如何排程寄送你的 Gmail 郵件? Boomerang 商務必備郵件外掛


在近期一次企業內的 Google 雲端辦公室課程中,有學員詢問我,要如何排程寄送 Gmail 上的商務工作郵件呢?我當下回答他,有這樣的外掛工具,我回去後會在電腦玩物上寫一篇教學,請他可以持續追蹤電腦玩物,而今天就是這篇教學。

先想想,什麼情況下我們需要排程寄送郵件?例如我有一些重要客戶的年節問候、生日問候郵件要寄送,現在先想到並寫完郵件了,但日期還沒到,又怕日期到了自己忘記,這時候就需要「排好時間自動寄送郵件」的功能。

或者工作上有一些「下週要確認的項目」但現在先寫好郵件、產品推廣的行銷介紹郵件要「陸續排程寄出」等等。

這時候,都可以利用「 Boomerang for Gmail 」這款老牌的郵件外掛來解決問題,它不只可以「排程自動寄送郵件」,還可以「自動提醒我,那些已經寄出但尚未獲得答覆的重要郵件」。

透過這樣的自動化功能,不僅我可以節省一些郵件處理時間,而且在工作流程上還更不容易出錯。推薦各位讀者還可以搭配我之前撰寫的「 Gmail 郵件合併列印教學(寄送大量客製化郵件)」、「精準商務郵件撰寫技巧」兩篇文章,讓我們在處理商務郵件時更有效率。




一,利用 Boomerang 排程寄送 Gmail 郵件教學


1.
首先,在你的瀏覽器中安裝「 Boomerang for Gmail 」的擴充套件,支援 For Firefox 38+, Chrome 5.0+, Safari 5.1+, and Opera 15+ 等瀏覽器,可以使用在 Gmail 與 G Suite 帳戶。

接著,在 Gmail 中撰寫新郵件時,就會看到下方有一個「 Send Later 」的紅色新按鈕,如果想要排程寄送這封郵件,按下「 Send Later 」。



2.
第一次使用時,要授權 Google 帳號來登入「 Boomerang for Gmail 」。



3.
接著就可以在「 Send Later 」選單中,選擇一個要預約寄信的時間點。

按下「 Confirm 」,就完成預約排程寄信的動作。



4.
這封排程寄信的郵件還會繼續躺在你的草稿中,想要查看自己排程了哪些郵件,可以點擊網頁右上方的「 Boomerang for Gmail 」按鈕,進入「 Manage scheduled messages 」。



5.
這時候就可以在「 Send Later 」清單裡,查看所有預約排程寄送的郵件。



6.
也可以在清單裡點選郵件,利用「 Reschedule 」來重新排程寄送時間。



7.
等到預約的時間到達後,「 Boomerang for Gmail 」就會自動幫我把這封郵件寄出,郵件也會自動從草稿移動到寄件備份。





二,利用 Boomerang 追蹤提醒尚未答覆的 Gmail 郵件教學


1.
除了預約排程寄信外,「 Boomerang for Gmail 」對於商務人士來說更有用的功能是「追蹤並提醒尚未答覆的郵件」。

例如我寄送了一封合作詢問信給 A 客戶,我想要追蹤一下 A 客戶的答覆狀況,並且希望一個禮拜之後如果 A 客戶都沒有答覆,我要考慮是不是再寫一封郵件確認。

這時候「 Boomerang for Gmail 」也能幫上忙,只要在寄送郵件時,勾選「 Boomerang this 」的選項,然後指定一個「重新提醒我的時間」。



2.
並且在後面的選項中,選擇:

  • if no reply:如果對方在期限前還沒答覆我就提醒。
  • if no clicked:如果對方在期限前沒有點擊郵件內連結就提醒。
  • if not opened:如果對方在期限前沒有打開郵件就提醒。

完成設定,按下寄送郵件即可。

這時候「 Boomerang for Gmail 」就會幫郵件加入類似回條的功能,就像我之前介紹過得這款外掛:「補足 Gmail 回條功能: MailTrack 免費無限已讀追蹤 」。



3.
這樣一來,如果我設定「下週一之前如果客戶還沒開啟郵件就提醒我」。

那麼等到下週一,客戶真的還沒打開郵件,「 Boomerang for Gmail 」就會讓這封郵件以「未讀」的狀態重新出現在我的收件匣頂端,提醒我必須進一步處理這封郵件。



4.
而且這時候打開這封郵件,可以看到「 Boomerang for Gmail 」加入了追蹤訊息,讓我看到客戶是否打開或點擊這封郵件。

透過「 Boomerang for Gmail 」這樣一個支援許多瀏覽器的外掛,我們就可以幫商務郵件進行排程,並且追蹤提醒對方未處理的郵件,可以說是商務必備的工具。

要注意的是,「 Boomerang for Gmail 」在免費版時,可以每個月處理 10 封上述排程或追蹤的郵件數量,若要更多,就要付費升級進階版。

你還可提供朋友「 Boomerang for Gmail 」的邀請連結如後:「http://www.boomeranggmail.com/referral_download.html?ref=majuc」,其他人如果點擊這個連結安裝外掛並完成一次排程寄信,那麼你和朋友兩人都可以獲得「 Boomerang for Gmail 」提供的贈禮,其中包含一個月的付費版帳戶。

如果你知道其他更棒的 Gmail 郵件排程寄送工具,也歡迎留言分享。

如果你想學習更完整的 Google 辦公室加速工作流程,歡迎參考我的新書《比別人快一步的Google工作術》。

延伸閱讀相關文章:

「 Boomerang for Gmail 」外掛安裝

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