OffiSync 在Office軟體介面無縫整合 Google Docs文件同步協作

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前一陣子有介紹過微軟推出的「線上版Office」,除了可以在網路端直接編輯文件外,也整合在Office 2010文書處理軟體中,讓我們可以輕易的溝通同步本機與雲端兩地資料。而今天要推薦的免費軟體:OffiSync」,則提供了「Google Docs網路服務」與「Office本機軟體」的無縫整合功能,讓我們能使用Word、Excel、PowerPoint編輯相應的Google雲端文件,也可輕易下載Google Docs檔案,或上傳Microsoft Office資料。

雖然現在很多雲端服務的介面功能都不輸給本機軟體,例如Gmail完全可以取代本機郵件工具;但是在文書、繪圖等編輯上,安裝單機軟體還是有其便利性,別的不說,單是可以「離線編輯」這一點就非常的關鍵。就像我現在編輯這篇部落格文章,也不是在Blogger後台完成,而是用Windows Live Writer進行離線編輯。

而「OffiSync」就是一款支援Office 2003、Office 2007、Office 2010的免費外掛,會在微軟Office介面中添加一個新的編輯工具列,讓雲端文件與本機文件同步協作,全都以Office軟體端為中心,進行離線或連線編輯。

 

OffiSync的核心特色在於讓Office軟體端與Google Docs服務端無縫整合。

雖然文件上傳、下載是OffiSync好用功能之一,但這個外掛的可用性卻不僅僅在於此,因為OffiSync真正的價值在於:讓你用平常熟悉的Microsoft Office文書處理軟體,不用改變任何使用習慣,也不用管文件到底在本機或雲端,總之就是以最順手的Office軟體端作為所有文件處理中心即可。

我們可以通過熟悉的開啟、儲存檔案按鈕,來同步下載上傳雲端、本機檔案;可以經由Office軟體的編輯功能來處理Google Docs文件(雖然有些版面格式不一定支援);並且可以把Google Docs的協作平台功能搬入Office軟體中。

 

OffiSync有免費版與付費版,對於一般用戶來說,使用免費版應該已經綽綽有餘,它們的區別如下:

  • OffiSync免費版:在Office軟體介面無縫整合Google Docs文件同步存取;從Office軟體端設定Google Docs協同編輯夥伴;在Office中加入Google網頁、圖片搜尋與線上內容剪貼;
  • OffiSync付費版增加功能:在Google Docs中儲存Office格式文件;在Google Docs和Office端的不同用戶可以即時同步編輯。

可以看到付費版OffiSync最關鍵的不同,就是支援了「真正的即時同步編輯」,你在Office端操作,你的同事在Google Docs端操作,而彼此都能即時看到對方的內容更新。

 

  • 01. 簡單的外掛安裝

接下來我們還是以「OffuSync免費版」為例作介紹。下載並安裝OffiSync,會自動檢查你需要的元件並執行安裝,所以我們只要選擇〔Installed〕即可。

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  • 02.登入你的Google Docs帳戶

接著打開Office Word、Excel或PowerPoint,就可以在上方功能列看到新增的〔OffiSync〕編輯區塊。我們只要在第一次啟動時,登入自己的Google Docs帳戶,以後就能整合兩方的內容與功能。

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  • 03.從本機Office端開啟線上Google Docs文件

我們可以看到OffiSync編輯區塊中有自己獨立的檔案開啟、儲存、另存新檔按鈕,透過它們就能讀取Google Docs的線上內容包含文件資料夾與各種文件檔案。

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  • 04.在本機Office端線上編輯、儲存Google Docs文件

從Office端打開一份Google Docs線上文件後,你可以利用Office直接進行編輯修改,而這份線上文件不會儲存在你的本機端,當你按下Office軟體介面中的〔儲存〕按鈕時,進行的是線上端的儲存。

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  • 05.在本機Office端與線上Google Docs端進行多人同步協作

前面我不是說「即時同步協作」是付費版專有的功能嗎?但是免費版的OffiSync中,還是可以進行「非即時」的同步協作,這是什麼意思呢?

例如你用Office軟體端讀取了一份Google Docs線上文件,暫時進行了離線編輯。然後你的工作夥伴這時從線上端開啟了同一份Google Docs文件,並且也進行了編輯。於是,產生了本機、雲端同一份文件的兩種不同內容版本,這時候怎麼辦?

