如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中？我的心得分享

在很久很久以前，當各類郵件都還是漫無秩序的雜處在一片汪洋大海中時，Gmail的「優先收件匣」功能開天闢地，開始幫這片混沌世界劃分出了天、劃分出了地，區別出了飛禽與走獸，並且讓整個世界形成一個互補連結的生物鏈，於是人坐享其成的進入這塊天地。

嗯，這個神話故事的開端大概是去年（2010年）的8月！（不要打我）

我還記得在此之前，即使我已經很勤快的常常設立郵件過濾規則，建立了很多郵件篩選標籤（分類資料夾），但每次看到收件匣郵件全部混在一起的時候，真的是非常頭大，不僅容易分心而降低效率，更容易因此常常錯失重要的郵件。

而「優先收件匣」的出現，搭配原本的「篩選標籤過濾」，就能有效解決郵件雜亂問題。

 

 

所以繼昨天分享「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享」後，今天我想來討論如何讓重要郵件「總是被你看到」？

 

上圖中傳統的「收件匣」即使有建立過濾規格，但郵件全部混在一起的現象並沒有因此改善。

而本文開頭展示的「優先收件匣」模式，則可以分層顯示你的未讀重要郵件、專屬分類郵件、打星號郵件與一般郵件，井然有序。而最關鍵的就是「未讀的重要郵件」欄位，於是乎對你來說的重要信件不會再和其它一般郵件送做堆，而會有一個自己獨一無二、非常顯眼、不讓你漏看漏接的專屬位置。

所以，如何讓你的重要郵件總是被你自己看到？打開「優先收件匣」功能就好？錯！這時候你一定會罵我說：根本沒有效果啊？

 

 

• 01.如何讓Gmail更懂得自動辨別對你重要的郵件？

是的，只是打開「優先收件匣」功能的話，一定沒有效果。

事實上，任何「優秀的過濾」都不可能是天上掉下來的，為什麼呢？因為沒有人知道你喜歡什麼？需要什麼？討厭什麼？所以任何服務可以提供好的過濾的前提，就是用戶先提供了足夠分析的行動。

在Gmail的「優先收件匣」中，我們也必須透過常常行動來讓優先收件匣有效果，也就是常常告訴Gmail哪些是重要郵件！

我自己的做法是，我先不打開郵件，而是先從信件清單瀏覽一遍郵件寄件者與標題，如果有重要的郵件，那麼我就先在該項目左方打勾（打勾而已喔！沒有打開郵件），最後一起把所有打勾的郵件透過上方按鈕〔標示為重要〕。

如此一來這些郵件就會被歸入「優先收件匣」的「未讀的重要郵件」分類中（詳細操作可以參考：Gmail信箱讀重點！ Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件）。

 

 

• 02.你的貼心動作，就會讓Gmail也更加貼心

為什麼我要這樣整批的標示郵件為重要呢？其實是有兩個好處的。

第一：

我在前一篇Gmail Tasks文章中提到，先收集、後處理，是對付大量資訊時一個有效率的方法，所以先瀏覽郵件標題，然後快速把重要、不重要郵件做出區隔，這就能達到後續集中處理重要郵件的效率。

第二：

Gmail「優先收件匣」的辨識指標除了你自己把郵件標為重要或不重要外，還包含了你有沒有打開這封郵件？還是直接略過刪除？

所以，不要隨便打開郵件，我一定是先過濾出重要郵件後，其他不需看的郵件就「不打開」，直接刪除，這樣一來，久而久之「優先收件匣」對我喜歡的郵件就判斷得更準確。

 

 

• 03.有時候也要自己來，手動的篩選器仍然很有用

當然，要讓重要郵件從信件的混沌之海中浮出，單單只靠「優先收件匣」也確實是不足的。

我們也要搭配使用Gmail的手動篩選過濾功能，篩選的目的有二：

• 一、篩選出有特定需求的重要郵件。
• 二、篩選出不需要的定期通訊郵件。

例如工作需要的郵件，我就會建立篩選規則，將這些郵件全部歸類到「work」資料夾。但是一些網路商店的定期廣告郵件，我也會建立過濾規則，全部歸類到「other」資料夾。

並且，那些根本不太需要看的固定郵件，我們都可以在建立篩選規則時，勾選「略過收件匣」，也就是讓這些用不到的郵件不會出現在你的基本信箱中，眼不見為淨，更重要的是讓你的信件清單更簡潔（詳細操作可以參考：在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率）。

 

 

• 04.任重而道遠，篩選郵件的事業也沒有結束的一天

我會建立很多不同類型的標籤資料夾存放不重要郵件，但是我只會建立一個標籤資料夾來存放重要的郵件，這個標籤資料夾就是「Work」（可參考：如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器，並加上顏色標籤？）。

因為我覺得愈重要的工作，愈要集中且精簡，所以所有工作相關或是重要人物寄發的郵件，我都一律存進單一的「Work」分類，以便統一瀏覽和管理（至於在這個分類中如何去安排不同工作項目的郵件，可以參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享）。

但是這裡還有一個非常重要的觀念，就是建立篩選、分類的過程也一定是要持續累積的，不可能一下子就建立好非常完美的過濾規則，事實上因為一直會有新郵件出現，所以我們一定是一直在建立新的篩選規則的。

例如我自己每天起碼都會建立一個以上的新篩選規則。不過也只有這樣，我的規則才能一直保持滿足我的狀態。

而我知道如果我沒有開始做、沒有持續做，那麼郵件不僅永遠不會有規律，而且會愈來愈可怕。

 

 

• 05.自動、手動兩相好，互補搭配最能有效過濾重要郵件

接著在「優先收件匣」的頁面，Gmail允許我們同時擺上「四種分層郵件清單」，我們可以自己決定優件收件匣中的「四層分類」要擺上哪些不同清單？（詳細操作參考：Gmail信箱讀重點！ Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件）

通常第一層我建議就是擺上預設的「未讀的重要郵件」清單。讓Gmail「自動」幫我們把很重要的郵件從信件堆出提取出來，以免我們漏接了。

然後第二層我就會擺上「Work」這個自己「手動」建立的最重要篩選分類。

如此一來，有Gmail依據我們平常讀信行為「自動」幫我們篩選的重要郵件，也有我們自己依據特定對象、標題「手動」篩選的重要郵件，還會有重要郵件逃得出我們手掌心嗎？

 

 

• 小結：

呈上面的問題，其實，還真的仍然會有重要郵件逃出我們的手掌心！！

但就像我這篇文章裡一直強調的，郵件過濾不是從天而降，也不是做完就好的動作，而是必須持續一直進行，一直保持著過濾優化的心態。

只要常常利用優先收件匣、篩選分類功能，那麼我相信要從信件大海裡快速看到重要郵件，絕非難事。