別再排滿行事曆！試試看這4種「工作流程」讓你的時間管理更有效

最近在好幾次的時間管理、防彈筆記課程中，常常被問到一些類似的問題，這些問題其實也都是時間管理上的經典難題：「每天的事情太多太亂，要怎麼有效利用四象限區分輕重緩急？」「工作常常被打斷、干擾，要如何維持工作效率？」「我常常無法專注，很容易分心，要如何提升我的專注力？」

是不是要學什麼工具來排序任務？是不是要想辦法提升專注力？是不是要用什麼很厲害的生產力軟體？這些解決角度其實也很好，但學習工具需要花時間，提升專注力也不是一蹴可幾，有些現實環境更是想改變也改變不了。

或許，我們可以試試看從「工作流程的思維」來解決上述時間管理難題。

也就是說，面對這些難解困境，暫時放下去歸咎責任、改變自我的想法（因為很難也常常無解），而是從「調整一下我自己平常工作的步驟」入手，說不定能夠找到更簡單、有效的解套方法。

下面這篇文章，分享我多年來實踐後，慢慢調整出來的 4 種不太一樣的工作流程，幫助我改變時間管理習慣，更有效的產出。

一、減少精確安排時間，用「情境任務流程」有效推動進度

我們在學習時間管理時，往往第一個動作都是希望替自己規劃出一個看似理想的「完美時段」，例如連續好幾個小時讓自己能夠充分專注地完成某個任務。有時候，我們甚至會費盡心力，刻意提前排除掉其他可能的干擾與行程，期望自己到了那個時候可以有最佳的動力、最好的狀態去完成一份重要報告。

但是，在真實的職場中，我們經常面臨的情況卻不是如此理想：

• 很可能到了原本預先排好的專注時間，會突然有其他臨時更緊急的任務、會議或意外事件插入，讓我們根本無法如期完成原本設定的任務。
• 就算真的沒有任何干擾，現階段的我也無法完全保證未來那個時段中的自己是否真的具備足夠的精神、動力，甚至必要的資訊與資料，能有效推進任務的進度。

因此，過去我常發現，精確安排特定時間來完成某些任務，往往最後都還是得不斷地重新調整，甚至很多時候所謂的「時間安排」，就只是變相的拖延藉口罷了。明明現在可以就此開始推進一些任務，但我卻刻意將任務排在兩三天後，表面看似在規劃、安排，實際上只是讓自己有理由暫時延遲這個任務。

後來，我在自己的時間管理流程上做了一個很大的改變：我不再刻意為大部分任務預先安排精確時間，除非它就是一個固定某個時間必須進行的會議，或某個需要事先約好的行程拜訪，這些才需要真正放入行事曆做精確安排。

至於其他多數任務，例如：進行市場研究調查、撰寫一份報告、設計一個新產品、處理行政文書作業等等，其實這些任務早上十點做、下午吃完飯做，還是會議之間短暫的空檔來做，並沒有什麼實質上的差別。這類任務，更適合採取的是「情境任務流程」的方式來管理。

什麼是「情境任務流程」？也就是不再用特定的時間點來規劃任務，而是把這些任務拆解成各種情境下適合執行的小步驟：

當我一旦遇到符合的空檔或情境時，就能夠隨手挑出適合此時此刻執行的小任務，逐步推動進度。

具體來說，我們可以從大方向思考，將任務分為幾種情境（在工具上的應用可參考：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用）：

• 需要動腦思考的任務：
• 例如：構思某個報告的架構、思考某個產品的功能需求，或是分析下一步的企劃方向。
• 需要動手蒐集資料的任務：
• 例如：透過手機或電腦快速搜尋某個研究所需的資料、先蒐集完成報告需要的數據。
• 需要專注產出內容的任務：
• 例如：坐下來集中精神，把某個企劃草稿真正寫出來，或者是完成報告初稿。
• 需要精細操作的任務：
• 例如：在電腦前使用特定軟體進行細緻的編輯、製作與處理文件。

