Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程
2014 年更新，更強大的 Google 日曆進階功能教學：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間
我之前遇到了一個麻煩，當工作任務量愈來愈重，生活裡的活動也愈來愈多之後，這些會議、約會時間爬滿了我的Google行事曆，但除了看起來讓人很有壓力外，我也很難從一大堆的任務中去把握真正最重要的事件。
我希望在行事曆上，不僅可以提醒我每天重要的行程，而且還能在「宏觀」的角度，讓我從「每週」、「每月」的瀏覽畫面裡，明確掌握最重要的時間點：
例如一個專案的截止時間、某個必須好好事先準備的會議。我自己習慣每天晚上都會「微調」行事曆，從宏觀的角度，依據「剩下的可用時間」，確認接下來「真正要專注」的工作，以及每件工作的截止期；如果時間不夠用了，就把一些次要事件排開，讓自己能首先完成必要的任務。
所以，今天要來分享的經驗，就是我如何最佳化自己的Google日曆：把所有行程記上去只是第一步，接下來要如何做，才能在忙碌瑣事中有效率掌握最重要的行程呢？
一、用「我的日曆」標出時間重要性
在Google日曆左方的「我的日曆」中，可以區分多個行事曆分類。這時候問題就來了，怎麼分類比較好呢？當然可以直接分成「工作」、「生活」類別，也可以依據不同的專案做分類（只是這樣久了可能很瑣碎）。
我自己的方法則是依照事情的「重要、緊急程度」來區分幾個不同「等級」的行事曆。
- 01.首要專案：這個月必須完成的專案的所有相關「時間點」。包含各個進度截止時間。某些必要文件的提交時間，或是某個一定要執行的會議。
- 02.次要專案：不是這個月要完成的專案，其他未來專案的相關會議、截止時間。
- 03.公司瑣事：專案之外的其他公司行政雜務。
- 04.部落格行動、家庭私事：就是如其名稱的非工作活動。
這樣一來，我的每個月行事曆中，都可以看到一條很清楚的「紫色」脈絡線（首要專案），標註了這個月最重要的那些行程。而其他的行程則以不同的顏色標註。
我之所以這樣分類的原因，其實就是要把「最重要的工作」、「一般重要的工作」和「普通工作」之間做出明顯的區隔。
我會把「首頁專案」設定為最顯眼（但又不致於太過強烈）的紫色，這樣在行事曆中，我總能一眼就找出那些非常緊急、不能拖延、並且必須給予足夠準備的最重要時間點。
透過顏色區隔出時間點的不同重要性，這樣我就能明確的在安排時間時，很清楚的把時間排給最重要的事情。
二、同時掌控兩週的行程
我喜歡把Google行事曆的檢視模式設定為「兩週」。也就是「本週」與「下一週」的行程，因為當我自己實際在安排行程時，我覺得最常使用的情況就是：
- 想辦法把最重要任務在本週完成。
- 適度將次要任務排入下一週。
當時間不足時，千萬不要硬撐，懂得延後次要任務也是非常關鍵的。
三、把會議資料連結到行事曆
我之前提到過，我會利用「Google Drive（Docs）」來和其他合作夥伴直接進行雲端會議記錄。而我還會進一步的把這份會議資料直接連結到行事曆相應的會議中。
在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你上傳電腦中的任何檔案，或是連結Google Drive中的文件。
例如一個會議的行程，我就可以把會議資料、時程講義等檔案「附件」在這項行程裡，以後查詢更加方便。
四、多多使用約會邀請功能
如果建立的事件是和他人一起的會議，那麼我會盡可能的在建立新行程的當下，也使用內建的邀請功能，傳送行事曆通知給對方。對方不需要使用Google日曆，使用outlook也一樣可以接收通知。
這樣做的好處是，在我自己建立約會後，我也保證對方有收到這個邀請（因為對方要做確認的動作），甚至可以直接新增到對方的行事曆中，以免對方忘記。
而且事後如果要修改時間、地點，也都可以即時發通知給對方。
五、整合Gmail郵件工作表
我在「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享」一文中，曾經分享過我自己利用Google工作表的方法：利用工作表來管理、提醒待辦郵件任務。這時候，我也會在Google日曆中整合「工作表」內容，只要在我的日曆中加入工作表，不僅右方可以看到工作表清單，而且行事曆的日期中也可以看到你有設定完成時間的待辦任務。
