的真實筆觸,傳達出收藏與回憶的價值。

這是紙的情意,而「無紙化」要講的不是捨棄上述紙的情意,而是盡可能採用無紙化的工作方式,你總不可能對自己辦公桌上那堆積如山、難以整理的紙報表、紙收據、紙便利貼也充滿情意吧?

就在 2013 年的一開始, Google Drive 與一些其他雲端工作服務推出了一個叫做「 Go Paperless in 2013 」的活動網頁,讓你填寫郵件,每個月就會收到一份月刊教你怎麼進行無紙化的工作,並宣稱這將會幫助你「節省金錢」、「節省時間」,也「節省樹木」的砍伐。而所謂的無紙化工作,就例如我之前寫過的利用 HelloFax 進行雲端傳真,或者利用 Google Drive 進行內容協作

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  • 無紙化不是未來式,我們早已在數位工作時代

事實上,現在絕大多數人的工作都已經實現了一部分的「無紙化」。例如你的課堂報告是用稿紙手寫還是用 Word 打字?例如你要寫信詢問一件事情時會手寫等待回信,還是直接電子郵件解決?

在大多數文書處理的工作中,會不會用電腦已經是上個世代的問題。 10多年前我在大學時,不會用電腦打字的教授,就已經不得不請學生來幫他把手寫稿打字變 Word 檔案,因為不這樣做就無法完成工作!當年已如此,更何況現在。

所以現在來思考「無紙化」,早就不是去思考要不要採用數位工作的問題了,因為起碼在文書處理類型中「你不得不採用數位工作」。



  • 更進一步的無紙化工作:行動裝置與雲端服務

到了2013年來思考無紙化的工作議題,應該要從數位工作進一步延伸。

其中一個重點是:讓內容傳遞與合作過程本身也完全無紙化?透過愈來愈普及的「行動裝置」來實現隨時隨地的內容編輯、瀏覽、傳送。

例如以前開會、聽演講時,大家還是要拿到紙本的講義並且在上面寫筆記,可是對於擁有行動裝置的人來說,如果可以獲得電子講義檔案,那麼可以在會議場合直接在行動裝置上做筆記即可,而這樣的數位內容經由行動裝置就可以隨身攜帶與編輯。


而行動裝置不可或缺的核心技術就是雲端化。「雲端化」後的數位內容在儲存備份和多人合作時,都比單機數位檔案與紙本更加的方便。

之前我有寫過一篇「清空收件匣之前,從根本處減少你收發的電子郵件數量」,其實單機數位檔案和紙本有一個共同的特質,那就是「一次只能被一個人使用」,要給另外一個人時就要透過網路傳送或紙本寄件,然後另外一個人修改後,又要重複寄送的流程,這個毛病兩者皆同。

而只有一開始就是雲端工作,一開始內容就是在雲端和多人一起合作編輯的方式,才能根本性的減少這樣的傳送動作,從而增進效率。



  • 改變紙作業需求:紙本筆記與數位筆記的選擇?

或者更激進的,在一些我們還習慣使用紙本記錄的行為中,也轉化成數位、行動裝置加上雲端的方式。

例如「筆記」。當然,這裡面就牽涉到了「情意」的部份,工作上的筆記或許還好,但生活中的筆記是充滿情意的,數位工具不一定能很好的傳達出情意的特質,而紙本確實可以。

但紙本的情意正是其缺點所在,因為建基於紙本的「不可更改」、「容易破壞」、「獨立存在」、「佔據空間」等特質,所以紙本手帳顯得珍貴而有份量。不像數位工具可以「隨意改變編輯」、「隨便複製」,累積再多內容後體積也只不過薄薄一片。

所以這就是無紙化工作過程中最難取捨之處。

情意或效率?常看電腦玩物的朋友當然知道我個人選擇了後者,過去一年來,在分享 Evernote 應用的場合中,我常常會從「紙本筆記」、「數位筆記」對比的優缺點做切入討論。


1.數位筆記利於剪貼多媒體內容、連結多元檔案
紙本筆記頂多在文字、手繪內容外,利用事後洗照片的方式把照片貼上去,或是黏貼自己收集的簡報、紙資料。

但是在數位筆記裡,拍照、錄音與各種數位檔案的內容都可以整合在一起,並且記錄的方式更即時、更有效率。在數位筆記中想要有手繪手寫的需求也一樣辦得到:「取代紙筆需求,在手機平板用假紙筆滿足手寫的自由直覺」。


