Speckle 簡易的專案管理工具，計畫每項工作任務的完成進度表

我不是一個專案管理教師，所以或許沒辦法討論精巧細微的專案計畫哲學，但每個人生活、工作中多少都需要為同時進行的事務做一些規劃、記錄，掌控每項任務的目前進度與完成時間，最後才能準確的完成一件計畫。日常簡易的生活、工作如果也用上商務級專案管理軟體或許有點小題大作，那麼，不如來試試看這個簡單、免費的線上專案管理服務：「Speckle」。

例如我和朋友去旅行，旅行就是這次的「專案」；然後在專案中我有幾張「工作清單」必須處理，像是約哪些朋友、訂哪些旅館、預約哪些餐廳、買哪些門票等等；而在每張工作清單中又會有必須逐項確認完成的「任務」，例如在訂房清單中，我必須逐一確認A、B、C三個地點的旅館；最後，單獨訂房任務中都還有確認有無房間、是否符合需求、是否已經預約、是否付好訂金等「進度」。

在這樣一個生活事件中，或許大家還要分工合作，而一旦分工合作就必須「協同」統合大家的進度，要不然到時候漏了什麼都是很麻煩的事情。

Speckle在面對上述生活、工作上必須同時關注各種瑣事以完成一個主要計畫的過程中，就能幫我們做好清楚明白的進度控管，甚至也提供了讓大家合作管理同一個專案計畫的功能。

• Speckle：http://speckleapp.com/

 

 

• 01.註冊免費帳戶，或者先試玩看看：

下面我們就以上述的旅行計畫為例，示範看看Speckle如何解決我們的專案管理需求。

使用Speckle之前需要註冊一個免費帳戶（Sign up for free）。

不過也可以先使用「Create a dummy account」連結來「試玩」看看，體驗一下Speckle到底符不符合你的需求，然後才決定是否註冊。。

 

 

• 02.建立新專案：

進入Speckle後，可以點擊左方的「＋New Project」新增一個專案，例如在這個範例中就把專案計畫的標題（Title）訂為「旅行計畫」。

接著我們可以在「Invitation emails」中分行輸入其他人的email，邀請他們一起來管理這個專案計畫。當然，他們也必須都註冊Speckle帳戶才行。

而最下方可以看到一個「Project stages」，這邊可以讓你自訂這個專案中「進度流程」的階段名稱，例如「開始,完成,檢查,備案」，你完全可以輸入任何你想要的文字，只要中間用「,」隔開即可。

 

 

• 03.建立新工作清單：

新增好一個專案後，接著就要建立這個專案底下的工作清單，在〔New List〕輸入框填上你想要的工作清單名稱，然後按下確認即可。

在我們的旅行專案例子中，就可以用這個方法快速建立約哪些朋友、訂哪些旅館、預約哪些餐廳、買哪些門票等等工作清單。

 

 

• 04.建立新任務：

建立好工作清單後，接著就要安排工作清單底下有哪些要完成的任務。在工作清單下方的輸入欄填上任務名稱，點擊〔Add〕便能新增。

例如在訂哪些旅館的工作清單下，就可以新增台中旅館、高雄旅館、花蓮旅館等獨立的訂房任務。

 

 

• 05.根據不同流程編輯不同進度階段名稱：

前面在步驟2中，我們有先幫整個專案建立一個概括的進度流程，但是這樣的階段項目可能在每一個特殊工作清單中又會有調整，不一定都只能是開始、完成、檢查、備案那麼簡單。

而這邊就是Speckle最有特色之處，因為它可以讓我們依據每個工作清單，編輯專屬的「階段性進度」。

只要點擊工作清單後方的「Edit」，就能進入單一清單的進階設定。

 

 

• 06.自訂任務完成流程的進度控管表：

進入List（工作清單）編輯畫面，在「List Stages」欄位，就可以輸入我們需要的階段項目。

以訂房工作清單來看，裡面的任務需要的進度控管包含了「房間,需求,預約,訂金」，我們只要這樣依序輸入，並點擊右下方的〔Save List〕確認即可。

 

 

• 07.逐項確認每個任務的完成度：

好啦！現在我們把專案、工作清單、任務、進度表都建立好了，接著就是實際執行專案，並且依據完成度做好進度確認即可。

例如訂房任務中，透過勾選，我們就可以看到每個任務目前的完成進度，有的可能已經付好訂金完成所有程序，有的可能還沒預約，一目瞭然，也讓我們可以明確知道哪些工作需要趕快完成。

 

 

• 08.總覽多個專案的完成進度：

假設實際開始使用Speckle，不免會同時建立多個專案，而從「All projects」的總覽畫面中，我們還可以看到每個專案目前的完成進度如何。

 

 

• 小結：

「Speckle」是一個免費、精簡、快速、順手的線上專案管理服務，它或許沒有很專業或進階的功能，但正好讓一般用戶不會太難上手，可以用很輕鬆簡單的方式快速建立自己日常生活、工作中的管理清單。

例如在Speckle中，我們都可以按住每個項目後拖曳，來改變任何項目的排序，整體操作上非常的便利。

而建立一些簡單管理清單的好處，就是幫我們記住瑣碎的事情，加上Speckle又比「Remember the milk」這類服務多出了「進度控管」的功能，讓我們可以自訂流程，在這一點上多了一些可以利用的彈性，值得有需要的朋友試用看看。