2016年2月4日 星期四

Do.com 讓 Google 日曆吃大補丸,幫你開高效率會議


「 Do.com 」是這一年來在國外很流行的會議管理服務,他很受歡迎,用我之前在電腦玩物介紹的「看看知名團隊都用什麼工具」的服務去查詢,可以看到包含 Evernote、 Costco ,甚至 Google、 Apple、 Facebook 團隊內部都有使用「 Do.com 」,到底這個「會議管理服務」有何神奇之處?他到底要管理什麼?

當我們心中浮起這樣的疑惑:「安排會議時間地點、通知大家開會,那不是用 Google 日曆就好嗎?」這時候「 Do.com 」跳出來說:不!這遠遠不夠,當你發現自己每次開會都浪費又拖延時間時,你就知道一個好的會議服務還應該幫你:

  • 把會議前中後需要的議程、討論、資料全部整合在一起
  • 讓會議前中後的通知、提醒、摘要變得更加簡單
  • 讓開會流程從安排到結束都可以雲端協同合作
  • 整合 Google 日曆EvernoteSlack 等生產力工具




1. 影片示範:如何在「 Do.com 」高效率管理會議?


如果你還不清楚「 Do.com 」到底可以如何節省會議時間、創造高效率會議,可以先看看下面我錄製的示範影片說明。

首先,「 Do.com 」可以同步我在 Google 行事曆上的行程,接著我可以在「 Do.com 」中像是待辦清單那樣在會議內容中加上議程、討論事項,甚至開會時用來記錄重點,每一個項目可以當作任務一樣分配給與會者,這個行程可以透過「 Do.com 」和與會者協同合作。

接著,開會前我可以透過「 Do.com 」把雲端協作後的議程發送給與會者,當作會前通知。或是會議結束後,把分配好的任務摘要寄送給與會者。

於是會議從計畫議程、分配任務、會前通知、會議紀錄、會後摘要,甚至任務追蹤,都可以在統一的「 Do.com 」行程管理中完成,讓與會者每個人都同步接收到最新資訊,所以說他能幫助我們開一個更有效率的會議。

他的邏輯也完成符合我去年在「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議」這篇文章裡介紹的開會方法,但「 Do.com 」將類似方法更加自動化!






2. 先把 Google 行事曆同步過來!


下面讓我一步一步帶大家更深入拆解「 Do.com 」的關鍵使用流程,看看他如何在各個環節幫我們提升會議效率。

首先,我們可以把自己在 Google 日曆或 Office 365 的行程同步到「 Do.com 」,接著也可以在「 Do.com 」裡直接新增會議時間,同樣會同步回 Google 日曆。





3. 會議前、中、後的討論,都集中在統一的協作清單


「 Do.com 」要做的是滿足會議前、中、後各個環節都需要溝通討論的需求,但是以前我們沒辦法在行事曆上進行討論,甚至我們不討論,結果就導致大家開會時沒有重點,產生浪費時間的拖延會議。

而「 Do.com 」的會議行程中可以透過新增「 Agenda 」來進行一項一項任務的討論:

  • 會議前:新增準備討論的議程,其他人可以提供想法。
  • 會議中:針對議程討論,並在上面紀錄討論出來的結果與重點。
  • 會議後:同一個地方直接把重點分派給需要執行任務的人。

這些溝通過程,全部透過可以雲端協作的「 Do.com 」清單來完成。





4. 開會需要的不只是時間地點,而是議程、筆記與清單


「 Do.com 」告訴我們會議真正需要的不是一個簡單的時間地點通知。

高效率會議需要有明確的議程、即時討論紀錄,還有會後的任務追蹤,但是以前的行事曆做不到這麼多,所以「 Do.com 」便幫行事曆加上一個「強化版」,讓會議可以被溝通與被追蹤。





5. 讓會議通知與追蹤更輕鬆的「 Do.com 」


除了會議的內容外,開會前後也要發出很多通知提醒,開會前要提醒時間地點與議程,開會後要發送會議摘要,「 Do.com 」也讓這件事情簡單化。

在某一個會議的清單中點擊右下方的分享,就能把當下討論的議程,或是已經完成紀錄的會議摘要,直接發送給所有與會者。



對方不會只收到單純的會議時間地點通知,而是會在郵件裡看到「 Do.com 」精美排版的「完整會議內容清單」。

更進一步的,「 Do.com 」會幫每一個獨立的收件人,找出這次會議跟他有關、分配給他的任務,把這些任務摘要在郵件的開頭,於是你寄送會議摘要給 10 個人,會自動產生 10 封不一樣的會議摘要!

這樣對於要提醒與整理會議的人來說,是不是輕鬆多了?因為「 Do.com 」幫我們自動整理完成。





6. 匯出會議議程或紀錄到 Evernote


我之前在電腦玩物介紹過「用 Evernote 設計高效率會議筆記」的方法,在那個方法中我同樣講到要兼顧會議前的議程通知、會議中的快速筆記,跟會議後的即時摘要。

而「 Do.com 」作的是類似的事情,並且設計出更針對會議的操作系統,甚至剛剛利用「 Do.com 」協作的會議議程與會議摘要,還可以直接匯出到我的 Evernote 筆記中!

於是我可以在「 Do.com 」規劃會議並執行會議,等到完成後,把會議紀錄同步到 Evernote ,下面就是我從「 Do.com 」匯出到 Evernote 的筆記畫面。





小結:節省會議的溝通時間、提升會議的品質與速度


傳統會議上只是發個通知要大家在某個時間地點開會,但卻沒有事先溝通議程、沒有分配任務,沒有快速即時的會議紀錄與摘要,這導致開會總是緩慢,實際產生的成果卻很低。

高效率的會議一定要會前充分計畫、會中充分記錄、會後充分追蹤,「 Do.com 」無論在個人使用作為開會筆記管理,或是團隊使用幫助會議溝通,都很有效果,可以節省會議時間、提升會議速度,並且產生好的會議品質。

如果你常常開會,需要一個高效率的會議管理工具,或許「 Do.com 」值得試試看,有興趣的朋友還能延伸參考下面這些有助會議效率的雲端服務:

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Do.com 讓 Google 日曆吃大補丸,幫你開高效率會議


5 則留言 :

  1. 大大,你用的是什麼輸入法?

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  2. 回覆
    1. 哈哈,對,這個影片我沒有配上旁白

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  3. 請問版主,
    一、要怎麼樣可以分享給別人看但不可有編輯權限,可以設定不同的人不同的權限嗎?或是付費版可以做得到嗎?
    二、可以移除已接受邀請的人的權限嗎?
    三、已分享的會議紀綠的位址連結,可以修改位置嗎?
    謝謝您

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