Evernote 4.1 新增繁體中文、資料夾群組，與我的筆記整理方法

我記得自己是從Evernote 2.x（for windows）版開始使用這款筆記剪貼軟體，那時候Evernote還是單機軟體，我習慣把各種喜歡的網頁內容都剪貼到Evernote中離線儲存，也不管以後是不是都會用到，但感覺擁有這樣一個資料庫很有成就感。後來，Evernote從3.x版後開始加上了「網路同步」功能，所有筆記資料可以同時在多台電腦、手機和網頁之間呈現，有了雲端便利性，於是我開始把各種點子想法、工作企劃、待辦事項和雜七雜八的隨手記錄都存進Evernote，因為我可以在任何時間與地點取用到相同一份資料。

不過，從Evernote 2.x轉換到Evernote 3.x的過程中，有不少用戶因為遺失了早期一些喜愛的功能而覺得困擾；首先是Evernote 3.x確實比較佔用資源，開啟與瀏覽的速度也比較慢；另外就是Evernote 3.x將筆記分類改成了「單層資料夾（也就是一本一本的記事本）」和Tag標籤的組合管理方式，取消了早期很多人喜歡的樹狀資料夾結構功能，如果你有100本記事本，那這100個資料夾就會散落在左方的清單中，無法分組管理。

而現在，當Evernote的windows軟體端來到了昨天剛剛更新的Evernote 4.1後，上述的缺點基本上都被解決了！首先從Evernote 4.0開始重寫整個程式，讓Evernote就擁有超級輕快的效能，即使在我的小筆電中運作也能流暢自如。接著，Evernote 4.1為我們帶來了期待已久的功能復辟（雖然本質上和傳統樹狀資料夾有點不同）：Notebook Stack功能可以幫記事本進行群組分類管理！

喔！還有，對台灣用戶來說，Evernote 4.1已經具備了繁體中文介面！對於中文搜索的支援也已經十分完善。

• Evernote：http://evernote.com/
• Evernote 4.1 windows繁體中文版軟體下載：http://www.evernote.com/about/download/windows.php
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我之前曾經在介紹Evernote 3.5時，非常詳細的介紹了「Evernote完整使用概念與功能細節」，目前雖然軟體更新到了Evernote 4.1，介面上也有了一些調整，但基本功能和操作方式並沒有改變，所以想了解軟體細節的朋友，可以輔助舊文作為參考。

既然Evernote 4.1的新功能在前面已經講完，甚至我還把自己使用Evernote 2.x到Evernote 4.x的歷史回顧了一番，那麼接下來還要講些什麼呢？

今天，我想趁著推薦大家更新到Evernote 4.1的機會，以及Evernote 4.1中具備了notebook stack這個資料夾群組功能之際，來和大家分享交流一下在Evernote中我最常使用的功能，以及我分類整理筆記的方法。

當然，這個方法不一定是最好的，這邊只是拋出一個媒介，提供大家可以互相切磋交流的起點而已。

 

 

我最常使用的Evernote功能與流程：

• 01.剪貼網頁內容：

當然，Evernote可以剪貼來自任何外部軟體的內容，但我最常用的就是剪貼我覺得以後會用到的網頁資料，只要先圈選網頁的圖文內容，然後按下〔Win〕＋〔A〕，或是Evernote功能選單中選擇，就可以快速把內容擷取到筆記本中。

 

• 02.隨手新記事：

最近我剪貼網頁內容的比例開始大幅減少，因為我發現剪貼的內容除非一開始就有很明確的用途（例如為了某個案子、某篇論文在找資料），要不然空泛剪貼「可能有用」的內容，到最後基本上就是不會再用到！

所以我開始減少剪貼，但開始熱衷於在Evernote中寫下各種想法、心得、點子，或是要事備忘，讓這些重要的靈感不要溜走。只要利用【新記事】功能即使完成，至於手寫記事和相機記事我幾乎尚未用到。

 

• 03.編輯筆記：分類、標籤

因為我把Evernote定位成私人筆記本，所以我基本上不太編輯、排版內容，因為私人筆記完全不需要美觀，只要有條理就好，而這方面來說Evernote簡單的編輯功能已經完全可以滿足我。

而我在筆記編輯器中最常用的，大概就是右上方的分類記事本功能，它可以快速把這則筆記歸類到某個「notebook分類」中，通常是以我目前需要的某種用途作為分類標準，例如「辦公室備忘」。

至於「Tag標籤」功能我沒有用得很頻繁，通常只是拿來作為一些屬性的歸類，例如這篇筆記屬於google、Facebook產品，或是屬於SEO、Blog資源。

我個人的使用習慣是，「Tag標籤」用來辨認筆記內容的「屬性」，而「notebook記事本」用來分類筆記內容的「用途」。例如，這則筆記記錄了我想寫一篇evernote文章的寫作大綱，那麼它的notebook分類就是「未來寫作計畫」這個用途，而它的Tag標籤則可能包含了「evernote」、「mobile」等屬性。

 