因為每天的郵件量很大，我不可能當下把所有郵件處理完成。
所以我的方法就是把郵件排入Google工作表的待辦清單裡，再由Google日曆來提醒我在設定的時間處理該做的郵件。
六、凸顯接下來要做的事情
Google日曆在設定中有一個功能是「將過去的活動暗化處理」、「將未來週期性的活動暗化處理」。這是我一定會開啟的功能，因為他的效果就是我前面想要達到的：讓接下來真正重要的事情凸顯。
七、養成當下記錄時間點的習慣
我之前在使用行事曆時，有一個壞習慣：每次當我在商量新事件的時間點時，我沒有直覺的立刻把他們記到行事曆中。或許是以前紙本的行事曆任意塗改很不方便，所以會有一種想要很確定後才寫上時間的習慣。
但是在數位行事曆中，隨時都可以彈性移動修改，這時候，反而是有任何可能的時間點，都立刻記錄到行事曆中比較好管理，也可以保證自己不會忘記。
例如我預估幾個月後的專案執行時間，現在的預估當然不準，但起碼可以把幾個重要的截止時間先大概排出來，而當專案持續進行時，這些時間點就能隨時彈性移動並做最後的確認。
這也是數位行事曆的好處吧！
那麼，以上就是我非常簡單的最佳化自己的Google日曆的一些方法，下面，也歡迎大家可以一起來聊聊你們如何優化自己的行事曆？
異大的文章真是棒,每次都收穫良多,
回覆刪除新書我也有捧場喔
寫得很棒!
請問異塵行者有沒有推薦的 Android 行事曆 APP 呢（可以連結 Google 行事曆的）？
回覆刪除Play 商店都找不到美觀（大多都不太好看）、好用的行事曆 APP
我後來選來選去，還是用了Android內建的行事曆^^
回覆刪除說真的我覺得現在GOOGLE 最鳥的一點就是他的 工作表 ~~~ !!
回覆刪除但是我深深的被 GOOGLE 日曆 GMAIL 還有 GOOGLE DRIVE 綁住 所以還是繼續用他鳥鳥的工作表 ~~~~ ANY DO 都不能排程自動更新 GOOGLE 的工作不 ~~ 請問版主有推薦的嗎
我在安卓手机或平板上推荐使用Jorte这款APP来替代内置的Google日历，因为有更多实用的设置，比如我在安卓平板上就是设置为两周的视图。
回覆刪除关于工作表的问题，我是使用doit.im推出的服务，该服务能够将工作表同步到google日历，而且有IOS、Andriod等客户端，很方便同步编辑、整理工作表（我们习惯称任务或待办事项）。
回覆刪除+Ryan 原生的google的工作表的確有點遜,不過還好android 有許多app 可以將加強上去
回覆刪除作者已經移除這則留言。
回覆刪除推薦用astrid連接google task,同步好,而且有eidget,界面可愛, Any do完敗!
回覆刪除touch calendar雖然只有月檢視
回覆刪除但是可以直接兩指縮放的功能 很適合小螢幕!!
感謝大家推薦～
回覆刪除这个方法好！偶一直都是按事情的属性分类的，比如约会、读书、工作……而不是按照重要程度来分，一直感觉不便。学习了~
回覆刪除推薦 Tasks 這個 Android APP
回覆刪除Tasks 可以和 Google 工作表結合、同步
有免費版：https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.teamtasks.tasks
無廣告版：https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.teamtasks.tasks.paid
我在還沒有被天龍國搞得不能買軟體之前，就買了Pure Grid Calender pro版，一直用到現在。我用過很多人推薦的Jorte，但是就是用不習慣，加上我喜歡桌面的widget有點透明透明的，可以讓我看到底下的桌面。
回覆刪除工作表的部分，我是用Pro do。因為我一直在找4*1規格的小工具，這個小工具的尺寸很多可以選擇。雖然同步需要自己稍微按一下，但還好影響不太大。推薦大家用用看。
感謝推薦
回覆刪除值得研究一下
TO:板主
回覆刪除看了您的書之後，有很努力研究，並且還去參加上禮拜的活動
（但是很令人失望，因為內容我早就滾瓜爛熟了，結果問題也沒被抽中，覺得很喪氣，因為我連午餐都來不及吃就匆匆趕去，活動結束才吃午餐..…）
