2012年5月9日 星期三

最佳檔案總管換 Evernote 做做看?專案檔案行動化整理法

evernote ecplorer-01

上個禮拜,有朋友問我可不可以說說檔案管理的方法,或者有沒有什麼新的檔案整理工具。我想了一想,最後跟他說:「何不試試看用Evernote來管理你的檔案?用Everntoe當你某些工作上的檔案總管?」

當然,我不是說要你把硬碟中所有的檔案全部丟到Evernote中整理,所謂「一般的檔案整理」當然還是透過Q-Dir做瀏覽,用DropboxGoogle Drive做同步與備份最方便。

我這裡要說的其實是:「專案型的檔案管理」,你有一個目的,有一個任務,在執行這項工作的過程中你需要某些檔案,這時,你可以試試看利用Evernote建立屬於這項專案的控管筆記,並且,用這則筆記來儲存、管理你的檔案!

 

 

今天寫這篇心得,一方面當然有試試看Evernote突破性用法的實驗味道,但另外一方面,這個方法是真的可行且實用的,我自己就這麼做。

首先,不是要把所有檔案丟入Evernote,而是把「目前需要的」、「接下來重要的」檔案存到Evernote中,並且最好是同個專案的檔案儲存在同一則筆記裡,用Evernote來管理,從Evernote開啟編輯,並且儲存回Evernote中同步。

在Evernote筆記中可以插入任何格式的檔案,你從Evernote裡打開這個檔案瀏覽或編輯,新的檔案內容一樣會同步到Evernote雲端中,就跟Dropbox一樣。

確立了可以編輯檔案、可以同步檔案新內容後,接著,我要回答的問題就是,那把Evernote當做檔案總管、當做Dropbox有什麼好處?

 

 

我覺得優點有下面這些:

  • 1.你可以隨時幫檔案做文字註解,因為你現在正在一則筆記中,所以你隨時可以在插入的檔案旁邊加上重要的相關參考文字。
  • 2.你可以建立檔案的「待辦清單」,用筆記的形式規劃檔案處理流程,插入的檔案可以隨時改變位置,可以建立Check標記。
  • 3.你可以隨時從任何裝置呼叫檔案編輯,新增與修改的內容也會同步到每個裝置的Everntoe筆記中。
  • 4.把工作筆記與所需檔案統一會讓你更有效率,執行專案時建立中樞控管筆記,讓其同時包含了你的企劃、重點討論、待辦事項,還有需要的重要檔案,一則筆記就能掌控所有工作,效率也最大化。

 

 

你在視窗的檔案總管裡,看到的也就只是一個一個資料夾與檔案,雖然你可以利用資料夾層級規劃出很有邏輯的檔案架構,但整理起來很有條理,「用起來」卻比較缺乏「彈性」,也缺乏「行動力」。

evernote explorer-03

 

而使用Evernote管理專案型檔案,最大的好處就是有彈性,也有行動力。

如果把「重要的檔案」、「現在需要的檔案」放入Evernote的筆記中控管,那麼你反而可以從統一的筆記裡,知道自己必須執行哪些檔案?可以參考哪些檔案?

這些都只是需要你在Evernote筆記裡做上一些簡單註解,就能一目了然,還能隨時調整,並且在你的手機、電腦、雲端同步。

evernote ecplorer-01

 

另外,Evernote筆記也很適合用來「封存你的重要檔案」。

當我完成一件專案工作後,依據「Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜」一文裡分享的「行動分類法」,這時候我也要把自己執行這項專案時使用的筆記封存。

於是,我會順便把專案完成後,那些值得備份下來、以後可能會參考的檔案,也「夾帶」到這則Evernote封存筆記裡。以後如果需要回顧之前的工作記錄,我就只要看這則筆記就好,統一又方便。

evernote explorer-02

 

如果你要把筆記內的檔案「取出來」也非常簡單,除了直接在個別檔案上按右鍵選擇【另存新檔】外,也可以直接在該則筆記上按右鍵,選擇【儲存附件】,就能一次匯出所有檔案。

你也可以在「工作進行中」利用Evernote管理專案需要的檔案,而工作結束後,再一次匯出所有檔案做存檔備份。

evernote explorer-04

 

有的朋友可能會覺得免費版Evernote每個月可上傳的流量有限,只有60MB,這樣拿來做檔案管理夠嗎?

