Do.com 讓 Google 日曆吃大補丸，幫你開高效率會議

「 Do.com 」是這一年來在國外很流行的會議管理服務，他很受歡迎，用我之前在電腦玩物介紹的「看看知名團隊都用什麼工具」的服務去查詢，可以看到包含 Evernote、 Costco ，甚至 Google、 Apple、 Facebook 團隊內部都有使用「 Do.com 」，到底這個「會議管理服務」有何神奇之處？他到底要管理什麼？

當我們心中浮起這樣的疑惑：「安排會議時間地點、通知大家開會，那不是用 Google 日曆就好嗎？」這時候「 Do.com 」跳出來說：不！這遠遠不夠，當你發現自己每次開會都浪費又拖延時間時，你就知道一個好的會議服務還應該幫你：

• 把會議前中後需要的議程、討論、資料全部整合在一起
• 讓會議前中後的通知、提醒、摘要變得更加簡單
• 讓開會流程從安排到結束都可以雲端協同合作
• 整合 Google 日曆、 Evernote、 Slack 等生產力工具

1. 影片示範：如何在「 Do.com 」高效率管理會議？

如果你還不清楚「 Do.com 」到底可以如何節省會議時間、創造高效率會議，可以先看看下面我錄製的示範影片說明。

首先，「 Do.com 」可以同步我在 Google 行事曆上的行程，接著我可以在「 Do.com 」中像是待辦清單那樣在會議內容中加上議程、討論事項，甚至開會時用來記錄重點，每一個項目可以當作任務一樣分配給與會者，這個行程可以透過「 Do.com 」和與會者協同合作。

接著，開會前我可以透過「 Do.com 」把雲端協作後的議程發送給與會者，當作會前通知。或是會議結束後，把分配好的任務摘要寄送給與會者。

於是會議從計畫議程、分配任務、會前通知、會議紀錄、會後摘要，甚至任務追蹤，都可以在統一的「 Do.com 」行程管理中完成，讓與會者每個人都同步接收到最新資訊，所以說他能幫助我們開一個更有效率的會議。

他的邏輯也完成符合我去年在「開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議」這篇文章裡介紹的開會方法，但「 Do.com 」將類似方法更加自動化！

2. 先把 Google 行事曆同步過來！

下面讓我一步一步帶大家更深入拆解「 Do.com 」的關鍵使用流程，看看他如何在各個環節幫我們提升會議效率。

首先，我們可以把自己在 Google 日曆或 Office 365 的行程同步到「 Do.com 」，接著也可以在「 Do.com 」裡直接新增會議時間，同樣會同步回 Google 日曆。

3. 會議前、中、後的討論，都集中在統一的協作清單

「 Do.com 」要做的是滿足會議前、中、後各個環節都需要溝通討論的需求，但是以前我們沒辦法在行事曆上進行討論，甚至我們不討論，結果就導致大家開會時沒有重點，產生浪費時間的拖延會議。

而「 Do.com 」的會議行程中可以透過新增「 Agenda 」來進行一項一項任務的討論：

• 會議前：新增準備討論的議程，其他人可以提供想法。
• 會議中：針對議程討論，並在上面紀錄討論出來的結果與重點。
• 會議後：同一個地方直接把重點分派給需要執行任務的人。

這些溝通過程，全部透過可以雲端協作的「 Do.com 」清單來完成。

4. 開會需要的不只是時間地點，而是議程、筆記與清單

「 Do.com 」告訴我們會議真正需要的不是一個簡單的時間地點通知。

高效率會議需要有明確的議程、即時討論紀錄，還有會後的任務追蹤，但是以前的行事曆做不到這麼多，所以「 Do.com 」便幫行事曆加上一個「強化版」，讓會議可以被溝通與被追蹤。

5. 讓會議通知與追蹤更輕鬆的「 Do.com 」

除了會議的內容外，開會前後也要發出很多通知提醒，開會前要提醒時間地點與議程，開會後要發送會議摘要，「 Do.com 」也讓這件事情簡單化。

在某一個會議的清單中點擊右下方的分享，就能把當下討論的議程，或是已經完成紀錄的會議摘要，直接發送給所有與會者。

對方不會只收到單純的會議時間地點通知，而是會在郵件裡看到「 Do.com 」精美排版的「完整會議內容清單」。

更進一步的，「 Do.com 」會幫每一個獨立的收件人，找出這次會議跟他有關、分配給他的任務，把這些任務摘要在郵件的開頭，於是你寄送會議摘要給 10 個人，會自動產生 10 封不一樣的會議摘要！

這樣對於要提醒與整理會議的人來說，是不是輕鬆多了？因為「 Do.com 」幫我們自動整理完成。

6. 匯出會議議程或紀錄到 Evernote

我之前在電腦玩物介紹過「用 Evernote 設計高效率會議筆記」的方法，在那個方法中我同樣講到要兼顧會議前的議程通知、會議中的快速筆記，跟會議後的即時摘要。

而「 Do.com 」作的是類似的事情，並且設計出更針對會議的操作系統，甚至剛剛利用「 Do.com 」協作的會議議程與會議摘要，還可以直接匯出到我的 Evernote 筆記中！

於是我可以在「 Do.com 」規劃會議並執行會議，等到完成後，把會議紀錄同步到 Evernote ，下面就是我從「 Do.com 」匯出到 Evernote 的筆記畫面。

小結：節省會議的溝通時間、提升會議的品質與速度

傳統會議上只是發個通知要大家在某個時間地點開會，但卻沒有事先溝通議程、沒有分配任務，沒有快速即時的會議紀錄與摘要，這導致開會總是緩慢，實際產生的成果卻很低。

高效率的會議一定要會前充分計畫、會中充分記錄、會後充分追蹤，「 Do.com 」無論在個人使用作為開會筆記管理，或是團隊使用幫助會議溝通，都很有效果，可以節省會議時間、提升會議速度，並且產生好的會議品質。

如果你常常開會，需要一個高效率的會議管理工具，或許「 Do.com 」值得試試看，有興趣的朋友還能延伸參考下面這些有助會議效率的雲端服務：

• Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台
• Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由
• Zoom 超好評的視訊會議軟體：像打電話一樣快速簡單

「 Do.com 」網站

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