2016年4月24日 星期日

Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案

Google Drive 可以共用資料夾與檔案,對一般需求來說這應該沒什麼問題,當我把一個資料夾共用給你,並且提供你編輯權限,你就能在裡面新增檔案,編輯檔案,或是刪除裡面的檔案,我們都會獲得最新檔案狀態。

但是,對於進階團隊合作者來說,還會想要知道一些特殊情況的規則,例如:

  • 你在我的共用資料夾裡新增檔案,空間算在誰頭上?
  • 你修改資料夾名稱的話我也會變更嗎?
  • 你刪除我共用資料夾內的檔案,我的雲端硬碟還找得到嗎?

今天,就來跟大家分享一些 Google Drive 共用資料的潛規則,讓你知道裡面的彈性或限制。




一,對一般用戶來說,只要知道:


1. 如何共用資料夾與檔案?

只要在一個 Google Drive 雲端硬碟的資料夾或檔案上點擊右鍵,開啟選單裡的「共用」,就可以把這個資料夾或檔案指定共用給其他使用者。

延伸教學:




2. 對方可以在「共用檔案」查看這些資料:

當我把一個檔案或資料夾共用給你,這時候你會在雲端硬碟網頁左方的「與我共用」,找到其他人共用給你的資料。

而你可以在這邊直接編輯這些檔案,或在這些資料夾中上傳新檔案。




3. 對方可以編輯、修改檔名,我這邊也會同步修改:

當我把檔案,或資料夾共用給你,你從「與我共用」中找到這些檔案,並且從你那邊針對這些資料「重新命名」。

那麼這些檔案與資料夾的名稱,也會在我這邊同步修改。




4. 移動他人共用的檔案與資料夾,到我自己的雲端硬碟:

如果共用檔案一直放在「與我共用」裡,就不太方便我做統一的管理。

所以我這時候可以到「與我共用」中,移動他人共用給我的檔案或資料夾,到我的雲端硬碟的任何位置,用我自己的方式管理與查看他們。

只要在與我共用的檔案與資料夾上點擊右鍵,選擇「新增至我的雲端硬碟」即可。






二,對進階用戶來說,還可以知道:


1. 空間計算基本規則:誰上傳檔案就計算在誰的雲端空間中

但是當共用合作方式比較複雜或,或許進階用戶還想知道一些其他規則,例如當我和你同時在一個共用資料夾上傳檔案,那麼這些檔案的容量計算在誰的雲端空間上?基本規則很簡單,就是看檔案是誰上傳的,就計算在誰的空間容量上。

例如我共用一個資料夾給你,但是後來你在這個資料夾裡面上傳的一個 100 MB 的影片,這時候單就這個影片檔案的容量,是計算在你的雲端空間上。




2. 刪除他人共用的單一檔案與母資料夾的後果:

如果我從自己的雲端硬碟,刪了他人共享給我的單一檔案(就是他人單獨共享一個獨立檔案給我),或是他人共享給我的一整個原始母資料夾,他人依然可以在其雲端硬碟的原始位置看到這個檔案。





3. 如果把資料夾共用給對方編輯,對方可以刪除裡面的檔案與子資料夾,我這邊的原始檔案也會消失:

但是,當我把一整個資料夾共用給你編輯,這時候如果你在這個母資料夾裡面,刪除了一個子資料夾,或是刪除了裡面的檔案,那麼我這邊的資料夾裡這些資料也會消失,我們兩邊都將無法看到這些被你刪除的檔案。

這時候就有點問題了。

那麼這些檔案跑去哪裡?我還有辦法救回資料夾裡這些被你誤刪的共用檔案嗎?




4. 如果我共用的資料夾裡檔案被他人刪除,我如何找回來?

可以的。

如果我共用資料夾裡的檔案或子資料夾被他人刪除(移出),我要找回來就要用「搜尋」的方式,如何搜尋?