OffiSync在這裡提供了很不錯的「合併修訂」功能,它會自動偵測線上版本與本機版本的不同,然後彈出提示視窗,要求你〔Merge Changes〕,這樣你就能把兩種版本的修訂合併在一起了。

你也可以在OffiSync編輯區塊的〔Update〕功能選單裡,進行文件的合併、覆寫或版本確認。所以,即使是免費版的OffiSync,也能夠達到有效的Google Docs多人同步協作。

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  • 06.把線上Google Docs文件儲存到本機硬碟中

你可以按下Office軟體端的〔另存新檔〕,這樣就能選擇一個硬碟位置,將編輯中的這份線上Google Docs文件儲存到本機中。

而且,這份本機Office文件會「記得」它的真身是一份Google Docs文件,所以當你以後打開它來進行編輯時,如果要進行〔儲存〕動作,OffiSync會詢問你是否要同時更新線上端與本機端兩份相同文件的內容!

這是一個非常聰明有效的設計,真正讓線上文件、本機文件做到無縫整合。

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  • 07.把原始Office本機文件上傳到Google Docs

當然,你也可以利用Office打開原本的word、excel、powerpoint文件檔案,然後到OffiSync編輯區塊選擇〔Save As〕,透過另存新檔,將這份文件上傳到Google Docs的指定資料夾中。

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  • 08.在本機Office端設定線上Google Docs協同編輯對象

於OffiSync編輯區塊中,你可以透過〔Share〕將這份文件分享到網路上,並獲得專屬分享網址。另外還可以利用〔Permissions〕功能,指定要將這份文件分享給哪個人,只要輸入對方的電子郵件帳號即可。

另外,更重要的是後面這個授權編輯功能,會整合你的「Google通訊錄」,你只要輸入部分郵件帳號關鍵字,就會自動列出相關的Google聯絡人郵件地址!

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  • 09.開啟Google Docs文件瀏覽模式

按下OffiSync編輯區塊中的〔Dashboard〕,你可以打開一個側邊欄,直接瀏覽Google Docs上最近分享、編輯、標上星號的文件檔案。

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  • 10.剪貼Google網頁搜尋、圖片搜尋內容

OffiSync還附送了一個編輯強化功能,利用OffiSync編輯區塊的「Google Search」搜尋列來找出相關網頁內容、圖片檔案,然後我們可以利用〔Copy〕或〔Insert〕,將指定圖文插入目前編輯的文件中。

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  • 小結:

OffiSync把Google Docs線上文件服務很深入的整合到了Office軟體介面中,不只讓我們可以輕易下載、上傳兩端的文件檔案,更重要的是能夠做到趨近於完美的無縫編輯。

如果你的工作上剛好會用到這兩大文書工具,那麼OffiSync就是一款值得裝起來的強化外掛。

留言

  1. 又是只能32位office才能使用吗???

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  2. 官方沒有說明,
    因為我是32位元系統,
    你可以安裝試試看就知道能不能支援64位元囉^^

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  3. 您好
    我想請問 這套軟體
    是否 完全不會在機器這一端留下任何的資料

    GOOGLE DOC 在編輯 EXCELL 上面說真的沒有很方便 下拉頁面等等問題
    但是我的需求必須禁止在機器中存入任何文件資料
    所以現在的方法是 用一台主機做遠端 (但說真的 這樣子也不是很順)

    所以我三不五時在研究有沒有別的方案可以代替

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  4. 是否可以「完全不會」我不是很確定,

    例如是否會有暫存檔資料(就像你用瀏覽器上網也會儲存一些暫存資料)

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  5. 哈哈
    暫存這個我有想過
    所以我只好使用遠端連線
    至少這樣機器並不放在工作環境內

    老闆的疑慮是 國稅局會不會有辦法解開那個暫存 然後讀取檔案

    依然感謝您的分享 !

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  6. 您好,
    經常因您的文章而受益,先說聲謝謝!^_^

    OffiSync 看來似乎很棒亦增強了便利度。
    同時另有個疑問想請教~
    若使用者擁有兩個Google Doc 帳戶,
    OffiSync是否也能在Office裡同時支援?
    多謝!