2.數位筆記可以直接「搜尋」內容關鍵字
在紙本筆記中,要找出內容永遠都是花時間的,或許短期內的內容你可以利用有效的整理方式來快速找出來,但中長期以前的內容,要找出來就不是一件簡單的事情,更不用說那些翻閱、檢查所花費的時間了。

但是在數位筆記中,一個關鍵字搜尋,你要的內容不管在哪一頁,立刻就能找到。


3.數位筆記更利於隨身攜帶
紙本筆記當然也可以隨身攜帶,但你大概只能帶個一兩本,而幾個月前、一兩年前的筆記,你是不太可能隨時帶在身上的,除非你買一台車,裡面有個書櫃專門放你所有的紙本內容(久了也一定放不下)。

但數位筆記不管內容再多,它還是頂多一個隨身碟、一個智慧型手機的大小而已,你隨時可以把「所有的筆記」隨身攜帶、隨身修改、隨身分享。


4.數位筆記利於分享
想想看當你要分享自己的紙本筆記給需要的夥伴時,那是一件多麻煩的事情?你可能要和朋友實際碰面查看,或者你要去列印自己的筆記然後寄給對方。

但是在數位筆記中,按下分享或寄信就完成動作了。


5.數位筆記還需要行動裝置與雲端
但是就像前面說的,只有數位化還不夠,要讓無紙化真正發揮效果,還需要加上行動裝置與雲端服務的支援。

有了行動裝置,數位筆記才能隨身編輯與記錄。而有了雲端服務,筆記內容才能更好的同步到行動裝置上,並且讓內容在雲端更好的保存,更不容易因為個人的損傷而損毀。



  • 小結:當然無紙化後也有侷限
確實,無紙化工作也有他的侷限,而最大的侷限在於「行動裝置並非低價品」、「網路連線並非百分之百普及」。

像是沒電、損壞等問題不是數位工作專有的,紙本工作一樣有材料用完、材料損壞的風險,甚至紙本的風險比數位更大,因為如果有雲端化的話,裝置的損失就不代表內容的損失。

但數位不是問題,而是更進一步的要做到高效率無紙化的兩個關鍵:「行動裝置」與「雲端化」,就不是人人有辦法做到的,這一點先天侷限目前無法強求,但關鍵是如果你的工作場合中這兩點不成問題時,那麼或許2013年開始,就是你可以嘗試更進一步無紙化工作的時機了!

留言

  1. 你好,我發嘍你的網誌有段時間了,最近才使用行動裝置積極管理我的目標與人生。我很喜歡你推薦的anydo,簡單易拖拉。最近我也試用了一些app,找尋適合的工具。不知道你是否有用過busy me呢?這兩天試到這個覺得還不錯,待辦任務可以有下一層待辦。就好像是專案一樣。

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    1. Btw,我有買evernote的書喔!努力實踐中。

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  2. @Sun Huang:
    感謝推薦,我會來研究看看^^

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  3. 先讓每個人有平板,再來電力無限,以及可以免費上網再說

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  4. 正是因為有先天環境的限制

    所以目前的情況,就像最後一段說的,具備這些條件的朋友可以試試看

    或者可以先不要行動裝置,先以雲端服務來增加電腦桌面的工作效率開始做起

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  5. 請問有人android版的evernote離線同步正常嗎?

    我的專業版從昨天開始完全無法離線同步,手機、平板、更換網路來源都一樣

    去年發生過一次,經過反應,拖了好幾個禮拜才解決

    現在又無預警發生,實在是很讓人無法信賴...

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  6. @riven 推薦你到這個公開的社群問目看:數位工作研究會 http://goo.gl/krZQr

    我相信那邊比這邊更可能找到解決的辦法 ( :

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  7. @riven
    這個看起來像是軟體的BUG,建議還是直接到客服反應,目前有台灣客服了:http://evernote.com/intl/zh-tw/contact/support/

    我自己目前Andorid 上的專業版是可以離線同步的

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  8. 感謝回覆,其實我已經回報了,錯誤紀錄檔也一併回傳給evernote參考

    去年該公司給我的回覆是軟體有bug,請靜待更新,結果是等了快一個月

    這次不知道會給什麼回覆...

    evernote是我生活上重要的工具,去年讓我很不方便了一陣子,那段回憶現在又要再次上演了嗎...

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