點擊 Google 雲端上方搜尋列,打開右方下拉選單的進階搜尋,然後在「擁有者」項目選擇「我擁有的項目」,並且加上可能的關鍵字搜尋。



這時候就可以從我擁有的項目搜尋結果中,找到我建立或上傳的檔案,包含那些可能被他人誤刪的檔案與資料夾。

然後在這些被誤刪的檔案與資料夾中點擊右鍵,選擇「新增至我的雲端硬碟」,還原回我的雲端硬碟即可。

因為有些讀者留言提到他們遇到這個問題,所以特別提供此解決之道,也讓大家更了解 Google Drive 共用檔案的規則與潛規則。

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32 則留言 :

  1. 您好:我有二個問題請教:
    1。我分享一個資料夾與朋友共用,裏面有 1800張照片,共 3.8G。他因個人原因沒有使用桌面同步功能,結果只能接收到 500張照片。是我那裏弄錯了,還是 Google Drive的限制。
    2。上文中,二之2與二之3,我不太了解。我一直以為,無權限限制的共用檔案,任何一方刪除了資料,不是所有的共用者都一起刪除了嗎?只能從垃圾桶裏找回來。

    謝謝您的回覆。

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    1. 1. 是指對方從網頁上打開這個資料夾,只能看到 500 張照片的意思嗎?(如果是這樣,我不確定有沒有這樣的限制,理論上應該不會有,但因為我沒有實際在單一資料夾裡共享過那麼多檔案,所以無法完全確定)

      2. 一般人如果這樣理解,其實也不會影響你們的使用流程,那我覺得就不需像我在第二大段中那樣深究。

      可是如果你實際試試看,就會發現這裡面確實有一些奧妙的,所以我有特別說那是給進階者知道,可以發揮一些彈性,以及解決一些問題。

      這裡面包含了幾個層次:
      原始分享者,以及其他共用者之間刪除檔案後的不同影響
      如果是單獨共享一個檔案時的情況
      如果針對的是共用的母資料夾的情況
      如果是針對母資料夾底下其他的子資料夾與內部檔案的情況

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    2. 「1. 是指對方從網頁上打開這個資料夾,只能看到 500 張照片的意思嗎?」,是的。

      謝謝。

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    3. 作者已經移除這則留言。

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    4. 作者已經移除這則留言。

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    5. 如果是使用 Google Drive Web 檢視 500 張有可能是一個頁面緩衝可以顯示的量
      繼續把頁面卷軸往下拉應該就會把剩下的照片顯示出來了

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    6. 發現真的有500的限制
      無論你資料夾超過500多少 左上角顯示項目均為500個
      共用資料裡約有1000個以上的素材
      分享給他人只看到500個

      考慮到頁面緩衝 往下拉仍無反應
      想到會不會是需登入帳號
      換另外一個帳號貼上共用連結仍無法開啟

      這個GOOGLE硬碟分享限制令人難以理解
      特別是買了100G的空間
      一個素材資料夾超過500是很常發生的

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    7. 想不到真的有這樣的限制或問題,因為我自己還沒有這個大量檔案的資料夾,感謝大家的回報

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  2. google drive的邏輯真的讓人搞不懂,就我測試的結果,第四點[[4.如果我共用的資料夾裡檔案被他人刪除,我如何找回來?,答案是可以的]],但是我就是希望他被刪除掉阿,而且如果我不手動[再]把他人刪除的檔案用[搜尋]方式找回來再按[刪除]的話,該檔案還是佔了我的[容量],但卻藏在[幽靈資料夾]中,這樣似乎要跟建立[共用資料夾]一起整理檔案的邏輯,就變得困難了...不知道是否還有其他方式~

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    1. 確實如此,但從這一點看,應該目前還是要自己手動刪除

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  3. 只有存取權和有編輯權限應該要分開說明比較清楚

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  4. 只有存取權和有編輯權限應該要分開說明比較清楚

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  5. 今天突然看到 Google Drive 在網域底下的帳戶可以設定分享到期日了
    不知道是不是新功能
    但目前個人帳戶沒有看到

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    1. 附圖一張
      http://imgur.com/DWxfLNL

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    2. 不好意思 我想請教一下 如果是我不小心刪除別人共享的檔案 要如何復原了?

