Speckle 簡易的專案管理工具,計畫每項工作任務的完成進度表

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我不是一個專案管理教師,所以或許沒辦法討論精巧細微的專案計畫哲學,但每個人生活、工作中多少都需要為同時進行的事務做一些規劃、記錄,掌控每項任務的目前進度與完成時間,最後才能準確的完成一件計畫。日常簡易的生活、工作如果也用上商務級專案管理軟體或許有點小題大作,那麼,不如來試試看這個簡單、免費的線上專案管理服務:「Speckle」。

例如我和朋友去旅行,旅行就是這次的「專案」;然後在專案中我有幾張「工作清單」必須處理,像是約哪些朋友、訂哪些旅館、預約哪些餐廳、買哪些門票等等;而在每張工作清單中又會有必須逐項確認完成的「任務」,例如在訂房清單中,我必須逐一確認A、B、C三個地點的旅館;最後,單獨訂房任務中都還有確認有無房間、是否符合需求、是否已經預約、是否付好訂金等「進度」

在這樣一個生活事件中,或許大家還要分工合作,而一旦分工合作就必須「協同」統合大家的進度,要不然到時候漏了什麼都是很麻煩的事情。

Speckle在面對上述生活、工作上必須同時關注各種瑣事以完成一個主要計畫的過程中,就能幫我們做好清楚明白的進度控管,甚至也提供了讓大家合作管理同一個專案計畫的功能。

 

 

  • 01.註冊免費帳戶,或者先試玩看看:

下面我們就以上述的旅行計畫為例,示範看看Speckle如何解決我們的專案管理需求。

使用Speckle之前需要註冊一個免費帳戶(Sign up for free)。

不過也可以先使用「Create a dummy account」連結來「試玩」看看,體驗一下Speckle到底符不符合你的需求,然後才決定是否註冊。。

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  • 02.建立新專案:

進入Speckle後,可以點擊左方的「+New Project」新增一個專案,例如在這個範例中就把專案計畫的標題(Title)訂為「旅行計畫」。

接著我們可以在「Invitation emails」中分行輸入其他人的email,邀請他們一起來管理這個專案計畫。當然,他們也必須都註冊Speckle帳戶才行。

而最下方可以看到一個「Project stages」,這邊可以讓你自訂這個專案中「進度流程」的階段名稱,例如「開始,完成,檢查,備案」,你完全可以輸入任何你想要的文字,只要中間用「,」隔開即可。

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  • 03.建立新工作清單:

新增好一個專案後,接著就要建立這個專案底下的工作清單,在〔New List〕輸入框填上你想要的工作清單名稱,然後按下確認即可。

在我們的旅行專案例子中,就可以用這個方法快速建立約哪些朋友、訂哪些旅館、預約哪些餐廳、買哪些門票等等工作清單。

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  • 04.建立新任務:

建立好工作清單後,接著就要安排工作清單底下有哪些要完成的任務。在工作清單下方的輸入欄填上任務名稱,點擊〔Add〕便能新增。

例如在訂哪些旅館的工作清單下,就可以新增台中旅館、高雄旅館、花蓮旅館等獨立的訂房任務。

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  • 05.根據不同流程編輯不同進度階段名稱:

前面在步驟2中,我們有先幫整個專案建立一個概括的進度流程,但是這樣的階段項目可能在每一個特殊工作清單中又會有調整,不一定都只能是開始、完成、檢查、備案那麼簡單。

而這邊就是Speckle最有特色之處,因為它可以讓我們依據每個工作清單,編輯專屬的「階段性進度」。

只要點擊工作清單後方的「Edit」,就能進入單一清單的進階設定。

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  • 06.自訂任務完成流程的進度控管表:

進入List(工作清單)編輯畫面,在「List Stages」欄位,就可以輸入我們需要的階段項目。

以訂房工作清單來看,裡面的任務需要的進度控管包含了「房間,需求,預約,訂金」,我們只要這樣依序輸入,並點擊右下方的〔Save List〕確認即可。

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  • 07.逐項確認每個任務的完成度:

好啦!現在我們把專案、工作清單、任務、進度表都建立好了,接著就是實際執行專案,並且依據完成度做好進度確認即可。

例如訂房任務中,透過勾選,我們就可以看到每個任務目前的完成進度,有的可能已經付好訂金完成所有程序,有的可能還沒預約,一目瞭然,也讓我們可以明確知道哪些工作需要趕快完成。

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  • 08.總覽多個專案的完成進度:

假設實際開始使用Speckle,不免會同時建立多個專案,而從「All projects」的總覽畫面中,我們還可以看到每個專案目前的完成進度如何。

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  • 小結:

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「Speckle」是一個免費、精簡、快速、順手的線上專案管理服務,它或許沒有很專業或進階的功能,但正好讓一般用戶不會太難上手,可以用很輕鬆簡單的方式快速建立自己日常生活、工作中的管理清單。

例如在Speckle中,我們都可以按住每個項目後拖曳,來改變任何項目的排序,整體操作上非常的便利。

而建立一些簡單管理清單的好處,就是幫我們記住瑣碎的事情,加上Speckle又比「Remember the milk」這類服務多出了「進度控管」的功能,讓我們可以自訂流程,在這一點上多了一些可以利用的彈性,值得有需要的朋友試用看看。

留言

  1. 如今各类新式的 GTD Tool 遍地开花

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  2. 再推荐一个workflowy并期待相关文章

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  3. 呵呵,這個剛好我也有在試用中

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  4. 剛好想到朋友剛介紹給我的,正開始摸索。
    http://www.actionmethod.com/
    http://www.6wunderkinder.com/
    如果有興趣的話,也很期待您的相關感想文。

    :)

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  5. 不如寫一版比較GTD的blog
    實在不知怎選

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  6. 其實我有打算寫

    不過因為我心目中值得放進來比較的名單,
    目前還有兩三個獨立服務沒先寫過單篇專文XD

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  7. 版主~有空的話~
    可以介紹這個計畫管理的Tool嗎?
    完全雲端~而且可以協同多個Member共同開發~
    個人感覺相當不錯~

    https://trello.com/

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  8. 那smartsheet 和 gantter這二個google chrom線上應用程式呢??

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