• 04.排序筆記：依據更新時間

在軟體介面中間那欄筆記清單的左上方，可以選擇筆記的排序方式，這個功能非常有用，彈性依據當時需求調整是個好方法，但我幾乎都是使用【已更新】作為排序準則。

也就是「最新更新的筆記」排在最上方，這可以讓我總是能第一時間看到最近幾則我剛建立的或剛改動過的筆記，一舉兩得。

 

• 05.找筆記時？都用搜尋

Evernote 4.x後的中文搜尋功能已經非常完善，所以當我需要在上千則筆記中找出我需要的資料時（例如某個人的電話？某個關於Google的技巧？），我通常都是直接使用上方搜尋欄來找。

而我使用的也都只有最基本的搜尋功能而已，就是輸入關鍵字，限制記事本資料夾範圍，如此而已，但總是能非常快速的找出我想要的資料。

 

• 06.利用共享筆記本提供他人資料

在我工作上，有時候會需要和別人分享資料，這時候我也都用Evernote完成。甚至有時候是某個我自己已經收集很久的資料夾，剛好有一天在和他人合作的工作中派得上用場了，於是我就利用共享功能把大量筆記交給他人參考。

方法很簡單，在你的記事本（notebook資料夾）上按右鍵，選擇【內容】，然後在彈出視窗中點擊「共用與協同作業選項」，就能把這本筆記資料公開到網路上，讓其他人也能看到。

在免費版Evernote中，你只能提供筆記資料給他人看；如果你想和其他人「一起編輯」同一本雲端記事本的話，你必須使用付費版。

 

• 07.讓Evernote自動同步筆記

我習慣讓所有筆記都同步，不會去使用本機記事本（也就是只在單一電腦使用，不同步到雲端的資料夾），基本上我的使用量也不會超過每個月40MB上傳量的限制。

所以我會讓Evernote隨時隨地自動同步，只要在「選項」中的「同步處理」進行同步頻率規劃即可，最短15分鐘。其實我希望能每分鐘都同步，這樣我就不會因為太快關閉Evernote，而到了另外一台電腦時才發現資料還沒同步到雲端上。

 

 

我如何分類Evernote筆記：

前面是我最常使用的一些Evernote功能與設定，那麼在累積了大量的筆記後，我如何分類自己的筆記呢？在前段中我已經分享了自己區分「分類」和「標籤」的用法，在資料夾分類上，我提到自己喜歡依據「用途」來設定新的記事本資料夾。

而基本上我使用Evernote有三種用途，所以我也有三種大方向的記事本分類方法：

 

• 01.進行中的企劃草稿或備忘錄：

通常是正在緊鑼密鼓進行中的事件動作，包含備忘、雜想、靈感、企劃、草稿（例如部落格文章草稿，可參考：我如何完成一篇部落格文章？方法、流程與工具：準備篇）。

我會設定一個「To-Do」資料夾，專門放草稿、草案等尚未完成的筆記。我也會設定一個「office」資料夾，專門放工作上重要的備忘，例如電話或某個作業流程。

大家或許有發現，我在記事本的命名上會加上「01」等數字，那是因為Evernote記事本資料夾只能自動排序，所以我為了讓某個記事本分類排在最前方，就利用了數字命名的技巧。

 

• 02.專案資料剪貼簿：

有時候同時進行著很多個工作專案，或者有些工作專案已經在未來等著要執行（對學生來說可能就是很多個正在進行中的報告）。這時候我就會幫每個專案在Evernote中設定一個專屬記事本資料夾！

然後我平常上網、看Google Reader，或者胡思亂想時，看到想到的各種「某個專案可以用到」的資料，我都會全部儲存在專屬記事本中。

這裡的重點是，在專案尚未開始、剛剛開始時就要馬上累積，日積月累，把每一次發現的資料都存進來（尤其Evernote剪貼網頁時非常便利），這樣等到專案或報告真正要開始進行時就可以有豐富的資源了。

 

• 03.學習資料庫與電子書：

另外我也會利用Evernote儲存一些生活、學習上用得到的資料，通常都是剪貼自網頁上的內容。例如我想學玩相機，於是我就在平常看到相機、修圖教學時把這些文章剪進Evernote中的「相機」分類記事本，以後在練習時就可以隨時呼叫查看。

或者我想去某個地方旅遊，我平常就幫這個地點開設一個記事本分類，一看到相關旅遊資訊就存進來，這樣等到真正要規劃旅遊時，只要看這個記事本就好。甚至，我旅遊時如果帶著小筆電，還可以隨時打開Evernote，離線也能查看記事本中的旅遊資料。

這時候，記事本分類就好像我的一本本電子書、導遊書一樣了。

 

 

• 小結：如果你還不知道怎麼用Notebook Stack（記事本群組）的話？

對了，前面講了那麼多，結果我好像還沒講到新版Evernote 4.1的資料夾堆疊（群組）要怎麼使用？

其實很簡單，你用滑鼠左鍵按住某個記事本，將其拖曳到另外一個記事本上，就會自動建立一個新的「記事本堆疊（群組）」，你可以繼續拖曳其它記事本到這個群組中，如此一來就可以像我文章裡那樣，幫記事本又再區分為幾大類用途了！

那麼，最後不知道大家還有沒有什麼使用Evernote的好方法？或者你也有思考過其它更好的分類原則？都歡迎在本文留言討論喔！