Gmail 機密模式研究:可寄送非 Gmail 信箱、使用附加檔案嗎?


2018 上半年 Gmail 推出新版:「如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介 」,其中有一項功能在台灣用戶的 Gmail 上遲遲未見,直到最近才陸續開放,便是能夠讓郵件內容傳遞更加保密的「 Gmail 機密模式( confidential mode )」。

前幾天我在自己的 Gmail 新版郵件介面中,也開始看到這個「 Gmail 機密模式( confidential mode )」,不知道大家也更新了嗎?

簡單來說,「 Gmail 機密模式( confidential mode )」可以讓傳出去的郵件內容「在限定時間後隱藏」,對方會被「禁止直接複製、列印、轉寄郵件內容」,從而讓機密的資料,有更多「寄件者」可以控管的保密方式。

今天這篇文章,除了簡單介紹「 Gmail 機密模式( confidential mode )」的使用方式外,我還想進一步研究幾個問題

  • 機密模式可以做到遠端控管、隱藏、顯示郵件內容嗎?
  • 如果寄信到非 Gmail 信箱會怎麼樣?
  • 如果寄送附加檔案會如何保密?
  • 機密模式有沒有哪些還不夠保密的地方?




「 Gmail 機密模式( confidential mode )」操作教學:


先讓我們看看「 Gmail 機密模式( confidential mode )」的基本操作方法。

切換到新版 Gmail ,撰寫一封新郵件,這時候會在下方看到「機密模式」的按鈕,點擊便能開啟。




開啟「機密模式」後,收件者將會無法轉寄、複製、列印這封郵件內容

並且寄件者可以設定「幾天之後到期」,到期後,這封郵件內容將被隱藏,對方將無法再看到原本內容。

另外原本還有可以設定「簡訊密碼」的功能,也就是對方要打開郵件內容,還需要另外接收簡訊密碼來開啟,多一層保密措施。不過這個功能目前在台灣還不支援。




機密模式設定完成,就等於整封郵件內容都會加上保密措施,我們只要按下傳送即可。




當對方收到郵件時,如果收件者也是 Gmail 信箱,那麼在「到期之前」都能直接查看郵件內容。

但如果「到期之後」,對方原本的信件內容就會顯示成「已過期」,看不到原本內容。





寄件者可以隨時「遠端控管」郵件存取權:


寄件者方,也就是開啟機密模式的人,將擁有這封郵件「隨時控管」的權限。

無論到期還是過期,寄件者都能回到「寄件備份」去找到那封機密模式的郵件,然後從寄件者端,可以隨時「移除存取權」,這樣就算還沒到期的郵件,也會立即隱藏內容,收件者(們)將再也看不到。

但就算是過期的、已經移除存取權的郵件,寄件者也還是可以回到「寄件備份」,在那封機密模式郵件中重新「更新存取權」,這樣那些原本看不到內容的收件者,又會重新看到郵件內文。





如果機密模式寄信到非 Gmail 信箱會怎樣?


那麼,如果我從 Gmail 寄送一封「機密模式」郵件給使用像是 outlook 郵件軟體,或其他非 Gmail 信箱的使用者呢?

這時候,「機密模式」也同樣有效

只是會換個方法,對方如果不是在 Gmail 接收這封郵件,那麼就會看到如下的畫面,郵件裡看不到內容,而是有一個「查看電子郵件」的超連結。




點擊「查看電子郵件」超連結,會進入一個特殊網頁,這時必須進行身份認證,對方會在自己信箱收到「一份認證碼」,必須把該認證密碼輸入這個特殊網頁。




然後,就能在此「特殊網頁」中查看郵件內容,如下圖所示。

而因為在特殊網頁中查看內文、附檔,所以寄件者也可隨時遠端移除權限,對方就看不到郵件內容了。





在機密模式寄送附加檔案會怎樣?


另外,如果在機密模式的郵件中插入附加檔案,那麼對方收到郵件後,將會「無法下載」附加檔案,不能轉存,也會被禁止使用右鍵另存新檔等功能。

這時候,只能利用線上預覽的方式,查看郵件的副檔內容。

同樣的,當機密模式到期,附加檔案也會跟著郵件內容一起被隱藏。





小結:機密模式需要注意之處


以上,就是我自己對幾個在意的「 Gmail 機密模式」特性,所做的測試與結果。

那麼「 Gmail 機密模式」會不會有什麼內容被洩露出去的可能性呢?當然還是會有,因為對方看到郵件內容,或是預覽附加檔案內容後,雖然不能複製與下載,但還是可以螢幕截圖等方式,獲得你內容的另外存檔。

只是有了「 Gmail 機密模式」,寄件者確實多了幾道遠端控管的手段。

如果你對 Gmail 功能有興趣,歡迎參考:「開啟 Gmail 全新離線版,免外掛可離線處理 90 天內郵件與附檔 」、「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」、「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理 」。


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留言

  1. 謝謝Esor分享
    測試了Android上的Gmail APP也可以切換寄出去的信件權限(但目前介面是簡體中文)
    在手機上看機密模式的信件不能複製、但可以截圖

    另外如果寄到沒有啟用新版Gmail的信箱裡
    一樣會使用特殊連結才能檢視信件

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    1. 感謝補充,最後一點確實如此,像是寄送到 Google inbox ,也都是當作外部信箱,以特殊連結開啟

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