HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名

雖然不是所有的工作都一定能夠無紙化，但能夠在數位裝置、雲端服務中解決的問題，交給：「無紙化工作方法，不「紙」數位化，還需行動化雲端化」會更加的有效率，增加更多彈性利用的空間。一些習慣使用紙本的流程，例如傳真文件、整理名片，或是在文件檔案裡簽名，其實也都可以數位化：

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說到簽名，雖然有些文件對方會要求你寄回「原始的簽署紙本」，但在我自己的實際工作流程中，也常常有一些文件其實不要求你一定要使用紙本簽名：例如和國外公司或團隊的合作備忘錄常常只要求你寄回簽完名的 PDF ，或是那些只要求你要傳真簽名回去的文件，其實根本的意義上都不需要經過紙本。

也就是你不需要把數位檔案列印出來、簽完名，再掃描（或傳真）回去變成數位檔案，這時候，我們可以利用很多數位簽名工具完成需求，例如今天要介紹的這個「 HelloSign 」服務。

• HelloSign：https://www.hellosign.com/
• HelloSign 針對 Gmail 的 Google Chrome 套件：https://www.hellosign.com/gmail
• HelloSign 的 iPhone iPad App：https://itunes.apple.com/us/app/hellosign-scan-or-import-documents/id546260764?&ls=1&mt=8

 

 

「 HelloSign 」就是和我之前推薦過後也受到很多使用者喜愛的「 HelloFax 」（免去任何紙本流程的網路傳真機服務）同一個服務團隊。而「 HelloSign 」要做的就是在簽名這件事情上，省去紙本的流程，讓你透過雲端服務就能解決在文件上簽署、填表等需求。

只要進入「 HelloSign 」網站，上傳你的 PDF 或 Word 等文件，就能在雲端直接完成數位簽名，然後直接把數位檔案寄給目標對象。完全不需要紙本的列印與掃描流程。

附註1：經過我實際的使用經驗，「 HelloSign 」網站端支援中文、英文 PDF 檔案（包含檔名與內文）的簽名，但只支援英文 Word 檔案的簽名，而還不支援中文 Word 檔案的簽名。

附註2：說明一下「 HelloSign 」的簽名認證流程，透過「 HelloSign 」簽完名的文件會附加一頁「 HelloSign 」的簽名帳戶認證頁面（說明來自於哪個郵件帳戶使用簽署了這個簽名）。如果透過「 HelloSign 」發送文件要求對方簽名，那麼可以設定密碼、鎖定簽名位置等等，同樣會加註經由「 HelloSign 」認證的簽名流程在文件中。

 

 

今天「 HelloSign 」在網頁端與 iOS App 之外，又針對 Google Chrome 與 Gmail 的使用者推出了一個更便利的輔助服務。

• 附註：目前這個針對 Gmail 的服務，只支援英文介面的 Gmail，以及英文文件檔案。

只要安裝「 HelloSign 」的 Google Chrome 擴充套件，當你的英文版 Gmail 中接收到 PDF、 Word 文件時，可以看到在原本的開啟、下載連結外，多出了一個讓你直接簽名的連結。

 

點開這個連結，就會進入「 HelloSign 」的雲端簽名工具畫面，這時候有提供各種功能讓我們在文件裡加入簽名、填寫表格等等。只要拖曳上方的工具到文件中即可進行添加。

 

而在數位簽名時，「 HelloSign 」也提供各種方法讓你建立自己的簽名檔，例如可以直接手繪一組，或是上傳簽名圖片，還提供讓你用手機直接拍照自己的簽名後上傳的功能。

 

「 HelloSign 」會儲存你製作設定好的簽名檔，以後當你需要簽名文件時只要叫出簽名檔，直接加入文件中即可！而在 Gmail 中甚至可以直接簽完名後寄回，完全不需要離開 Gmail 服務介面！

有需要進行數位簽名的朋友，或者仔細想想後，你發現其實很多流程可以用數位簽名來完成時，或許你可以試試看利用「 HelloSign 」來取代你原本的一些紙本流程，讓簽名這件事情變得更有效率。