無紙化工作方法，不「紙」數位化，還需行動化雲端化

前幾天去看了迪士尼最新的動畫電影「無敵破壞王」，電影開場前插入了一段復古風格的短篇動畫：「紙上談情」，劇情描述了男生如何利用辦公室裡堆積如山的紙文件，以及和女生之間巧合留下唇印的那僅此一張的白紙，折成紙飛機來找到真愛。這是紙的意義，透過紙張獨一無二的存在感，寫在紙上後那不可複製性的真實筆觸，傳達出收藏與回憶的價值。

這是紙的情意，而「無紙化」要講的不是捨棄上述紙的情意，而是盡可能採用無紙化的工作方式，你總不可能對自己辦公桌上那堆積如山、難以整理的紙報表、紙收據、紙便利貼也充滿情意吧？

就在 2013 年的一開始， Google Drive 與一些其他雲端工作服務推出了一個叫做「 Go Paperless in 2013 」的活動網頁，讓你填寫郵件，每個月就會收到一份月刊教你怎麼進行無紙化的工作，並宣稱這將會幫助你「節省金錢」、「節省時間」，也「節省樹木」的砍伐。而所謂的無紙化工作，就例如我之前寫過的利用 HelloFax 進行雲端傳真，或者利用 Google Drive 進行內容協作。

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• 無紙化不是未來式，我們早已在數位工作時代

事實上，現在絕大多數人的工作都已經實現了一部分的「無紙化」。例如你的課堂報告是用稿紙手寫還是用 Word 打字？例如你要寫信詢問一件事情時會手寫等待回信，還是直接電子郵件解決？

在大多數文書處理的工作中，會不會用電腦已經是上個世代的問題。 10多年前我在大學時，不會用電腦打字的教授，就已經不得不請學生來幫他把手寫稿打字變 Word 檔案，因為不這樣做就無法完成工作！當年已如此，更何況現在。

所以現在來思考「無紙化」，早就不是去思考要不要採用數位工作的問題了，因為起碼在文書處理類型中「你不得不採用數位工作」。

• 更進一步的無紙化工作：行動裝置與雲端服務

到了2013年來思考無紙化的工作議題，應該要從數位工作進一步延伸。

其中一個重點是：讓內容傳遞與合作過程本身也完全無紙化？透過愈來愈普及的「行動裝置」來實現隨時隨地的內容編輯、瀏覽、傳送。

例如以前開會、聽演講時，大家還是要拿到紙本的講義並且在上面寫筆記，可是對於擁有行動裝置的人來說，如果可以獲得電子講義檔案，那麼可以在會議場合直接在行動裝置上做筆記即可，而這樣的數位內容經由行動裝置就可以隨身攜帶與編輯。


而行動裝置不可或缺的核心技術就是雲端化。「雲端化」後的數位內容在儲存備份和多人合作時，都比單機數位檔案與紙本更加的方便。

之前我有寫過一篇「清空收件匣之前，從根本處減少你收發的電子郵件數量」，其實單機數位檔案和紙本有一個共同的特質，那就是「一次只能被一個人使用」，要給另外一個人時就要透過網路傳送或紙本寄件，然後另外一個人修改後，又要重複寄送的流程，這個毛病兩者皆同。

而只有一開始就是雲端工作，一開始內容就是在雲端和多人一起合作編輯的方式，才能根本性的減少這樣的傳送動作，從而增進效率。

• 改變紙作業需求：紙本筆記與數位筆記的選擇？

或者更激進的，在一些我們還習慣使用紙本記錄的行為中，也轉化成數位、行動裝置加上雲端的方式。

例如「筆記」。當然，這裡面就牽涉到了「情意」的部份，工作上的筆記或許還好，但生活中的筆記是充滿情意的，數位工具不一定能很好的傳達出情意的特質，而紙本確實可以。

但紙本的情意正是其缺點所在，因為建基於紙本的「不可更改」、「容易破壞」、「獨立存在」、「佔據空間」等特質，所以紙本手帳顯得珍貴而有份量。不像數位工具可以「隨意改變編輯」、「隨便複製」，累積再多內容後體積也只不過薄薄一片。

所以這就是無紙化工作過程中最難取捨之處。

情意或效率？常看電腦玩物的朋友當然知道我個人選擇了後者，過去一年來，在分享 Evernote 應用的場合中，我常常會從「紙本筆記」、「數位筆記」對比的優缺點做切入討論。

1.數位筆記利於剪貼多媒體內容、連結多元檔案

紙本筆記頂多在文字、手繪內容外，利用事後洗照片的方式把照片貼上去，或是黏貼自己收集的簡報、紙資料。

但是在數位筆記裡，拍照、錄音與各種數位檔案的內容都可以整合在一起，並且記錄的方式更即時、更有效率。在數位筆記中想要有手繪手寫的需求也一樣辦得到：「取代紙筆需求，在手機平板用假紙筆滿足手寫的自由直覺」。

2.數位筆記可以直接「搜尋」內容關鍵字

在紙本筆記中，要找出內容永遠都是花時間的，或許短期內的內容你可以利用有效的整理方式來快速找出來，但中長期以前的內容，要找出來就不是一件簡單的事情，更不用說那些翻閱、檢查所花費的時間了。

但是在數位筆記中，一個關鍵字搜尋，你要的內容不管在哪一頁，立刻就能找到。

3.數位筆記更利於隨身攜帶

紙本筆記當然也可以隨身攜帶，但你大概只能帶個一兩本，而幾個月前、一兩年前的筆記，你是不太可能隨時帶在身上的，除非你買一台車，裡面有個書櫃專門放你所有的紙本內容（久了也一定放不下）。

但數位筆記不管內容再多，它還是頂多一個隨身碟、一個智慧型手機的大小而已，你隨時可以把「所有的筆記」隨身攜帶、隨身修改、隨身分享。

4.數位筆記利於分享

想想看當你要分享自己的紙本筆記給需要的夥伴時，那是一件多麻煩的事情？你可能要和朋友實際碰面查看，或者你要去列印自己的筆記然後寄給對方。

但是在數位筆記中，按下分享或寄信就完成動作了。

5.數位筆記還需要行動裝置與雲端

但是就像前面說的，只有數位化還不夠，要讓無紙化真正發揮效果，還需要加上行動裝置與雲端服務的支援。

有了行動裝置，數位筆記才能隨身編輯與記錄。而有了雲端服務，筆記內容才能更好的同步到行動裝置上，並且讓內容在雲端更好的保存，更不容易因為個人的損傷而損毀。

• 小結：當然無紙化後也有侷限

確實，無紙化工作也有他的侷限，而最大的侷限在於「行動裝置並非低價品」、「網路連線並非百分之百普及」。

像是沒電、損壞等問題不是數位工作專有的，紙本工作一樣有材料用完、材料損壞的風險，甚至紙本的風險比數位更大，因為如果有雲端化的話，裝置的損失就不代表內容的損失。

但數位不是問題，而是更進一步的要做到高效率無紙化的兩個關鍵：「行動裝置」與「雲端化」，就不是人人有辦法做到的，這一點先天侷限目前無法強求，但關鍵是如果你的工作場合中這兩點不成問題時，那麼或許2013年開始，就是你可以嘗試更進一步無紙化工作的時機了！