最佳檔案總管換 Evernote 做做看？專案檔案行動化整理法

上個禮拜，有朋友問我可不可以說說檔案管理的方法，或者有沒有什麼新的檔案整理工具。我想了一想，最後跟他說：「何不試試看用Evernote來管理你的檔案？用Everntoe當你某些工作上的檔案總管？」

當然，我不是說要你把硬碟中所有的檔案全部丟到Evernote中整理，所謂「一般的檔案整理」當然還是透過Q-Dir做瀏覽，用Dropbox或Google Drive做同步與備份最方便。

我這裡要說的其實是：「專案型的檔案管理」，你有一個目的，有一個任務，在執行這項工作的過程中你需要某些檔案，這時，你可以試試看利用Evernote建立屬於這項專案的控管筆記，並且，用這則筆記來儲存、管理你的檔案！

 

 

今天寫這篇心得，一方面當然有試試看Evernote突破性用法的實驗味道，但另外一方面，這個方法是真的可行且實用的，我自己就這麼做。

首先，不是要把所有檔案丟入Evernote，而是把「目前需要的」、「接下來重要的」檔案存到Evernote中，並且最好是同個專案的檔案儲存在同一則筆記裡，用Evernote來管理，從Evernote開啟編輯，並且儲存回Evernote中同步。

在Evernote筆記中可以插入任何格式的檔案，你從Evernote裡打開這個檔案瀏覽或編輯，新的檔案內容一樣會同步到Evernote雲端中，就跟Dropbox一樣。

確立了可以編輯檔案、可以同步檔案新內容後，接著，我要回答的問題就是，那把Evernote當做檔案總管、當做Dropbox有什麼好處？

 

 

我覺得優點有下面這些：

• 1.你可以隨時幫檔案做文字註解，因為你現在正在一則筆記中，所以你隨時可以在插入的檔案旁邊加上重要的相關參考文字。
• 2.你可以建立檔案的「待辦清單」，用筆記的形式規劃檔案處理流程，插入的檔案可以隨時改變位置，可以建立Check標記。
• 3.你可以隨時從任何裝置呼叫檔案編輯，新增與修改的內容也會同步到每個裝置的Everntoe筆記中。
• 4.把工作筆記與所需檔案統一會讓你更有效率，執行專案時建立中樞控管筆記，讓其同時包含了你的企劃、重點討論、待辦事項，還有需要的重要檔案，一則筆記就能掌控所有工作，效率也最大化。

 

 

你在視窗的檔案總管裡，看到的也就只是一個一個資料夾與檔案，雖然你可以利用資料夾層級規劃出很有邏輯的檔案架構，但整理起來很有條理，「用起來」卻比較缺乏「彈性」，也缺乏「行動力」。

 

而使用Evernote管理專案型檔案，最大的好處就是有彈性，也有行動力。

如果把「重要的檔案」、「現在需要的檔案」放入Evernote的筆記中控管，那麼你反而可以從統一的筆記裡，知道自己必須執行哪些檔案？可以參考哪些檔案？

這些都只是需要你在Evernote筆記裡做上一些簡單註解，就能一目了然，還能隨時調整，並且在你的手機、電腦、雲端同步。

 

另外，Evernote筆記也很適合用來「封存你的重要檔案」。

當我完成一件專案工作後，依據「Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜」一文裡分享的「行動分類法」，這時候我也要把自己執行這項專案時使用的筆記封存。

於是，我會順便把專案完成後，那些值得備份下來、以後可能會參考的檔案，也「夾帶」到這則Evernote封存筆記裡。以後如果需要回顧之前的工作記錄，我就只要看這則筆記就好，統一又方便。

 

如果你要把筆記內的檔案「取出來」也非常簡單，除了直接在個別檔案上按右鍵選擇【另存新檔】外，也可以直接在該則筆記上按右鍵，選擇【儲存附件】，就能一次匯出所有檔案。

你也可以在「工作進行中」利用Evernote管理專案需要的檔案，而工作結束後，再一次匯出所有檔案做存檔備份。

 

有的朋友可能會覺得免費版Evernote每個月可上傳的流量有限，只有60MB，這樣拿來做檔案管理夠嗎？

除了使用專業版外，我覺得免費版用戶也是可以試試看這個作法。

我建議「剪貼網頁」時，避免剪貼太多「無意義」的圖片，浪費你的流量，以後又用不到，只要在剪貼網頁上多省一點，那麼每個月60MB其實有更多值得好好利用的地方。

像是我之前講的「Evernote 拍照記憶法，用照片筆記收納人生瑣事的心得」，或是今天這篇分享的「檔案管理筆記」，這些有意思而且也很實用的技巧，才是你花掉每個月流量的好方法。

不知道你喜歡這作法嗎？或者你其實早就用Evernote管理你的重要檔案？都歡迎大家繼續留言分享你的心得。