2014年3月12日 星期三

Google Drive 文書處理大開外掛之門!強化編輯外掛程式實測

大概也是一年前,我寫過一篇「Google Drive 文書之外幫你解決辦公室的10大問題教學」,那裡面提到 Google Drive 除了是雲端硬碟,也是一個實用的雲端辦公室系統,因為透過自由添加的 Web App,我們可以在 Google Drive 中處理各式各樣同步過來的檔案需求,包含修圖、轉檔、傳真,當然還有文書處理,而不只是檔案同步而已。

「內部擴充性」,是 Google Drive 這個雲端硬碟最特殊的設計,這讓它不只是一個儲存檔案的硬碟,而是一個具備延伸功能性的檔案處理系統。「與其他 Web App 連結」,則是 Google Drive 整合雲端服務,成為雲端工作中心的野心。我們真的有可能只是打開一個 Google Drive 網頁,就可以完成所有工作。

現在這樣的特性進展到了 Google Drive 的「雲端文書處理」系統上,今天開始,你在 Google Docs 文件、 Google 試算表中能夠「安裝外掛程式」(當然是雲端的),於是 Google 文件有了目錄大綱導引模式、可以插入試算表變成圖表、具備追蹤修訂與審核功能,或是把一列項目符號清單直接在文件裡轉換成心智圖!讓這些第三方的外掛,幫助 Google Docs 補充不足,並且增加特殊的應用可能性。



1.
登入你的 Google Drive, 打開 Google 文件或是「新版」試算表(新版試算表要到設定裡開啟),就可以在上方功能列看到新增的「外掛程式」選項。



2.
選擇「取得外掛程式」,看到可以「安裝」到雲端的 Web App 清單,這些外掛能夠幫助在你文件、試算表中發揮更強大的編輯處理功能,也能滿足更多的延伸需求。



3.
基本操作模式就跟在 Google Chrome 中安裝 App 一樣。

從當初 Chrome 開始發展 App 擴充模式到現在, Google 的野心就是讓所有的線上工具最終經由 Google 的平台整合,在 Chrome 與 Google Drive 上,這樣的機制已經非常成熟,而且具有很大的實用性。



4.
在文書編輯中安裝外掛程式很簡單,下面就讓我來測試看看有哪些有用的外掛。

有了外掛程式,可以讓 Google Docs 也擁有很多微軟 Office 裡的特殊功能,例如「綱導引模式」。

在 Google Docs 的外掛中安裝「 Table of contents 」,並且在你的文件裡從「外掛程式」清單裡啟動它,就會把文件中的「標題」樣式自動建立出可以連結的目錄大綱,點擊目錄就能跳轉到相應的段落。



5.
或者微軟 Office 中的追蹤修訂功能,可以在 Google Docs 的外掛裡安裝「 Track Changes 」,這樣一來可以自動追蹤、列出文章裡的「修訂」內容,並且提供讓文件共同編輯者「核准」的選項。

這樣一來,多人編輯時就能更輕鬆、更準確的處理每個人不同的修訂。



6.
外掛程式也可以幫助 Google Drive 在文書處理時輕鬆插入更多特殊內容

例如安裝「 Maps for Docs 」,在你的文件中圈選一段地址(或地名也可以),到「外掛程式」清單裡啟動「 Maps for Docs 」,這樣地址下方就會插入該地點的地圖了!省去很多自己去搜尋、截圖的時間。



7.
或者你可以安裝「 MindMeister 」外掛,這樣只要圈選文件裡的清單內容,可以直接把項目清單轉化成一張「心智圖表」!



8.
外掛程式還可以幫助 Google Docs 與 Google 試算表之間做連結。安裝「 Charts 」,可以在 Google 文件裡,選擇一個 Google 試算表的內容,轉換成圓餅圖、長條圖的格式直接插入 Google 文件中。



9.
雖然今天才開放這個新功能,但是已經可以看到許多實用的文書編輯外掛程式,像是大綱目錄導引模式、追蹤修訂、轉換心智圖等,我相信都是以後我會常常用到的功能。而經由這樣的外掛擴充, Google Drive 的文書處理又更加強大,增加以後更多的應用想像空間。

最後,你可以隨意試試看這些外掛程式,都是安裝在雲端( Google Drive 中),所以安裝後你到任何一台電腦都能直接使用這些外掛,而不用重新安裝一次,這也是雲端系統的便利之處

而當你想要移除某些不用的外掛時,只要到文件裡的「外掛程式」清單,選擇「管理外掛程式」,便能挑選指定項目來移除了。

或許,你也想開始好好認識不一樣的 Google Drive 了嗎?歡迎參考我的系列應用心得:




20 則留言 :

  1. 剛登入自己的帳號還未看到此功能 @@...

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  2. 太厲害了,早上才剛看到英文的介紹
    晚上就出現開箱文了

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    1. 其實我也是早上就寫發佈好啦XD

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  3. 都以 Chrome 為基礎,也難怪會越變越肥大......

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  4. 你誤會了,在 Google Drive 上的外掛就是「安裝」在雲端的 Google Drive 上面,而非裝入你的 Chrome,所以起碼這篇文章講的外掛和 Chrome 肥大無關。事實上你換到 Firefox 一樣可以使用這些 Google Drive 外掛。

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    1. 請問Firefox 有那幾款外掛程式 在google Drive作業上比較實用 能夠介紹一下 謝謝? 例外同樣問題 在 Chrome 一款蠻實用 ~~儲存至 Google 雲端硬碟~~ 外掛程式 在firefox 是否有相同功能的外掛程式?

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  5. HelloSigh的簽名很實用!
    找個平版電腦把自己的簽名記錄起來,就可以省下很多麻煩功夫

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  6. 真是不錯用!感謝分享!

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  7. 之前就覺得該有這樣的功能了,不然google drive的使用永遠會有限制...

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  8. 請問版主有沒有試過用 GOOGLE DRIVE時,裡面有些寫的較為複雜的檔案會壞掉。
    我遇到過兩次:一樣都是 EXCEL 有建圖表+VBA+圖案。
    還不太確定是 OFFICE 2013 還是 GOOGLE 。

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  9. 請問可否推薦一下 有沒有建立表格的外掛~?
    這個比較常用到~
    他原生的表格功能比較差點~

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  10. 版主您好,請問一下,為什麼我用MindMeister時,中文字會變成???,可是您的範例卻可以正確顯示出中文字呢?是需要做什麼額外的設定嗎?謝謝

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  11. 怪了,我們MindMeister 中文也變成 '?',檢查語言設定,是 '中文(台灣)' 沒錯!!!

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  12. 請問這使用上會不會有安全上的疑慮,因為外掛程式可以取用資料,所以機密資料會不會被有心的外掛程式取用造成機密外洩?

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  13. 回樓上Alan:

    基本上…當你選擇用雲端的時候,
    你幾乎已經放棄機敏資料這個考慮了
    用Google服務的當下,它不就擁有你所有的資料了?

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  14. 請問如果要使用簽核,或者是追蹤修訂等外掛的話,這種共同協作的外掛功能是不是雙方都要安裝,還是以檔案為基礎,只要該檔案安裝了,所有開啟該檔案的都可以使用?

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  15. 這些外掛程式只能在電腦端上使用,在手機上的 Google 文件App 上無法使用?

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