除了使用專業版外,我覺得免費版用戶也是可以試試看這個作法。

我建議「剪貼網頁」時,避免剪貼太多「無意義」的圖片,浪費你的流量,以後又用不到,只要在剪貼網頁上多省一點,那麼每個月60MB其實有更多值得好好利用的地方。

像是我之前講的「Evernote 拍照記憶法,用照片筆記收納人生瑣事的心得」,或是今天這篇分享的「檔案管理筆記」,這些有意思而且也很實用的技巧,才是你花掉每個月流量的好方法。

不知道你喜歡這作法嗎?或者你其實早就用Evernote管理你的重要檔案?都歡迎大家繼續留言分享你的心得。

27 則留言 :

  1. 似乎用Google Drive也能完成类似的任务

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  2. Google Drive應該做不到下面三點吧:
    1.你可以隨時幫檔案做文字註解
    2.你可以建立檔案的「待辦清單」
    4.把工作筆記與所需檔案統一會讓你更有效率

    可以仔細看看我附圖的內容XD

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  3. 的確,我一直都是這麼做的,例如上課筆記+講義拍照+作業的檔案等等

    再加上smartphone只要連上網路就可以搜尋,基本上等於隨身帶著自己的專案資料庫

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  4. 很棒的方法,感謝你的回饋分享~

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  5. 檔案如何同步,我沒找到操作步驟,所以都是沒有同步更新?

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  6. 你從evernote筆記裡,打開插入的檔案進行編輯,編輯完儲存檔案,那筆記裡插入的就是最新檔案案,自然也是同步到雲端羅

    不需任何設定

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  7. Adnroid的evernote APP似乎不能搜索笔记内的内容?我要在一篇很长的笔记中找到内容只能上下拖动,相当郁闷

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  8. 是,單則筆記內到時沒有直接搜尋跳轉到筆記內容位置的功能

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  9. @Brick: 也許可以善用搜尋功能:稍微記住自己在同則筆記每個地方用的關鍵字,利用搜尋切過去?我不確定 EverNote 有沒有這個功能,因為 (接下段第一行)

    @esor
    因為工作需要,我是用另一款著名的筆記軟體作整理。
    剛才想到,其實作筆記的功能,可以描述成 "怎樣把實體世界裡的某些東西 對應到 文本"
    說起來只有一句話,但實作這件事情,是有很多 Know How 的。也許網站的專案跟程式的專案,要記的東西就稍微不同吧。我是寫小程式的,經常隨性亂記一通,方法論不足掛齒^_^;

    有句話一定要說,您願意分享 Know How ,這是很寶貴的^_^

    小小題外話:我挺希望 EverNote 有 隨點隨打 以及 作大綱(包括把細節藏起來只留大要的能力) (還是已經有了?),這樣我就可以從那款著名的收費軟體切換過來了。軟體用久了,發現 流暢性 也是頗重要的因素。流暢性是指,軟體能不能輔助我 順暢地 把心裡思考的東西立刻寫下來。比如心血來潮想到一兩行字,能不能作到馬上開啟筆記軟體的便條紙功能 keyin 下來,也就是的循環;又比如計畫事情的時候,先想大綱一,聯想到細節一,細節二,又想到更細節三,然後想到大要二,想到大要三 .. 以上有點亂跳的思考,我用某著名筆記軟體居然可以一一順暢地記下,並在事後以隱藏/展示細節的方式demo給別人看,也給自己看,彷彿是嚴謹地思考過後的漂亮產物...。這樣,筆記軟體就真正發揮了「流利地輔助大腦作記憶/整理」的功能了!因此雖然某筆記軟體有點貴,我還是想買...雖然存不到錢...