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  7. 可以支援多帳戶,

    在OffiSync編輯區塊中的Setting,
    可以隨意添加新的帳號。

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  8. 您好
    協同作業時
    不是GOOGLE帳號用者可以使用嗎

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  9. 你好,这个软件很不错,试用了一下。但是遇到一个问题,就是本地OFFICE为doc的文档通过offisync上传之后,在gdocs里发现改为docx文档了。不知道如何改善。

    还有MSOFFICE和Google docs的文档差异还是很大啊 ,好几个表格文档上传之后都走样了。只有大量文字和少量图片的文档还象样一点。

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  10. 要保留原始格式需要付費版,

    另外兩端格式相容的問題,確實像是表格等會有問題,可是因為這畢竟是兩個服務,所以目前只能自己在編輯時去避開這些會有問題的地方了。

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  11. 我實驗的結果,要上傳原始office格式的檔案,除了要付費每個使用者$12美金/每年之外,還要是google apps premier customer就是google應用服務的付費會員(年費美金50元)才行.offisync網站的付費版和免費版的說明網頁中有說,還用黑字mark起來.
    所要為要了上傳原始office格式檔案而已還能編輯,再回存的話,要花的摳摳還不少呢!

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  12. 對啊^^

    其實要利用Office和Google Docs雙向溝通,
    本質應該就是要能兩地編輯,且利用雲端協作的功能。

    如果只是要上傳Office原始格式,或許利用Office自己的線上服務,或是其他線上硬碟上傳就好。

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  13. 墙内的朋友表示GOOGLE DOCS使用不正常,测试过经常出错

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  14. 我發現存在google site就可以存成原始檔案。至於二個人同時協作倒還沒試過。

    不是不愛用google docs 乃是因為doc的勢力太龐大。而且很多doc轉到了google doc之後,格式都會跑得很嚴重,尤其是表格。

    如果,MS陣營能發展出office的真正線上多人同時協作版,像g家一樣的,一定很多人愛用。


    我有買了一個premier,$12,發現只是雞肋,沒啥麼用.

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  15. 感謝分享
    格式相容確實是個最大阻礙阿^^

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  16. doc文件檔上傳Google Docs,99%會發生格式錯亂...so雖然它比ooo2gd好一點,不過小雞肋的頭銜也是當之無愧...

    文件檔備份/同步/分享/協作只推SkyDrive+SkyDrive Explorer(本宅超不爽Office Web App的IE/Office 2010/ooxml綁定所以都只把它當網路硬碟)、Dropbox、隨便一個網路硬碟或免空,不然自備隨身碟都比較好...

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  17. Google Docs 匯出mso、odf、html、pdf等格式基本正常,反之匯入99%格式錯亂..

    因此本宅認為使用Google Docs乾脆就以雲端為主,本機存檔的唯一用途是帶到能用隨身碟不能用網路的封閉環境(很多企業內部都會鎖網,有的鎖Dropbox,有的鎖隨身碟,反正形形色色...),以及防止萬一Google Docs倒掉用的。

    比起這種Office/Google Docs的大縫整合,GDocBackup實用多了。目前少數不滿是偶爾有些檔案會error無法備份,投影片能存ppt不能存odp(雖然odp很爛不怎麼想用),以及檔名某某些字元會失真(中文可以,但像空白和半形括號會變成底線...)

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  18. 基本上我是不備份Google Docs文件,
    把Google Docs完全就是當做雲端文件處理平台來看,
    既然要在Google Docs上協作文件,其實也不需要麻煩的和本機作什麼同步,可以雲端就全部雲端處理就好

    至於這篇文章的工具,我主要用在「臨時」的文件轉換,
    例如有些先透過本機端獲得的文件,
    我想要放到Google Docs和其他夥伴分享,那麼就可以透過這個簡單小工具做轉換,
    我倒是沒有遇到文件格式錯誤的情況(有時會有點不同,但不是錯誤排版),可能和文件內容的複雜度有關吧^^

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  19. 感覺蠻好用的,針對某些特定場合可以讓線上google文件達成整合功能!讚啦!!與google cloud connect一起使用應該夠方便了!只是現在這些功能感覺不多人知道(而且使用意願低),真正雲端殺手還沒出現呀!

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  20. 版大您好:

    OffiSync 發生什麼事了,現在不給人下載了?

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  21. 好像停止服務了耶

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  22. OffiSync 不提供免費版了…希望可以改一下資訊…感謝…

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