Gmail 新增線上直接檢視微軟Word文件,附易忽略好用功能筆記

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常常在新增、修改一些小功能的Gmail,今天又有了新的改變,那就是增加了「線上直接檢視、編輯、列印」微軟Office Word文件的功能(包含doc與docx檔案)。當然,這樣的新功能是利用Google Docs來實現,而我們也可以發現在Gmail的持續改進中,和Google日曆、Google文件、Google通訊錄與Google工作表互相結合成了一個愈來愈強大好用的個人工作管理中心。

gmaildocs-02這次Gmail新增的「線上直接檢視Office Word文件」功能其實很簡單,就是當你接收到郵件附檔裡有Doc、Docx檔案時,可以直接按下「檢視」,就能在瀏覽器新分頁中打開預覽畫面。

如本文開頭圖片所示,除了基本的內容瀏覽,你也可以進一步的執行下載、列印、編輯或儲存到Google Docs等動作。大大節省了還要下載檔案、打開Office軟體的時間。

 

 

很有趣的是,相比Yahoo線上信箱、微軟的Hotmail,或者是Office Outlook軟體,線上版Gmail一個明顯的特色(我覺得也可以說是優點)就是常常在推出「新的小功能」,這些看似瑣碎細節的小改進,一方面持續補強了傳統郵件服務該有的功能,另外一方面也有很大部分是優化用戶管理郵件效率的新實驗

只是就像今天新增的這個「線上直接檢視Office Word文件」,因為真的只是一個小小改變(把「以HTML檢視」換成更完整的「檢視」),即使它對於我們用Gmail交換Office Word檔案有很大的實質幫助,但我們其實很容易忽略了原來有這樣的應用。

而Gmail中,類似這樣的「易忽略好用小功能」還不少!所以今天就接續這篇文章,我接著繼續列出自己平常使用時,覺得對於郵件收發、管理有很大幫助的幾個「易忽略好用小功能」,和大家一起交流分享。

 

  • 1.真正的一次「全部選取」所有郵件

例如你要刪除郵件時,很多線上信箱服務都要一頁一頁的刪,一次只能「全選」這一頁裡的郵件。但是在Gmail中,當你按下「選取:全部」後,會在列表上方出現一條提示訊息(如果不仔細看可能會忽略),這時候點選該訊息中的「選取XXX中的所有XX個會話群組」,就能達到「真正的全選」。

就算你有上千封郵件也可以一次選取,然後進行刪除、移動等其它管理動作。

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  • 2.快速將往來郵件對話記錄存檔編輯

一來一往的郵件溝通商談,在Gmail裡會整合在同一個討論串中,你可以隨時展開來看到彼此之間的郵件對話。這是一個很棒的功能,即使對方回信時沒有引用你的原信也沒關係,因為在Gmail裡往來郵件都會被整合在一起。

而從這個功能出發,你可以在Gmail的「研究室」中啟用「建立文件」功能,這樣來你的郵件討論串右上方就會多出一個「建立文件」連結,點擊後,這串郵件對話記錄就會儲存到你的Google Docs中。

這個功能「不是」用來儲存「要作為證據」的那種郵件對話記錄!正好相反!這個「建立文件」功能,是用在當你需要進一步編輯郵件對話內容、統整溝通商談紀錄,然後修整出新的備忘錄回寄給對方時,提供了利用Google Docs完成的便捷管道。

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  • 3.將某位寄件者立刻加入Gmail通訊錄

當你在郵件中發現新的寄件者時,如果想要快速將這位寄件人添加到你的Gmail通訊錄中,那麼我建議的方法是將滑鼠游標移動到寄件人名稱上,這時會浮現一個名片氣泡框,點擊【更多】-【聯絡人詳細資訊】。

這時就會跳轉到通訊錄編輯畫面,並且自動填寫好名稱、郵件等欄位,你只要再做好分類或添加重點資訊即可。

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  • 4.一次回覆郵件裡的所有關係人

郵件寄件人當然只有一位,而有時候收件人則會有很多位,這時候如果你直接回信,通常是只回給寄件人一位。而如果你想要回信時也同時回給其他收件人,那麼就可以利用郵件右上方下拉選單裡的【回覆所有人】,便可把「一干人等」全部加入收件人欄位中。

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  • 5.在Gmail中用「其它郵件帳戶」收發郵件

要先聲明一下,我這邊要講的「不是」利用POP3功能把其它信箱的郵件倒入你的Gmail!