當任務能夠明確地區分為這幾種情境後，我就不再刻意排定特定時段，而是充分利用一天中各種零碎的情境。例如：

• 通勤在車上時，可能腦袋正好可以專心思考，我就會利用這個情境思考一下某份報告的大綱，或初步構想一下某個計畫的簡單流程。
• 午餐後、等待會議開始的短暫空檔，我可能隨手拿起手機，就能夠快速進行一些資料的蒐集與整理，替稍後更複雜的任務做好基礎準備。
• 當我回到辦公桌，剛好沒有其他事情干擾，能夠集中精神三十分鐘到一個小時時，就從任務清單中挑選出那些必須靜下心、精細操作的行動來完成。

「情境任務流程」的最大優勢就在於：

• 我們通常無法精準地預測哪一個時刻自己會有足夠精神、足夠專注去處理某件事。
• 我們也無法完全掌控每天會被打亂多少次。
• 但我們可以掌控的是，把我們的任務提前做好情境區分與行動拆解，讓自己在遇到任何適合的情境空檔時，都能快速地拿出適合的任務推動進度。

也因此，時間管理的關鍵並不是精確地安排特定的時段，而是從任務的本質出發，將任務拆解成適合不同情境的行動，並且在一天中隨時遇到這些情境時，即時、靈活地推動任務的進度。

當你試著用這樣的工作流程思維來管理時間，你會發現，不論工作生活中被多少突發狀況切割、干擾，你依然能夠持續有效地往目標前進。

二、如果無法完美長時間專注，用「衝刺流程」維持高效率

過去我常常看一些提升專注力、鍛鍊意志力的書籍後，也曾經希望自己能安排出三到五個小時這種理想的長時段，讓自己能夠充分投入、徹底地完成某件重要的工作。

但經過多年真實的經驗與實踐，我發現這樣的想法雖然美好，卻在現代職場或日常生活中難以實現。

首先，就像前面所提到的，在現實的工作環境中，要找到連續三到五個小時不受干擾的專注時段，其實非常困難。就算勉強排出了這樣的時間，當我們真正坐下來開始工作，通常也會發現理想與現實還是有落差：

• 剛開始時，我可能會花二、三十分鐘調整自己的狀態，緩慢地進入到專注的心流（flow）狀態。
• 當終於進入狀態後，能夠真正高效推進任務的時間，通常也頂多維持一個多小時左右，接著便開始感到疲倦，專注力明顯下降，容易分心，效率逐漸降低。

這種情況下，就算勉強硬撐在任務上，也只是勉強維持表面的「專注」，但實際的產出品質和效率卻大幅降低，效果自然不佳。

後來我嘗試改用「衝刺流程」的任務管理方式來應對專注力的問題，發現反而更容易維持高效率與穩定的產出。

所謂的「衝刺流程」就是每次設定較短的專注時間，例如每次只做一個小時，甚至只有三十分鐘。這樣的短時間當然不足以一次完成一個複雜任務的全部，但卻能讓我快速地推進任務其中一個明確的小目標或具體步驟。（延伸參考：[影片] 什麼是番茄鐘工作法？如何實踐？短時間專注衝刺真的有效嗎？）

例如：

• 告訴自己接下來三十分鐘，我要專注地把這個專案企劃的「初步架構」寫出來。
• 或者限定自己一個小時內，把這份報告的草稿先完整地「從腦中倒出來」。
• 或是規定自己三十分鐘內，把目前手邊已經收集到的資料整理成「一個可行的簡報架構」。