於是想在這裡請教您幾個問題：
一． 功能＆使用上的問題
1.當ｅ跳到全螢幕，要怎麼跳回原來畫面？
2.匯出資料（圖＋文）時，選擇的那四個好像都只能用網頁看，沒辦法呈現像在Ｅ或是電子郵件那樣的畫面耶？（是不能存在自己電腦的意思嗎？）
3.記事本的疑問：
(一)增加記事
有最左邊的編輯，還有右邊的按鈕，其中右邊的記事
裡面還有一個＂新手寫記事＂
可以畫圖，可是，當我畫完圖，合併記事本，卻發現那個圖變成無效檔案打不開！
（Ｅ好像常常會這樣，當我把一個檔案放進去，用手機打開，卻打不開了，我用一般的記事本檔案）
(二)移動記事的問題
之前您說過
＂如果是在電腦版，我會先移動到目標記事本，然後才新增記事，這樣自然就會把記事記在需要的分類資料夾中。
如果在手機版裡新增記事，會預設存在你設定為預設記事本的分類中。＂
所以電腦版，是不是不能在標籤內直接增加記事？例如說：您說，會先移動 ，再新增，可是一般記事不是都新增完了之後，才能設定標籤，所以是不能像手機一樣直接把記事放到標籤內？
二． 標籤使用上的問題
我一直搞不清楚，到底標籤跟記事本哪個比較大？
應該是說
記事本最大，然後在記事本裡面建立標籤（分類），最後記事最小
應該是這樣吧？
不過我嘗試用版主說的時間管理標籤
我就有點搞不清楚，到底是要用標籤來分類，還是要以記事本？
（我的標籤跟記事本一直改來改去，怎麼弄就是覺得很怪）
本來我的記事本是這樣分類的
（一） 自我的筆記本
（二） 他人
（三） 地點
（四） 資訊
然後自我的標籤內有我會做的事情（很像部落格那種）
(1) 工作
(2) 日記
(3) 美食
….
類似這樣
可是我看了大大的介紹之後，覺得我好像沒有把行動跟非行動分開，感覺把Ｅ當成是另外一個部落格來使用，或者是存放東西的記錄本
所以後來我的記事本就改了
就改成
（一） 收集
（二） 刪除
（三） 儲存
（四） 學習
這樣類似。。。
然後我就不知道要怎麼把自己的事情放進去了……..
不知道自己.他人.地點的事情到底要分在哪一類…
三． 紀錄的問題
我本來想嘗試用Ｅ畫表格（記錄時間使用），因為我之前用紙本，都是記錄得密密麻麻，一天到底做了什麼活動，碰到什麼人，花了幾分鐘，都寫得清清楚楚
可是後來就覺得常常丟紙也很麻煩（紙也不會變通），寫得越來越多，所以想學用Ｅ，把東西確實收好。
可是問題
1. 不能在表格上面輸入字，也不能改變顏色
當我在電腦做好表格，卻發現手機不能在表格內寫字
2. 文字顏色好像只有文字可以改變，是不是不能像ＷＯＲＤ改變文字底色？
四． 遇到的狀況
1.手機跟電腦同步的問題：
我曾經有遇過，我明明把記事丟到ＤＯ裡面，結果在手機的ＤＯ找不到，可是我去另外一台電腦的雲端，卻看的到ＤＯ
我就有點疑惑，是要兩個雲端都一起開，筆記本才會流通嗎？
因為有時候我１桌上電腦放東西進去，２手機打不開，３桌上電腦看的到
有時候是１放東西，２看的到，３卻看不到
很奇怪耶…
2.搜尋與標籤的問題：
您說，要找記事用搜尋比較快
可是常常我會發現，我用搜尋，想要找的通常不是放在第一個，而是放在後面，更甚至找不到
（１桌上電腦要點今天的記事才看的到）
然後我就會改用標籤來找
可是有時候我放進去的記事，明明有放到那個標籤，卻在那個標籤沒看到那則記事
（打開電腦查詢今日記事，卻有看到那則記事有標標籤阿…）
3.附件的問題
手機好像不能看電腦裡面的附件檔案？常常會顯示無效之類的。
五． 把Ｅ當大腦般信任
1.時間的設定
您說要把Ｅ當大腦，可是Ｅ的設定只有到去年，如果我使用專業版，可以一直放，但是時間顯示上，就無法顯示這則日記是幾年前寫的
（所以還是要靠手動分類 ＝ ＝？）
2.行動上的疑惑
因為看了版主介紹的ＡＰＰ開始學用那些軟體學英文，可是我發現我沒有辦法一邊學習，一邊把Ｅ當大腦使用
（我個人喜歡把英文連起來，像說故事一樣背英文，可是在行動上好像無法一邊學一邊記錄耶？）
手機在行動上雖然方便，可是找字的時間還蠻長的，這樣子算有效率嗎？我實在很疑惑…
3.學習上的疑惑
您說幫Ｅ設定一個中樞管理筆記本（看起來很像目錄）
不過我嘗試用這樣的方法來用
卻發現
(1)拍照照下來講義重點，實際要用的時候，用實際翻的著名標籤，反而還比我找那則記事還快耶…
(2)抄筆記
我也嘗試用E抄筆記，可是需要畫圖的時候，就沒有辦法用Ｅ做了
SKitch也只能拍照然後加註解阿..
