如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中?我的心得分享

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在很久很久以前,當各類郵件都還是漫無秩序的雜處在一片汪洋大海中時,Gmail的「優先收件匣」功能開天闢地,開始幫這片混沌世界劃分出了天、劃分出了地,區別出了飛禽與走獸,並且讓整個世界形成一個互補連結的生物鏈,於是人坐享其成的進入這塊天地。

嗯,這個神話故事的開端大概是去年(2010年)的8月!(不要打我)

我還記得在此之前,即使我已經很勤快的常常設立郵件過濾規則,建立了很多郵件篩選標籤(分類資料夾),但每次看到收件匣郵件全部混在一起的時候,真的是非常頭大,不僅容易分心而降低效率,更容易因此常常錯失重要的郵件。

而「優先收件匣」的出現,搭配原本的「篩選標籤過濾」,就能有效解決郵件雜亂問題。

 

 

所以繼昨天分享「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享」後,今天我想來討論如何讓重要郵件「總是被你看到」?

 

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上圖中傳統的「收件匣」即使有建立過濾規格,但郵件全部混在一起的現象並沒有因此改善。

而本文開頭展示的「優先收件匣」模式,則可以分層顯示你的未讀重要郵件、專屬分類郵件、打星號郵件與一般郵件,井然有序。而最關鍵的就是「未讀的重要郵件」欄位,於是乎對你來說的重要信件不會再和其它一般郵件送做堆,而會有一個自己獨一無二、非常顯眼、不讓你漏看漏接的專屬位置。

所以,如何讓你的重要郵件總是被你自己看到?打開「優先收件匣」功能就好?錯!這時候你一定會罵我說:根本沒有效果啊?

 

 

  • 01.如何讓Gmail更懂得自動辨別對你重要的郵件?

是的,只是打開「優先收件匣」功能的話,一定沒有效果。

事實上,任何「優秀的過濾」都不可能是天上掉下來的,為什麼呢?因為沒有人知道你喜歡什麼?需要什麼?討厭什麼?所以任何服務可以提供好的過濾的前提,就是用戶先提供了足夠分析的行動。

在Gmail的「優先收件匣」中,我們也必須透過常常行動來讓優先收件匣有效果,也就是常常告訴Gmail哪些是重要郵件!

我自己的做法是,我先不打開郵件,而是先從信件清單瀏覽一遍郵件寄件者與標題,如果有重要的郵件,那麼我就先在該項目左方打勾(打勾而已喔!沒有打開郵件),最後一起把所有打勾的郵件透過上方按鈕〔標示為重要〕。

如此一來這些郵件就會被歸入「優先收件匣」的「未讀的重要郵件」分類中(詳細操作可以參考:Gmail信箱讀重點! Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件)。

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  • 02.你的貼心動作,就會讓Gmail也更加貼心

為什麼我要這樣整批的標示郵件為重要呢?其實是有兩個好處的。

第一:

我在前一篇Gmail Tasks文章中提到,先收集、後處理,是對付大量資訊時一個有效率的方法,所以先瀏覽郵件標題,然後快速把重要、不重要郵件做出區隔,這就能達到後續集中處理重要郵件的效率。

第二:

Gmail「優先收件匣」的辨識指標除了你自己把郵件標為重要或不重要外,還包含了你有沒有打開這封郵件?還是直接略過刪除?

所以,不要隨便打開郵件,我一定是先過濾出重要郵件後,其他不需看的郵件就「不打開」,直接刪除,這樣一來,久而久之「優先收件匣」對我喜歡的郵件就判斷得更準確。

 

 

  • 03.有時候也要自己來,手動的篩選器仍然很有用

當然,要讓重要郵件從信件的混沌之海中浮出,單單只靠「優先收件匣」也確實是不足的。

我們也要搭配使用Gmail的手動篩選過濾功能,篩選的目的有二:

  • 一、篩選出有特定需求的重要郵件。
  • 二、篩選出不需要的定期通訊郵件。

例如工作需要的郵件,我就會建立篩選規則,將這些郵件全部歸類到「work」資料夾。但是一些網路商店的定期廣告郵件,我也會建立過濾規則,全部歸類到「other」資料夾。

並且,那些根本不太需要看的固定郵件,我們都可以在建立篩選規則時,勾選「略過收件匣」,也就是讓這些用不到的郵件不會出現在你的基本信箱中,眼不見為淨,更重要的是讓你的信件清單更簡潔(詳細操作可以參考:在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件,讓收件匣工作更有效率)。

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  • 04.任重而道遠,篩選郵件的事業也沒有結束的一天

我會建立很多不同類型的標籤資料夾存放不重要郵件,但是我只會建立一個標籤資料夾來存放重要的郵件,這個標籤資料夾就是「Work」(可參考:如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?)。

因為我覺得愈重要的工作,愈要集中且精簡,所以所有工作相關或是重要人物寄發的郵件,我都一律存進單一的「Work」分類,以便統一瀏覽和管理(至於在這個分類中如何去安排不同工作項目的郵件,可以參考:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享)。

但是這裡還有一個非常重要的觀念,就是建立篩選、分類的過程也一定是要持續累積的,不可能一下子就建立好非常完美的過濾規則,事實上因為一直會有新郵件出現,所以我們一定是一直在建立新的篩選規則的。

例如我自己每天起碼都會建立一個以上的新篩選規則。不過也只有這樣,我的規則才能一直保持滿足我的狀態。

而我知道如果我沒有開始做、沒有持續做,那麼郵件不僅永遠不會有規律,而且會愈來愈可怕。

 

 

  • 05.自動、手動兩相好,互補搭配最能有效過濾重要郵件

接著在「優先收件匣」的頁面,Gmail允許我們同時擺上「四種分層郵件清單」,我們可以自己決定優件收件匣中的「四層分類」要擺上哪些不同清單?(詳細操作參考:Gmail信箱讀重點! Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件

通常第一層我建議就是擺上預設的「未讀的重要郵件」清單。讓Gmail「自動」幫我們把很重要的郵件從信件堆出提取出來,以免我們漏接了。

然後第二層我就會擺上「Work」這個自己「手動」建立的最重要篩選分類。

如此一來,有Gmail依據我們平常讀信行為「自動」幫我們篩選的重要郵件,也有我們自己依據特定對象、標題「手動」篩選的重要郵件,還會有重要郵件逃得出我們手掌心嗎?

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  • 小結:

呈上面的問題,其實,還真的仍然會有重要郵件逃出我們的手掌心!!

但就像我這篇文章裡一直強調的,郵件過濾不是從天而降,也不是做完就好的動作,而是必須持續一直進行,一直保持著過濾優化的心態。

只要常常利用優先收件匣、篩選分類功能,那麼我相信要從信件大海裡快速看到重要郵件,絕非難事。

留言

  1. 學下來了,真是不錯的好技巧,一些分類廣告跟電子報可以用這樣的方式進行整理了

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  2. 所以「新」來源的郵件會被分到「不重要」嗎?

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  3. 不太一定

    第一次寄到的通常會(也不是說分到不重要,而是分在一般郵件)

    但我也有遇過第一次寄來就出現在「未讀的重要郵件」中的,因為對方只寄給我一個人(然後可能還有其他考慮因素,優先收件匣其實一直有在做智能化改進)

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  4. 這篇文章好實用!!

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  5. Gmail雖然有滿多分類的概念
    不過歸類都不太清楚
    例如 特定對象,我弄了老半天就是搞不懂怎麼優先信件
    有一天我發現我 老師的信在信件海中沒被我看到
    差點讓我氣炸了

    回覆刪除

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