Gmail信箱讀重點！ Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件

Google Gmail一向是我認為在「郵件管理」上做得最好的電子信箱服務，除了它有優秀的垃圾郵件過濾能力外，內建的「篩選器」、「標籤」兩大功能更是可以讓我們在分類郵件上更加得心應手，我之前也寫過兩篇文章來介紹其應用（在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器、在 Gmail 中自動封存常態郵件）。而Gmail今天則發佈了另外一項有助於增強郵件管理效率的新功能：「Priority Inbox（優先收件匣）」。

「Priority Inbox（優先收件匣）」一言以蔽之就是「優先顯示大量郵件中的重要郵件」，當你信箱中充滿了雜亂的電子郵件時（例如外出旅行歸來收信時），透過「優先收件匣」，我們將可以快速、有效率的處理其中的重點郵件。

總結來說，Gmail這次推出的優先收件匣，具備了兩種不同的功能：

• 1.「重要郵件自動辨別」：自動分析你的郵件處理行為、自動建立郵件篩選規則，最後自動篩選出對你來說的重點郵件。
• 2.「分類整理收件匣郵件」：將原本收件匣裡散亂的郵件，依據你所設定的篩選規則，可用最多四種分類方式來歸類整理。

 

• Gmail：https://mail.google.com/
• Email overload? Try Priority Inbox

 

因為我目前處理郵件時，十分貫徹之前我所寫過的「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」處理原則，再加上本文開頭所說的自動篩選封存應用，所以我的收件匣其實常常處於只有幾封重點郵件的狀態，這樣的情況下，其實我早就已經自己「手動」完成了目前Gmail Priority Inbox所要幫我們完成的目標。

但是對於平常收件匣常常處於爆滿、雜亂的過載狀態，也沒有自己建立豐富篩選規則的用戶來說，這次的「Priority Inbox（優先收件匣）」可就大大的有幫助了！

下面，我就依據前言所說的「Priority Inbox（優先收件匣）」兩大功能，分別解說它們的應用方式。

▲目前「Priority Inbox（優先收件匣）」將會陸續向Gmail用戶開放，如果你在Gmail網頁右上方看到「New!Priority Inbox Beta」的啟動連結，就能開啟優先收件匣功能。

 

 

重要郵件自動辨別：

「Priority Inbox（優先收件匣）」兩大功能中，最受人矚目的就是「重要郵件自動辨別」功能。現在Gmail會自動根據下列規則進行分析，判斷出所有郵件裡對你來說的重要郵件：

• 收件者 (假設您經常寫信給小明，那麼小明的來信可能是重要的)。
• 您開過的信 (開過的郵件比略過的更為重要)。
• 激起興趣的關鍵字 (如果您讀的信總是與棒球有關，那麼包含相同棒球字詞的新郵件可能很重要)。
• 您回過的信 (如果您總是回媽媽的信，那麼媽媽的來信很重要)。
• 最近加上星號、封存及刪除的郵件 (加上星號的郵件比起沒開就封存的郵件來得更重要)。

被Gmail判斷為重要的未讀郵件，就會加上一個〔黃色標記〕（如果該郵件已讀，會變成淺黃色標記）。

 

而你在郵件閱讀畫面中，可以利用上方功能列新增的〔＋（重要）〕、〔－（不重要）〕按鈕，來將目前這封郵件手動判斷為重要或不重要，這將可以把Gmail的重要郵件判斷訓練得更聰明。

 

在Gmail的主要瀏覽畫面中，收件匣的上方將新增一個「優先收件匣」的分類，點擊進入後，在「預設情況」下將可以看到三種自動分類：「未讀的重要郵件」、「已加星號」、「其他郵件」。

前面依據Gmail辨別系統判斷出的重要郵件（加上黃色標記者），將會出現在「未讀的重要郵件」中，於是這些重要郵件就不會和其他郵件混雜在一起，你可以清楚、明確、快速的處理完這些重點信件。

另外，還有一個小技巧是你可以在「搜尋郵件」欄位輸入「is:important」進行郵件搜尋，將可以快速找出所有已讀、未讀的重要郵件。

 

 

分類整理收件匣郵件：

不過，要記住「重要郵件辨別」只是這次「Priority Inbox（優先收件匣）」新功能中的應用方式之一，「Priority Inbox（優先收件匣）」還具備了另外一種應用的方式：「分類整理收件匣郵件」。

進入Gmail的後台設定中，在「優先收件匣」設定頁面，我們可以自己決定「優先收件匣分類夾」要顯示哪些特殊郵件資料夾？雖然Gmail給我們的預設值是「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」，但我們其實可以手動改變要顯示哪些分類資料夾。

只要在該分類夾的選項設定選單中，決定要將其指定成哪個分類，設定顯示數目等等即可。透過【更多選項】，我們甚至可以選擇自己之前手動設定的「標籤分類」。

 

例如，我完全可以取消Gmail自動判斷的「重要郵件」分類資料夾，除了「其他郵件」分類是不可更動的之外，另外三種分類可以設定成我自己透過篩選器、標籤功能所設計的分類（如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器，並加上顏色標籤？），像是下圖中的「work」、「電腦玩物回應」、「account」，分別顯示工作郵件、部落格郵件和隱私資料郵件。

於是當我進入自己的「優先收件匣」中，將會看到對我來說最重要的幾種郵件分類，以及收件匣中的其他郵件。這就是我所說的「分類整理收件匣郵件」功能，讓收來的信件總是井然有序。

 

• 小結：改良郵件收信習慣的新功能

你的Gmail帳戶中，也開通了「Priority Inbox（優先收件匣）」功能了嗎？這次Gmail推出「Priority Inbox（優先收件匣）」，可以說是非常有創意的一次管理功能革新，只要好好應用，相信可以大幅度增加我們的郵件處理效率。

而我推薦Gmail初學者可以先試試看「重要郵件辨別」功能，讓Gmail幫你自動找出大量雜亂郵件裡的重要郵件，透過優先收件匣裡「未讀的重要郵件」分類，讓你清楚看到、快速處理這些重點內容。

至於進階的Gmail用戶，尤其已經手動建立自動篩選分類機制的用戶，我推薦可以好好利用第二大特色：「分類整理收件匣郵件」，將自己已有的自動篩選標籤套用在優先收件匣中，讓重點標籤分類一目瞭然。

最後，歡迎大家一起分享討論對於「Priority Inbox（優先收件匣）」的應用心得。