而是假設你還有一個「Yahoo郵件帳戶」,你可以在Gmail中利用這個「Yahoo郵件帳戶」發信給朋友,而朋友接收到時會先看到你的Yahoo郵件帳戶名稱,但是當朋友要回信時,他卻會回到你的Gmail當中(或你指定的任何回信處)。

這要怎麼做到呢?進入你的Gmail設定,切換到〔帳戶和匯入〕頁面,在「以這個地址寄送郵件:」中新增其它郵件帳戶,設定時,除了可以完全自訂要顯示的姓名,也可以在「回覆地址」處,自由填寫要讓對方回信到哪裡。

那麼這個功能有什麼用呢?例如你正要從Yahoo信箱帳戶轉換到以Gmail帳戶為主,但你的朋友都還是習慣你的Yahoo帳戶,這時候除了一開始說的可以利用POP3倒入郵件外,你也可以在以後寄信時利用後面這個功能,讓朋友慢慢習慣使用你的新Gmail信箱來和你通信。

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  • 6.最長20秒的「取消傳送」時限

在Gmail的「研究室」中,有一個「取消傳送」功能,啟用後可以在設定裡進一步決定取消傳送的時限,最長為20秒。這是一個很好用的功能,當你發信後,頁面上方會有一個「取消」連結,你可以在時限之內反悔;假設你常常手誤把還未寫完的信件送出,那麼一定要用用看這個取消傳送功能。

有的朋友可能會問,Gmail研究室裡不是還有一個寄信時「給你一個數學題」,解題正確才能送出郵件的功能嗎?那個功能是不是比較保險?我自己使用比較後的結果,覺得解題的功能實在有點無厘頭,好玩成分居多,還是「取消傳送」比較能有效收回,而且又不干擾正常發信。

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  • 7.回信時快速指定「引用文字」

如果我們回覆郵件時,直接按下〔回信〕,這時候通常會整個引用前一封信的完整內容吧?大家有沒有覺得這樣的引用方式常常讓郵件顯得內容很混亂呢?而如果還要自己去手動調整、刪除不必要內容,也是一件麻煩的事情。

而Gmail的「研究室」中有一個「引用選取的文字」功能,開啟後,當你回信前只要用滑鼠圈選原信的部份內容,按下〔回信〕按鈕後,就會只引用你圈選的文字部分,讓整封郵件更簡潔,對方也能看到你想提出的重點。

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以上,就是我持續以來使用Gmail過程中,七個雖然不能說非常重要,但如果善用它們卻能增加不少效率的小功能。

就像今天Gmail新推出線上直接瀏覽Word文件檔案,看起來似乎沒有特別驚豔,但如果好好利用,那麼我們就省去了還要下載檔案、打開Office軟體的時間,一些簡單的文件可以立刻線上進行列印、回覆。

那麼,最後我也希望能拋磚引玉,邀請讀者們來說說看,Gmail裡面還有哪些像是這樣「容易忽略」的小功能,但其實對你來說卻能發揮大大功效的?讓我們一起來交流Gmail更有效的用法。

P.S.未來我也打算針對Gmail的自動過濾、標籤分類、多窗格,以及與其它Google服務的整合應用,來寫一篇「Gmail有效管理法心得分享」,敬請期待,也歡迎針對這樣的主題先與我自由交流意見。

留言

  1. 只從我用了Gmail後
    基本上從未有再用其他web email了...
    現在的信都是用Gmail統一收集的 xD

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  2. 我也覺得檢視的功能很棒,有時有些文件只需要看一看(如賽規,通告),不想儲左gdoc中浪費資源,這時我通常都會用html檢視。現在有了gdoc檢視當然更好。

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  3. 沒錯,比起原本的HTML是大大的進步了~

    如果只是要列印、瀏覽,也可以不存入google docs中~

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  4. G-mail真的是蠻好用的,只有一點除外,那就是每次點進去看信件內文,看完信件後刪除,不會自動跳到下一封信,而是直接回到信件的總覽頁面,還蠻困擾我的。

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  5. 所以我的作法是,看信時先直接用快捷鍵J或K,
    切換上一封、下一封,

    等到信都看完了,再一次全選刪除或封存。

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  6. 怪哉,不能使用鍵盤快捷鍵,已經啟用了說,我是使用Firefox 3.6.6

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  7. 我這邊倒是沒有出現這個問題~

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