透過這樣的短時段衝刺，我反而更容易維持穩定的高產出狀態。具體來說，這種「衝刺流程」的方法在我的實踐中，有以下幾個非常明顯的好處：

• 降低任務心理門檻，更快速進入專注狀態
• 短時間內只要專注推進一小部分具體任務，因為步驟明確簡單，就不再需要長時間的調整或準備。這種具體而簡短的任務設定，更容易讓我迅速進入真正的高效產出狀態。
• 有效提升行動動力，避免拖延
• 因為時間非常短暫（例如只有三十分鐘或一個小時），我知道馬上就會結束，反而會產生更強的動力，迅速投入產出，而不會再像以前一樣，心裡總覺得後面還有大把時間，可以慢慢來、慢慢調整狀態。
• 避免長時間工作後的效率疲乏
• 每次專注時間設定在比較短的範圍內（例如三十分鐘或一小時），當我感覺到疲累或注意力開始下降時，馬上就可以進行有效的轉換，不必強迫自己繼續硬撐在任務上，避免後續效率低落所產生的挫折感。
• 更適合現代零碎化的工作環境
• 在現代工作環境中，我們的時間常常會被各種突發狀況打斷、干擾。短時間的衝刺任務更容易適應這種零碎的工作節奏，即使只有短暫的空檔，依然能有效推動任務。

此外，傳統的時間管理上有一個經典的問題是：「如果我們給自己太多時間去做某件事，最終這個任務總是會耗盡所有的時間，甚至遠遠超過原本的預期。」換句話說，當我們沒有明確限定自己在短時間內完成任務，許多事情會不斷地拖延與疊加，最終導致任務遲遲無法完成。

但當我改用衝刺流程的方式來執行任務，把時間安排流程做了下面的翻轉：

不是任務需要花多少時間完成，而是我決定只要花多少時間來完成任務。

舉例來說，當我規定自己一定要在一小時內寫出某篇文章的草稿，我便會自然而然地放下很多不必要的猶豫與擔憂，也不再去追求無法達成的完美細節。我會將自己當下想到的具體內容與細節，快速地產出來。往往這樣的方式，反而會讓我在短短的一個小時內取得明顯的進展，而不是像以前東摸摸、西拖拖，三四個小時都還在原地踏步。

