2016年6月8日 星期三

如何讓寄出的 Gmail 附件自動銷毀、回收與同步更新?


最近看到一個國外的服務叫做「 Digify 」,他推出了一個 Gmail 專用的 Chrome 套件,可以幫我們追蹤 Gmail 寄出的附加檔案有誰打開看過、看了幾次,還能在需要時回收這些已經寄出的附件,更進一步的,可以設定期限自動銷毀郵件裡的附加資料。

我覺得這個服務似乎很有幫助,我剛好有個類似的需求:有時候我要把一些書籍原稿寄給合作者看,但是希望一段時間後他們看完不會留下檔案,這時候自然想要遠端刪除這些已經寄出的郵件附件了!

於是嘗試了「 Digify for Gmail 」的功能,確實實用,不過這個服務免費試用 14 天後一些進階的功能就要收費,當然好用服務收費本是天經地義,但對善用 Google Drive 的我來說,又覺得類似的功能,其實 Gmail 搭配 Google Drive 也差堪比擬。

所以今天這篇文章,要同時介紹兩種解決辦法,一種用「 Digify for Gmail 」,一種用 Gmail 搭配 Google Drive 。




方法一: Digify 讓寄出的 Gmail 附件到期自動銷毀、隨時收回


如果想要試試看「 Digify for Gmail 」這個服務,我下面就來介紹一下設定方法。

首先在 Google Chrome 瀏覽器安裝其套件:「 Digify for Gmail 」。




接著打開 Gmail 網頁,新增郵件,在下方功能列就可以看到「 Digify for Gmail 」的插入附加檔案按鈕,點擊這個按鈕插入郵件附件。

這時候附件會上傳到「 Digify 」空間(免費版有 1GB ),然後可以選擇:

  • 是否追蹤誰開啟了檔案?
  • 是否允許以後收回檔案?
  • 是否設定自動銷毀期限?可設定 10 分鐘、1天或幾週




對方收到郵件後,會在「 Digify for Gmail 」的線上閱讀器打開我們傳送的文件。




然後在我這一端,可以從 Gmail 的「 Digify for Gmail 」功能表中,看到每一個寄出的檔案有誰打開來看過?也可以透過按鈕來「收回」寄出的附加檔案。




一旦附加檔案過期,或是被收回,對方打開附加檔案時就會顯示下面這樣的禁止瀏覽畫面。





方法二: Gmail 插入 Google 雲端硬碟檔案的妙用


利用上述「 Digify for Gmail 」的方法很酷,也能有一些額外的妙用,例如到期後自動銷毀。

但是我覺得單純使用 Gmail 與內建的插入 Google Drive 雲端硬碟檔案的方式,其實也能做到「回收附件」、「禁止瀏覽附件」的功能,甚至多了一個事後我這邊更新附加檔案內容,對方還能「同步看到更新版」的好處!

只要在 Gmail 新增郵件時,選擇插入 Google 雲端硬碟的檔案。




要寄出郵件時, Gmail 會詢問你如何設定這個附加檔案的權限?例如設定成「只限這封郵件裡的收件人可以查看檔案」。

你甚至可以搭配下面這個功能,禁止對方下載、複製或列印:「Google Drive 讓你共享檔案同時禁止對方下載複製列印」。




這樣一來,以後我隨時回到 Google 雲端硬碟去更新這個檔案的內容,收信的人就會從郵件裡的附檔連結看到最新更新,我不一定要為了修正附件而重寄郵件。

更進一步的,我可以隨時在 Google 雲端硬碟裡的這個檔案重新設定[共用權限],例如取消對方的瀏覽權限,這樣對方在郵件裡也就無法再打開這個檔案了。

利用內建功能,也能做到「夠用的」郵件附件自動回收、同步更新喔!

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6 則留言 :

  1. 那个水印功能很酷啊,还有可以限制下载和打印,很适合我这种控制狂。而且现在还有超级多客户不喜欢用云端,每次要求用邮件发。。。

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  2. 那个水印功能很酷啊,还有可以限制下载和打印,很适合我这种控制狂。而且现在还有超级多客户不喜欢用云端,每次要求用邮件发。。。

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  3. 不好意思請問,在未安裝之前,已經寄出去的gmail或是附件就沒有其他方法自動銷毀、回收嗎?謝謝

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