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    3. 看起來只能請對方復原

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  6. 抱歉,想請教一個問題
    如果遇到的問題是大大上面最後提到的
    共用給他人後,他人誤刪,但使用大大提供的方法完全搜尋不到檔案
    是連紀錄都沒有 不管使用對方帳號或我方帳號都完全沒有任何檔案
    是否有其他bug或問題

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    1. 是連共用過的紀錄都沒有了 麻煩大大是否能夠解答

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    2. 不確定有可能是什麼步驟或 bug 導致,我目前自己測試,原擁有者一定都還可以找到該檔案

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  7. 請教一下,要怎麼將資料夾連同內部的檔案與子資料夾一同轉移到另一個Google帳號中?
    在母資料夾改變共用權限為「可以編輯」或「可以檢視」時,內部的子資料夾與檔案都會一同更改權限,但是若我將母資料夾的共用權限改為另一個Google帳號為擁有者,內部的子資料夾與檔案卻會維持原先的共用設定。這是我操作上問題,還是目前Google雲端的設定上無法讓檔案批次轉移?

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    1. 邏輯上說得通,因為你只是[改為另一個Google帳號為擁有者],並沒有去變更這個資料夾的共用權限阿。

      其實要移轉的話,就是把資料價共用給新帳號,新帳號加入自己的 gOOGLE 雲端硬碟,就移轉啦

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    2. 您好,不好意思我沒有表達清楚。這個問題主要是建立在單一個帳號的雲端空間不夠用的基礎下,想將部分檔案歸類並移轉到另一個帳號,也就是更改部分檔案的擁有者來重新分配容量。可是在共用權限中,「擁有者」的設定不像「可以編輯」或「可以檢視」這兩種設定可以連帶子資料夾與子檔案一起更改。在母資料夾的共用設定中更改成「可以編輯」或「可以檢視」,子資料夾會一並更改,但若母資料夾的共用設定中的「擁有者」更改,子資料夾與子檔案都不會更動。
      除了重新分配檔案容量的問題之外,因為使用習慣上會以很多層資料夾做資料整理,如果想將特定專案的資料夾完整轉移給另一個人,有甚麼其他的方法可以解決嗎? 謝謝~

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    3. 了解你的意思,目前看起來確實是這樣

      所以如果要完整轉移,可能還是要用土法煉鋼,重新請對方下載上傳(要不然就是利用企業版的 Google Apps 應該就能方便做這種企業設定)

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  8. 如果移除了檔共用的內容真的救不回來嗎

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  9. 假使是別人分享給我共用的一個資料夾,我的權限是可以編輯的,系統顯示資料夾是被我刪除的,但在我的垃圾桶與雲端均已搜尋不到此資料夾,請問這樣是否還能救回呢? 因為資料非常的重要,懇請協助....

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    1. 擁有者是對方,要請對方重新加回你們的共用資料夾

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  10. 您好,我的困擾相反,別人共用給我或上傳給我的檔案,是算在對方空間,我這邊刪除後看不到就沒我的事了,這個沒問題。但我共用給別人的檔案,我刪除了,卻顯示協作者仍可存取,但我就是要他完全刪除啊!這樣一來,看起來檔案還是一直算在我頭上,而且我根本無法把他找出來永久刪除,垃圾桶也沒有,非常困擾,請問這個問題您了解如何解決嗎? 謝謝

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    1. 你這邊刪除檔案時,雖然有顯示「協作者仍可存取」那一條訊息(可能是翻譯語意不清),但實際測試後,對方的雲端資料夾裡這個檔案也是確定被刪除的。

      至於你可能看到雲端空間沒有減少,那是因為在您的雲端垃圾桶中還有這個檔案,會保留一段時間後才自動刪除,你也可以到你的雲端垃圾桶裡,手動清理垃圾桶。(如果沒有找到,可以嘗試搜尋看看,我用搜尋都是可以找到這些您說的情況下我刪除的檔案的)

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