2016年5月20日 星期五

一個 Google 通訊錄管理技巧,讓專案協同工作更輕鬆

在最近一次 Google 雲端工作術課程中,有學員詢問我一個問題:「如果每一次想要在 Google Drive、 Google 日曆上把文件或行程共享給不同專案的不同同事群組,有沒有不需要一個一個把對方的郵件加入,而可以更快完成團隊協作的方法?」

這當然是可以做到的!例如我最近正在和 A、B、C 進行甲專案,又同時和 B、D、E 進行乙專案,當我要跟他們協同合作時,只要一個步驟就可以把檔案共享給甲專案的成員,或是把會議邀請分享給乙專案的成員,不會搞混,也不需要一個一個人拉入。

這個方法非常簡單,只要我們使用 Google 通訊錄管理所有聯絡人,那麼在聯絡人裡根據專案需要幫聯絡人加上標籤,就能讓我們在 Google DriveGoogle 日曆Gmail 中快速共享資料給不同團隊成員。

下面就讓我來實作這個步驟流程,並提供一個我設定聯絡人群組名稱時的小技巧吧!



1.
我平常都用「 Google 通訊錄」來管理所有聯絡人,除了方便在電腦、手機透過 Google 同步且備份外,一個很大的原因就是像下面這樣可以在 Google Drive、 Google 日曆、 Gmail 中方便進行團隊合作。

首先,為了最近專案協同合作的方便,我會在 Google 聯絡人中依據最近專案來新增需要的群組,在新版介面中,點擊左方群組清單裡的「新增群組」。

延伸參考:立刻啟用 Google 聯絡人搶鮮版:九個必看通訊錄功能




2.
然後根據目前需要的專案,設定一個群組名稱,而且我通常會在這類專案群組名稱開頭加上一個「`」符號,例如下圖中的「`電腦玩物Google課程小組」。

為什麼?因為方便以後搜尋,等等試給大家看。




3.
接著在 Google 聯絡人管理介面中,進入剛剛設立的群組標籤,透過右下方的新增按鈕,開始把需要的聯絡人加上這個群組。




4.
或是直接找出已經在通訊錄的聯絡人,直接把聯絡人加入某個群組標籤中。

這裡的群組其實都是「標籤」的概念,也就是一個聯絡人可以被同時加入不同的群組中,這就方便做專案的管理了。




5.
在 Google 聯絡人裡依據專案建立好群組,接下來在其他 Google 服務要跟特定專案的成員協同合作,就簡單多了。

例如我在 Gmail 中,想要寄送一封郵件給某個專案群組的所有成員,只要在收件者欄位搜尋群組名稱,找到群組,就能一次加入所有成員。

延伸參考:Gmail 如何幫專案郵件自動分類?自動畫重點顏色?




6.
在 Google 日曆中想要發送會議邀請給某個專案的所有成員,也不用每次都一個一個新增,只要在 Google 通訊錄建立好專案群組,這時候直接搜尋群組,加入所有成員即可。

延伸參考:10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統




7.
在 Google Drive 要共用資料夾與文件時也一樣,無論同時跟多少不同的專案團隊合作,只要在 Google 通訊錄建立好群組,要隨時跟不同團隊共用都很簡單。

延伸參考:Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案

而且我前面設計的「群組名稱開頭加入一個特殊符號」,這時候就會發揮搜尋效果,因為我不可能記住所有群組的名稱,但我只要在共享欄位輸入「`」,也就是我設定的特殊符號,那麼所有專案群組自然就列出來了!我只要選擇需要的加入即可。

透過上述的 Google 聯絡人整理技巧,就可以幫助我們在 Google 雲端辦公室協同合作時,更輕鬆更簡單,推薦大家也這樣管理看看。

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9 則留言 :

  1. 站大,我現在發生的問題時,有些人有二個E-mail地址,一個私人,一個公家,我要寄信出去,要如何確定是常用的那個e-mail地址呢?

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  2. 站大,我現在發生的問題時,有些人有二個E-mail地址,一個私人,一個公家,我要寄信出去,要如何確定是常用的那個e-mail地址呢?

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    1. 這個值得研究看看有沒有更細節的變化設定,預設情況是會選擇欄位排列中出現在最上層的郵件地址

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  3. esor大大,請教Google通訊錄的群組,在 Nexus 手機上似乎無法直接以該群組分類查詢?這點還蠻困擾的。群組除了有著協同工作的優點外,另一個重要優點無非可以在找尋電話號碼時,提供分類的依據,為何反而在手機端電話簿裡無法使用?

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    1. 這一點不太確定,反而我在 S6 上面的內建通訊錄可以查到群組的分類^^

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  4. 想問群組跟之前google+的社交圈一樣嗎
    之前想設定 群體寄信, 可是在google+ 裡面設定好的社交圈
    在gmail要key in社交圈時沒有反應
    要進google聯絡人按進去群組, 然後按介面裡面的寄信才有反應

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  5. 以群組寄信的方式,似乎只有在gmail可以,在inbox收件人就沒法使用,是不是有哪裡没設定到呢

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    1. Inbox 目前確實還不支援群組寄信

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