而且當老師把電腦切換走的時候，連用Ｅ抄筆記都沒有辦法了。
(3)錄音記事
想把老師講的錄下來，不過因為老師中間會參雜一些題外話，所以要常常把錄音功能關掉，回去聽反而覺得，好像聽老師的關鍵字，然後再寫下來，反而比錄音還要快耶？（因為老師通常都會講一堆例子阿，回家聽反而抓不到重點，只覺得好像又要再聽贅詞。）
這些是我個人使用上的心得，不過我還是覺得Ｅ有很多優點，只是越使用多了，就越疑惑，想說與其用專業版的增加容量，還不如不要增加一些不必要的東西，只放最重點的行動，反而更有效率吧？
（最近一直在考慮，可不可以把Ｅ當成日曆在使用，因為覺得除了內建的行事曆有鈴聲，其他行事曆都沒有鈴聲，但內建的行事曆的鈴聲也很小聲，還是得自己弄鬧鐘提醒…….）
P.S
回覆刪除順道問一下APP的問題
會想使用版主介紹的APP
不過在PLAY商店裡，常常打了關鍵字或是全寫
就是找不到相關的軟體
（但是往後翻，卻看到關鍵字相同的軟體，雖然不是自己要找的，但是它不是放在前面，很奇怪耶..）
先回答最後一個最簡單的問題：
回覆刪除關於我介紹的App，應該都有提供下載網址，點進去就可以下載
如果沒有看到網址的部份，歡迎問我
關於草莓優朋友提的問題的回答如下：
回覆刪除一、
1.通常就是按F11或ESC跳回（但這裡說的全螢幕是？）
2.可以存在自己電腦，但確實不能用與Evernote中完全相同的格式瀏覽（起碼沒有evernote的介面），基本瀏覽圖文表格應該都是沒問題的。
3.（一）在手機打開時，你必須在手機有相應的開啟軟體，例如Office檔案的開啟軟體等等。手寫記事就是存成圖片，應該可以在手機查看。
3.（二）筆記的實體是存在「記事本」，標籤並非是一個儲存的空間，只是標註的頁籤。手機也沒有直接把記事存到標籤。
二、其實你原本的分類方法也沒有什麼不行，也很好，只要能滿足你自己的需求就好，分類就是要從自己的需求出發。
原則上Evernote的分類是分在「記事本」上的，而「標籤」是輔助標註的性質而已。
但是我這裡可以提供一個建議，或許不一定適合你，因為我並不完全清楚你的情況，然而如果直接從你原本的分類方法來看的話，我會這樣做：
記事本分類：
(1) 工作
(2) 日記
(3) 美食
標籤標註：
（一） 自我的筆記本
（二） 他人
（三） 地點
（四） 資訊
因為感覺上，在工作分類的記事中，可能有他人的、地點的、資訊的不同分別。但當我們行動時，似乎首先會去找工作用的記事、美食用的記事，所以把這幾個分類當成首要的記事本，應該會比較便捷，然後才可能有需要去分辨到底更深層的屬性是什麼。
當然，或許你的需求不是這樣，那麼重點就是依據你的需求來分類。
三、是的，Evernote的表格並沒有辦法進行太過複雜的編輯，在手機上也無法使用，或許未來可以，但現在不行。如果要記錄生活流水帳，那麼或許直接文字記錄更快。
四、
1.可能只是還沒有同步到手機而已。
2.我放在標籤的內容，都可以透過標籤找到，不確定這是不是什麼BUG。另外，搜尋時，我會先進入特定的記事本，然後才搜尋，這樣更明確（例如進入「辦公室」記事本，專門搜尋辦公室相關的文件）。
3.手機要有相應的附件開啟軟體（或者看你是哪一個平台的Evernote，情況不同），例如要看Office，要安裝可以看Office內容的軟體。
五、
1.要當日記時，確實要自己手動分類時間比較好，我自己也是這麼做，例如2010年日記。
2.偏向行動App，不一定就是完全排斥紙本或是你原本的使用習慣。這部份我不是很清楚理解你說的需求是什麼意思，但我想你不需要強制自己一定要完全「行動化」。
3.我不太清楚你說的(1)的意思。關於(2)，我在那天你有來參加的簽書座談中，有特別提到，你還是可以在任何時候使用紙本來做筆記，而後續還是可以跟Evernote連結在一起。
關於(3)，這是當然的，要不要錄音就是看個人使用的情境與需求決定，用你覺得對自己來說最快的方法最好。
關於最後，當然，Evernote就是要放「最重點的行動」，但這和需要多少容量沒有邏輯關係，因為最重要的行動也有可能一個就非常耗費容量的^^
我使用付費版的CaleGoo，推薦這個行事曆，很好用，整合行事曆與工作表。另外如果純粹工作表，我推薦tasks，畫面很漂亮清晰易讀！
回覆刪除另外我也謝謝異大!
