在數位時代裡，每天你應該練習清空的 5 件事

網路如此便利、社群如此發達，在數位化如此高度發展的今日，最讓大家感到煩惱的問題是什麼？堆積如山的信件？處理不完的任務？爆炸般湧現的資訊？有些問題是自古以來皆如是，有些問題則確實是數位時代所帶來的副作用。怎麼感覺高科技沒有帶給我們便利，反而帶來更多麻煩？

我想這樣的情景，可能是很多人在面對數位工具時最常煩惱的疑惑，數位工具真的能夠帶來效率嗎？

當然可以，只要你常看電腦玩物（:p）。

或者，只要你學會下面五個基本的「清空」動作，這五個基本動作幫你「清空數位時代的雜質」，就好像每天早晨的深呼吸，每天傍晚的慢跑，拋棄一些負擔，帶來煥然一新的數位活力。

 

 

1.清空排程

「Remember the Milk」、「Google工作表」或是各式各樣的待辦事項工具多如過江之鯽，問題是To-Do List愈排愈長，延遲事情愈來愈多，最後索性只好放棄這份「理想化」清單？工具再好也無法幫人完成事情，這時候該怎麼辦？

我無法在這樣一個簡短的段落去解答GTD的各種問題，這裡面牽涉到制定計畫、排定事項中的很多哲學與方法。

不過我覺得有一件簡單的事情首先應該練習去做，而且做起來很簡單，但是做了會有正面的效果，那就是：「清空你的逾期清單」。

以「Remember the milk」為例，每天，我都會清空我的「逾期」清單，把已經逾期的工作排入未來的日程。

這是製造明天會更好的假象嗎？即使如此，我覺得對你的工作也會有正面助益，因為逾期清單一大串時是更加可怕的壓力，而且這表示你根本不知道什麼時候可以完成任務。

但是如果你能放心的去「清空逾期清單」，那麼首先你勇敢的面對了自己的拖延、挫折，你知道自己完成不了，並且你繼續掌控那這些事情要改到什麼時間完成，重新再來，沒有什麼丟臉的。

有時候最傻的是，逾期了，你卻假裝會出現什麼奇蹟來完成他們。

 

 

2.清空新聞

網路上有太多接收新聞的工具、管道，每天的資訊量無比的大，然而，資訊量大不是問題，最大的問題是，你居然還想全部看完它們？

要不你就應該利用一些很棒的過濾工具，例如「Zite」；或是你應該善用手動管理的最強新聞訂閱服務：「Google Reader」。

但是你一定要有一個認知：「不要把Google Reader看完」。

其實問題和清空逾期排程一樣，很多使用Google Reader的朋友，似乎認為自己有義務把訂閱的內容都看完？如果今天沒辦法、沒時間看完，就會把剩下的累積到下次再看。

當你開始上述這個動作，那麼，你就永遠看不完Google Reader。

重點永遠是，你看了多少，吸收了多少，這就夠了。至於損失多少沒看，那一點都不重要，因為你所不知道的損失永遠比你所知道的損失要大得多！

沒什麼好留戀的，我每天固定時間花在Google Reader上，看多少、算多少，時間到了，我就要去做更重要的事情了，這時候一個按鍵，一定「清空所有未讀的新聞」。

 

 

3.清空信箱

這是前兩天才聊過的話題（參考：每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法），每天下班前我一定做一件事情，那就是清空我的Gmail收件匣。

不是刪除所有還沒看的郵件，而是快速把重點郵件瀏覽過，給它們需要的回覆或等待處理排程，然後讓收件匣是空著的。

空著的收件匣，讓明天可以繼續接收重要的郵件（當然，我這裡說的是Gmail真的幫你過濾出來的重點郵件），讓接下來的重要待辦事項更清楚，也讓你不會害怕打開收件匣時可能看到的東西：永遠堆積如山的信件。

 

 

4.清空桌面

這裡說的桌面，當然不是實體的桌面，而是電腦螢幕上那個作業系統桌面。

每天的工作中，我可能把一些臨時使用的檔案、文件丟在桌面上，所以我會在一天的結尾做一個「清空桌面」的動作。

有些還需等待處理確認的檔案可能利用「Fences」在桌面上暫時歸類，給它們一個處理進度的排程。

但是，大多數的檔案我都會歸檔到「Dropbox」，盡量讓全部工作需要的檔案都集中在Dropbox裡管理，方便隨時同步到其他電腦、其他手機上，

 

 

5.清空腦袋

這裡說的腦袋，當然是指真正在你脖子上的那顆腦袋。

資訊愈多、任務愈多，腦袋裡就要承擔愈多的內容，這是數位時代不可避免的問題，但其實這些知識與內容你都可以「移出自己的腦袋」。

當然，就是利用我常常推薦的「Evernote」，在之前寫過的「善用 Evernote 數位筆記術 的10個必備觀念」一文中，我推薦大家要把所有內容存入Evernote，也就是要你：

每天把內容從腦袋移到Evernote中。

其實，前面提到的待辦事項清單、行事曆，或是Evernote，這些數位工具的用途就是幫助我們「清空腦袋」。

把你需要記住的，把你靈機一動的，把臨時獲取的，各式各樣的資訊都儲存到某個適合的數位工具裡，清空自己的腦袋。

起碼讓你自己在睡覺前覺得腦袋是可以放空的，你不可以忘記的東西都已經儲存在不會把你忘記的工具裡，這才是最終極的清空。