透過「衝刺流程」，我們不需要再追求長時間、完美的專注狀態，反而能更有效地利用每一次短暫的專注時刻，穩定推進真正的任務進度。

三、不糾結分輕重緩急，用「專案成果」與「減法」調整流程

相信許多人都聽過時間管理經典的「四象限理論」：將任務依照「緊急」與「重要」維度，區分出我們該優先處理的重要任務，或暫時擱置那些看似緊急但其實價值不高的瑣事。

理論上這個方法非常清楚易懂，但現實的職場情境往往不那麼簡單。許多時候，我們會發現大部分的任務似乎都同時緊急又重要。例如：

• VIP 客戶臨時傳來一封要求協助處理問題的郵件，看起來既緊急也非常重要。
• 臨時收到主管交辦要製作某個報告，主管的要求感覺也是既緊急又影響。

這樣的情況下，似乎所有的事情都落入「緊急又重要」的象限？

其實，並不是四象限方法本身有問題，而是我們的工作流程中，往往只從片段的、表面的待辦事項去進行分類，例如：

• 「收到郵件要回覆一份資料」
• 「臨時要做某個報告」
• 「一個突然插入的會議需要準備」

當我們從這種片段而零碎的角度去看待每件事，很容易都會覺得任務緊急且重要，因為每個任務負責人都會期待我們儘快完成，每件事情似乎都影響著某個人眼中的「重要價值」。

但事實上，我們更應該做的是「退一步思考」：

先去釐清這些零碎交辦背後真正要達成的「專案成果」是什麼，從專案成果來釐清價值。

比如說，同樣是「臨時插入的會議」，它背後的真正成果可能大不相同：

• 一個可能是影響公司未來半年業績的重要產品專案會議。
• 另一個則可能只是公司內部某個次要行政流程的討論會議。

儘管表面上看起來都是緊急要處理的事項，但實際對公司、對自己真正的長期成果卻有天差地別。

所以，比起一開始就把零散的待辦事項直接分類到四象限中，我更建議的做法是：

• 先以「專案成果」釐清價值：
• 先明確每個交辦事項背後最終要達成的具體專案成果與價值。是影響公司核心業務、長期累積價值的重要成果？還是只是解決眼前行政瑣事、短期效果有限的小任務？
• 再用四象限思維輔助決策：
• 以專案成果來區分，哪些任務成果是需要長期投入時間，最終能夠帶來重大價值的？哪些專案任務成果看似緊急，卻無法帶來長遠價值？透過這樣的專案成果區分，我們才知道每個任務真正應該得到的優先順序。（延伸閱讀：在經典的時間管理矩陣中，如何克服壓力處理重要又緊急的事情？）

舉個例子來說，同樣是收到臨時會議通知，我們就能依據背後的專案成果價值來有效篩選：

• 如果會議是針對重要產品專案的規劃，當然應該優先投入準備。
• 如果只是行政例會、流程討論，我們甚至可以考慮放棄或最小化投入，把更多時間留給更有價值的任務。

但有時候，可能同時有很多重要的專案成果都需要推動，這時候而除了專案成果思維之外，我們也可以搭配另一個重要的時間管理原則：「減法流程」。

我們傳統在做時間管理時，常常不自覺地進入一種「加法思維」，也就是：

• 想做的事情通通加進來，試圖塞滿每個時段，期望自己能夠完成所有安排的任務。

但這種方式通常事與願違，因為最終不是時間不夠，就是精力難以維持，導致每件事情都做不好。

真正有效的時間管理，更應該是一種「減法思維」：

• 先清楚界定自己每一天、每週能夠真正掌控且有效投入的時間有多少。
• 然後決定在這樣有限的時間內，自己可以完成的最有價值的產出是什麼。

例如我面臨小孩的課業壓力越來越重，如果繼續用「加法思維」，可能會試圖把原本小孩玩樂休息的時間也用來讀書、練習，甚至再加上更多補習、練習題，導致最後小孩變得更累、更排斥學習，效果反而更差。

但如果轉為「減法思維」：

• 每天只有一個半小時能專注讀書準備，先明確知道自己只有這麼多時間，然後在這樣的限制內思考：「能夠達成的最大成果是什麼？」
• 進一步篩選出最有效的練習、排除低效又枯燥的內容，甚至提前在下課零碎時間就完成部分作業，讓晚上可以更輕鬆完成作業任務。
• 又或者將練習題提前幾天開始，每天少量練習三十分鐘，比起考試前一天花三個小時硬記硬背，更容易維持動力且效果更佳。

透過「減法流程」，我們可以先明確界定每天真正有效、能掌控的時間，然後在這個限制內，聚焦於產出最大的成果。

總結來說，當我們面對「事情太多太亂」的時間管理難題時：

• 不要直接從零散待辦事項進行四象限分類，而是以背後「專案成果價值」判斷優先順序。
• 不要採取「加法」，試圖把所有事情都做到，而是從「減法」思維出發，先確認時間限制，再決定最有價值的投入方式。

這種調整工作流程的思維，不僅更貼近真實職場環境，也能讓我們更有效地掌握自己的時間與精力，專注於真正有價值的事情上。

四、不怕工作被打斷，用「拆解下一步行動」穩定推進任務

我們在前面已經學會如何運用專案成果來分清輕重緩急，也懂得如何運用減法流程來確保精力與時間的真正聚焦。但是，很多時候即使有了清楚的輕重緩急安排，現實的工作環境卻總是讓人措手不及。

相信大家都有這樣的經驗：明明已經在行事曆上安排好了要處理一份重要報告的三個小時，卻總是碰到突然的會議、主管的臨時交辦、客戶的緊急需求等等，這些干擾把原本安排好的專注時段切割成無數零碎片段，最後不得不把重要的報告或專案延後到晚上甚至週末，才能真正安靜下來完成。

