2016年6月18日 星期六

Google Inbox 插入 Google 雲端硬碟檔案與資料夾!



Google Inbox 是非常優秀的郵件服務,尤其對善於時間管理、需要任務管理的朋友來說, Google Inbox 更可以說是目前做得最好的郵件系統(可參考評比:[革命郵件App 07] 終極版七款 Email App 推薦比較表)。

而前一陣子開始, Google Inbox 終於加入了一個很重要的功能:可以在插入郵件附加檔案時,選擇直接插入 Google 雲端硬碟上的檔案與資料夾!

這是一個更好的郵件附加檔案方法,一來插入雲端檔案就「沒有郵件附檔大小限制」,二來郵件附檔不再額外佔用雲端硬碟空間,三來雲端檔案可以協同合作、即時更新,讓「溝通流程同步不出錯」(可參考:一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略

這也讓偶爾要切換回 Gmail 使用某些特殊功能的情況又少了一個,文章開頭就是我示範這個功能的教學影片。




1. 支援插入 google 雲端硬碟檔案


目前這個功能在 Google Inbox 網頁端支援,在 App 上則尚未看到。

打開 Google Inbox 網頁,選擇新增郵件,然後插入附加檔案,在右方彈出的選單裡,除了原本的從硬碟上傳外,還可以選擇:

  • 最近的附件:最近你寄給他人,或他人寄給你的附加檔案。
  • Google 雲端硬碟:從 Google Drive 上插入雲端檔案。
  • 相片:最近上傳到 Google 相簿的照片。





2. 支援插入雲端硬碟整個資料夾


跟 Gmail 時的功能一樣,在 Google Inbox 中除了插入單一 Google 雲端硬碟檔案外,也可以插入整個 Google 雲端硬碟的資料夾,無論裡面有多少或多大的檔案,都能直接傳送給對方。





3. 可以查看 Google Drive 資料夾找附加檔案


而在找出附加檔案的過程中,選擇 Google 雲端硬碟後,可以在每個資料夾間瀏覽找出需要的檔案。





4. 或是使用搜尋功能找雲端硬碟上的附加檔案


也可以利用上方搜尋列,輸入關鍵字,找出已經在 Google 雲端硬碟裡的檔案。





5. 寄出前會詢問你如何設定授權


插入雲端硬碟的檔案後,寄出前, Google Inbox 會詢問我們如何設定這些檔案的授權:

  • 知道連結的都可以檢視、註解或編輯:這個設定是讓對方不需要登入 Google 帳號,就可以查看你郵件裡的雲端附加檔案。
  • 收件者只能檢視、註解、或編輯:這個設定是要求對方要用 Google 帳號登入,才能根據你的授權使用檔案。





6. 收到的其他附加檔案可以直接加入雲端硬碟


不只是我們寄出郵件時可以附加雲端檔案。

如果我收到別人寄給我的圖片、文件或檔案附檔,現在 Google Inbox 也可以在預覽畫面上方,選擇把這些附加檔案直接存到我的 Google 雲端硬碟,這樣就不需下載。





小結:


Google Inbox 開放支援插入 Google 雲端硬碟檔案,對 Inbox 用戶來說是很棒的更新。

不過這個更新還有兩點美中不足之處,第一點是尚未支援 Google 相簿的完整雲端插入。

第二點是如果雲端硬碟某個資料夾裡檔案太多時,無法顯示完整清單,這時候要利用搜尋功能才能找到 Google Drive 內需要的檔案。

不過,也已經可以減少我很多打開 Gmail 去插入雲端附檔的動作了!分享給不知道的朋友趕快來試試看。

延伸閱讀:

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