    以上

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  10. 修正上篇留言

    比如心血來潮想到一兩行字,能不能作到馬上開啟筆記軟體的便條紙功能 keyin 下來,也就是的循環

    行尾改為:也就是 <開-寫-關-查> 的循環

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  11. 不好意思修正我上上篇文章的語病。我工作上的軟體是公司採購的。很想在自家也使用適當的筆記軟體,但我的電腦裡只裝適當授權軟體;目前是用一款也是免費的 outliner 軟體 (Leo) 勉強替代筆記軟體。此軟體有其名氣,值得一試^_^

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  12. Evernote當然可以隨時開啟筆記便條做記錄
    做大綱當然也可以,也有階層

    只是確實沒有你說的大綱收合功能^^

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  13. 如果有收合功能,就是真正的"玩"大綱,而不是光排出階層而已
    這種功能在某種程度上是可以代替心智圖來作速記的
    (心智圖有速記功效,可參考 wikipedia 中的 mindmap 條目)
    ^_^

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  14. 可以解釋你常提到的「中樞控管筆記」到底是什麼嗎?

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  15. 請問esor大大~
    我在pc上使用evernote有時候 似乎都會有無法儲存的問題~
    你會這樣嗎?按儲存了,但是要關掉的時候跟你講,關掉這個頁面會沒有儲存到,結果真的沒儲存@@
    --
    另外我加入專業會員的時候不小心按到增加上傳空間,我是用信用卡付費的,請問要從哪裡跟客服聯絡退費呢?或者直接改成使用兩個月也行(原本我想試用一個月的專業版= =)
    感謝您~

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  16. 我剛剛試了一下,電腦上建立新的記事,假如加上標籤的話,會沒辦法儲存,要先儲存好,再從編輯那邊,另外加入標籤就不會有這個問題了,另外Android手機端 不會有無法儲存的問題
    ---
    不知道有人跟我一樣在電腦端,建立新記事,加上標籤時會有無法儲存的問題嗎?

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  17. 話說Eevernote有限制一個筆記本所儲存的檔案大小合起來不能超過50MB, 不知大大有無遇到此問題, 若是一個筆記本所附加檔案超過50MB, 大大是如何來解決?

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  18. 那就只能換一則筆記來存^^ 但我一般存文件不會超過這個限制

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  19. 看過版主的書之後,我也是如此管控工作上的專案,利用自動匯入檔案功能,再加上控管筆記,可以清楚專案使用資料,事後要追蹤和討論都可以快速找出參考資料。

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  20. 你好,在我的Evernote的4.6.1.7860版中,我完全無法作到像你那樣的插入檔案的畫面,任何檔案我放進Evernote,整個畫面就完全是那檔案的預覽畫面,無法以"小圖示"的方式對該檔案作註解。 請問你是怎麼插入檔案並只顯示小圖示的? 謝謝

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    1. 要到設定中,取消勾選檔案預覽

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  21. 請問版主
    如果原檔案是2mb大
    我只做了枝節上些微的修修改改
    主要是順序做了大調動如第一段移到第三段等等
    現在檔案大小變成2.1mb
    但如果不詳細比對只粗略看可能會被以為是一個新檔案
    請問:當我更新(同步)這則筆記時
    Evernote對上傳流量的計算
    是以2mb or 2.1mb or新增的那0.1mb來計算呢?
    Thx

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  22. 所以,如果檔案常做修改,而每次皆以全檔大小而非其差異量做為對上傳流量的計算,則對月上傳流量只有60MB的使用者來說,可能並非很好的「檔案總管」工具了。

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  23. A2-Google重度使用者2013年5月3日 下午11:32

    善用GMAIL也不賴:
    1.GMAIL裡面有待辦清單(可以結合GOOGLE日曆)
    2.可以在Google Drive做文件資料夾的分配(建置G文件無上限)
    3.GMAIL裏頭的信件,可以夾帶Google Drive附件
    也可以結合待辦事項及日曆,沒有容量上的壓力,對照著日曆頗方便。
    4.GOOGLE日曆有很多夾帶提醒的功能,可以串聯信件、待辦事項、。
    5.GMAIL也可以做「剪貼網頁」,搜尋能力也不錯(可惜不辨識圖片文字)
    6.缺點是沒辦法手寫畫畫,在平板用起來也比較吃力。(各有好壞^^)

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