Google 文件比較文獻教學,輕鬆校對與合併新舊版論文、合約



這是一個在 Office Word 行之有年的功能,也有許多單機軟體可以做到,幫你比較兩份不同版本的文件檔案,找出其他的差異,方便你做進一步的校對、修改、合併。而在 2019 年的 6 月之後, Google 文件中也陸續加入了「比較文獻」的功能。

  • 例如老師、學生要比較新舊版本論文報告中,做了哪些修改?
  • 或是編輯、作者要確認原稿與改稿之間,有了哪些調整?
  • 還是辦公室裡的合約新舊版、行政公文新舊版,要確認有沒有出現修改之處?




當然,如果一開始就使用 Google 文件多人協同合作,加上「建議編輯」的權限設定,那麼或許就可以省下這樣的版本比較、重新校對整合的時間。(可參考:Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs!論文改稿必備

不過工作流程上,難免會有各種不同情況。

所以現在 Google 文件也可以透過「比較文獻」,來比較兩份雲端不同版本 Google 文件之間,有哪些異同,並且協助你快速進行修改、合併、校稿。

甚至,如果你覺得 Google 文件原本的「版本紀錄、還原功能」不夠有彈性,每次都要直接還原一整份文件版本,你希望可以:

  • 單獨比對其中細節,單獨還原其中某些特殊部分。
  • 甚至把兩個版本都有新增的不同內容整合在一起。

那麼現在可以利用看看這個「比較文獻」的功能來實現。




目前這個「比較文獻」功能,只能在 Google 文件上使用,試算表與簡報不具備同樣功能。

例如,我自己同一系列課程,每次會有不同的講義分享給不同的學員,所以這些講義文件只好作成各自獨立的文件檔案。這時候,如果我想比對、合併其中兩個日期的講義,就可以利用 Google 文件的「比較文獻」。




先打開一份我們姑且稱其為「原始文件」的 Google 文件,可能是論文、報告、講義、合約、規章的目前版本。

但這時候,我們拿到另外一份「對照文件」,裡面有些內容和原始文件不一樣,我想比較看看有哪些地方修改了?並且做一次校對、合併,把最終的內容整合到一份最新文件中。

那麼,這時候在「原始文件」中,打開上方的[工具]-[比較文獻]。




在比較文件的對話框,於[選取比較文件]欄位,挑選剛剛說的另外那份「對照文件」。例如另一個合約版本、另一個日期的講義、另一次調整的論文報告等。

接著還有兩個比較次要的設定。

在[建議提供者]欄位,可以填入一個自訂名稱,等等兩份文件有差異、要修改處,都會用這個名稱插入[建議操作](追蹤修訂)的註解,讓你一一確定、一個一個修改。

還可以勾選[加入所選文件中的註解],可以把兩份 Google 文件原本已經有的額外註解,也整合在一起。




按下[比較],很快地就會產生一份「全新的文件」,這份全新文件裡整合了「原始文件」和「對照文件」的所有內容。

整合的方式,如下圖所示,會以「原始文件」為基礎,用插入建議註解的方式,插入「對照文件」中不同的內容(包含增加的、刪減的)。




比較的原則,和兩份文件誰的修改時間新,誰的修改時間舊,沒有關係。

而是你從哪份文件開啟「比較文獻」功能,這份文件就被設定為「原始文件」。然後你選擇作為比較的那份文件就被設定為「對照文件」。「對照文件」中增加或刪減的部分,就會以註解方式插入「原始文件」中。

  • 例如原始文件中有一段 A 內容,在對照文件中沒有,這時候就會插入「刪除 A 內容」的註解。
  • 例如原始文件有沒有 B 段落,但對照文件中有,這時候就會插入「新增 B 段落」的註解。 

不過不用擔心,因為兩份文件的所有內容都可以在這份整合的新文件裡看到,你只要利用在註解卡片上「允許」或「不允許」修改,就能針對一個一個不同的修改處,把兩份文件重新合併成一份最新、最完整的文件了。




前面有提到,這個「比較文獻」功能,還可以用來補足單一 Google 文件做版本還原時,有時候缺乏彈性的問題。

這時候,我可以到一份論文 Google 文件中,透過「版本還原」,找到一個過去時間點的版本,但不要直接還原,而是在右方那個時間點的「選單」中,選擇[建立副本]。

這樣我就獲得一份過去時間點的論文版本,可以拿來到目前的論文版本進行「比較文獻」。

  • 有可能舊版本論文本來有一個段落,目前版本被刪除,這時候可以單獨還原這個段落。
  • 但目前版本論文,當然已經改動很多地方,這時候都可以繼續保留這些最新修改。




仔細研究一下這個 Google 文件的「比較文獻」功能,可以發現除了用來做兩份論文、新舊報告、兩版合約等等的「兩個文件檔案」的比較、合併外。

也可以用來解決 Google 文件原本的「版本還原」功能裡的缺乏彈性問題。

總之,就是可以讓兩個新舊版本文件,不是單純的覆蓋,而是把各自不同的修改,重新一一校對,把兩份文件各自的專屬內容,更有效率的合併在同一份更完整的新文件中。

或許你也會有用得上這個功能的時候!

想要了解更多 Google 文書技巧的朋友,則可以繼續參考:[Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯,不需安裝外掛]、[提高 Google Drive 文書報告生產力:我常用的 G Suite 工作技巧]、[10 個免費語音轉文字工具,支援中文提升多種文書工作效率]等文章。


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