請問為何有的工作事項可以顯示色塊，可以有的事項卻是只有顯示 字的顏色卻沒有色塊出現
回覆刪除請問專家，ipad上的行事曆是否只能保存兩個月？比如現在十二月，十月份的記錄就自動消除了？有辦法讓它不消除嗎？或者可否找回十月份之前的記錄？
回覆刪除作者已經移除這則留言。
回覆刪除請問版大,我在日曆中加上附件,於加入的電腦上可以查看附件,換了電腦或行動裝置,附件都無法開啟(Your client does not have permission to get URL)
回覆刪除測試過以下方式
1.都有登入使用者情況
2.將共用權限開放至知道連結者可檢視
3.將共用權限設成私人
作者已經移除這則留言。
回覆刪除想請教一下如何在日歷中顯示出待辦事項?
回覆刪除另外也希望顯示出來後可以當作工作般同步在其他地方
謝謝了
工作表中新增事件的到期日，即可於日曆中顯示該待辦事項的核取方塊。
回覆刪除版大我在臉書回訊想請教你一些事,
回覆刪除可否抽個空回呢!謝謝!
此篇講goole calender的應用，下方留言卻有人提出落落長的evernote問題；
回覆刪除重點是異塵行者也耐著性子一一回答，看得我這個路人超感動。
謝謝異塵行者總是無私地分享，因為那節省了好多盲目摸索的動作與時間。
請問版大：
回覆刪除Google 行事曆搜尋某記事
1. 時間最長可以到多久以前？
2. 為何搜尋記錄如果有24 個結果搜尋，但是為何下面的列表並不會全部列出？
請問版大與各位大哥大姐:
回覆刪除請問可以利用GMAIL或任何EMAIL直接用EMAIL的方式建立GOOGLE日曆代辦事項嗎?
謝謝!
請問一下，我把google日曆當日記本用,會在活動附件上加上相片,但後來發現我自己看不到這些相片,一點連結,就顯示錯誤,
回覆刪除錯誤訊息:Your client does not have permission to get URL /jIQRxPZgx9af-BvdP568fafNEg-tRy_MTKtb6ZSi9ku-FzANVhgyA1-m07oqkzGO68tvgg=s400 from this server. (Client IP address: XXX.XXX.XXX.XXX)
好像要去分享這台電腦的IP才行的樣子?
這樣不就不能把日曆當成日記本來用了???
請問該如何解決，謝謝幫忙!
不太適合這樣做，不過這些照片上傳後應該會在你的 Google 雲端硬碟中，可以找找看？
刪除謝謝您的回覆!您的意思是指google日曆並不適合作相片式日記本,最多只能當文字式的日記本而已?其實可以建議google改善此問題,讓日曆也可當日記,謝謝!PS:我知道可在雲端硬碟中找到相片,但這樣就無法完美與文字日記結合了,有點遺憾!謝謝!
刪除確實可以增加這樣的設計^^
刪除我剛發現若日曆中的附件是由電腦內上傳的,那自己也就可以正常讀取,我之前上傳的附件都是直接把dropbox內的相片拖曳過去上傳,如此在Google日曆中讀取附件就會發生無權限讀取附件的問題.這樣看來用Google日曆來當日記本還是滿實用的。謝謝!
刪除請問 版主 我的日曆中工作表不見了，是否有方法可以復原 謝謝
回覆刪除有，在左方新出現的「提醒」項目下拉選單，選擇切換回工作表
刪除感恩，我的剛剛也不見，找回來了
刪除異大： 文中 "我會把「首頁專案」設定為最顯眼" => 是首「要」專案吧?!
回覆刪除異大：請問一下，Google日曆可以秀出"周數"嗎？要怎麼設定？
回覆刪除