但事實上，職場的真實狀況是：「工作被打斷、干擾」其實才是常態，而非例外。

如果我們的時間管理方法仰賴的是一張規劃得非常細緻的時間表，那就等於將自己的工作效率建立在一個很脆弱的基礎上，因為只要任何突發狀況出現，我們就得重新規劃一次又一次的時間表，徒增焦慮與挫折。

面對這種難以避免的現實狀況，更好的解決方法，是用「下一步行動」的工作流程來推動任務進度。

什麼是「下一步行動」呢？簡單來說，就是把每一個複雜的任務拆解成數個簡單而明確的下一步操作，這些行動只需要 10 分鐘、20 分鐘，或最多不超過半小時即可完成。（延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）

如此一來，每當我們遇到突發的空檔、會議之間的小空隙，甚至是通勤的零碎時間，都可以拿出手機或隨手的小筆記，立刻從清單中選擇一個適合此刻情境的「下一步行動」來完成。

例如，主管突然臨時要求我兩天後必須交出一份企劃報告，如果用傳統的方式，可能我會規劃兩天後早上的三小時專注時段來完成報告內容。但在實際情況下，誰能保證這個三小時時段不會再次被其他任務打亂？就算真的保住這三小時，又有誰能確保到時候的自己一定有足夠的想法與專注力馬上進入狀態？

這時候，我們不妨將任務分解成多個簡單而明確的下一步行動，例如：

• 先花 15 分鐘，把腦袋中的想法寫成一個初步的大綱，不用是最完整的版本，但起碼是讓思考更清晰、更具體的初步結構。
• 再花 20 分鐘，透過手機或電腦快速搜尋資料，補足大綱中明顯缺乏的佐證素材。
• 接著花 30 分鐘的短暫專注時間，根據蒐集的資料，快速寫出報告的初步草稿或關鍵段落。

透過這樣的方式，我們其實已經用一些零碎的 10 到 30 分鐘，把原本預期可能要用三、四個小時才能完成的報告，逐步地往前推進了約三分之一的進度。

在實際工作經驗中，我常常利用這種方法，在看似無法掌控的零碎時間裡，穩定地推進原本認為必須長時間專注才能完成的重要任務。

再舉個另外一種情況的真實例子。

過去我可能為了寫一篇長篇文章，刻意安排三個小時的專注時間，但一旦臨時出現其他任務干擾，整個計劃就必須重頭調整，最後反而拖延了許久，總是無法如期完成。

但後來我改變做法，我開始為文章設定幾個更簡單明確的下一步行動，例如：

• 第一步：花 10 分鐘寫下文章的核心論點。
• 第二步：利用 20 分鐘找出相關的研究資料。
• 第三步：用 30 分鐘快速寫出文章初稿的一個重要段落。

如此一來，即使這三個步驟分別發生在不同的時間片段（例如在開會的間隔、等人或通勤途中），我也能逐步而穩定地把這篇文章推進下去，不再害怕臨時的干擾與打斷，反而更加穩定地掌握了任務的節奏。

也許你會擔心：「這種做法是否會讓任務變得零碎而缺乏完整的思考？」

但實際上恰恰相反，透過這種方式，我們反而更能從容地進行逐步的醞釀與整理，在每個片段的行動之間，都會給我們帶來更多的靈感與反思的機會，而最後反而更容易在短時間內整理出有邏輯、有架構的完整產出。

總結來說，當我們遇到工作經常被打斷、干擾的情況，不需要刻意去追求不切實際的連續專注時間，也不需要每次都重新調整細緻的時間表，而是運用「下一步行動」工作流程，把每個任務拆解成數個短小而明確的行動步驟，這樣的工作流程不僅能有效應對職場中必然存在的干擾與突發狀況，更能讓我們在碎片化的時間中，穩定而從容地完成每個重要的專案與任務。

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