Outlook兩款強化套件:桌面版進化與標籤分類改造

不知道目前有多少讀者是使用Outlook來收發信件,或是做行事曆規劃,我想在辦公室裡工作的朋友比較可能有需要、也有機會用到Outlook,而我自己以前有一段時間也是Outlook的愛用者,Outlook將郵件收發、工作規劃、聯絡人、行事曆、筆記等整合在一個軟體中,確實讓我的工作規劃聯絡上更為快速方便。今天就來懷念一下愛用Outlook的歲月,跟大家介紹兩款Outlook2003與2007專用的擴充套件。它們一個是讓你將Outlook各個項目漂亮的輸出到桌面上顯示,另外一個則是透過Tag標籤來管理outlook中龐大的郵件、聯絡人、工作約會資料。

這個小工具簡單易用,但是可以為使用者帶來很實際又美觀的幫助。下載後直接安裝(需要.Net Framework2.0,如果你沒有的話它會提示你安裝),然後啟動這個小程式,它就會將Outlook的行事曆、收件夾、聯絡人等內容,以透明特效的方式呈現在你的桌面上。而且你可以直接在桌面上針對各個項目進行互動,例如查看郵件、新增約會等。你可以用滑鼠右鍵點擊系統列圖示,開啟快速選單來切換要顯示在桌面的Outlook項目,或者點選「Preferences」來進行簡單的外觀設定。

outlook01.png

Outlook on the Desktop需要同時開啟Outlook才能進行一些互動操作,讀取資料時也會比較順暢,所以我會建議開啟Outlook,然後將outlook縮小到系統列,這時這個工具就當作一個常駐在桌面的輔助窗口來使用,也有點類似桌面行事曆的功能。

outlook02.png

Taglocity有免費版和註冊版的區別,安裝使用14天後會詢問你要註冊還是轉為免費版,註冊後你還有90天的無條件退費期限。我目前還沒有找到免費版與註冊版的明確區別,看起來免費版是有Tag數量的限制,不過應該還是足夠一般使用者來使用。Taglocity提供你自訂Tag標籤的功能,你可以將這些Tag自由的加在你的Email、聯絡人、工作約會上面。比起用傳統的資料夾分類,Tag的優勢在於一個檔案可以擁有重複的Tag,加Tag的過程不用更動檔案的位置,只需要自由的加上標記即可,然後我們可以透過Tag分類來快速尋獲想要的檔案,也可以利用Tag來識別檔案的內容。我想有用過Web2.0社會化網路的朋友,多少都了解Tag分類法的優勢所在。

Taglocity加上Tag標籤的操作也非常簡便,首先我們在「Quick Tag」欄位裡輸入新的Tag標籤名稱(可以是中文),然後選擇一封郵件(或聯絡人、工作),接著到上方的工作列中點選想要加上的Tag標籤即可。郵件會顯示出Tag的對應顏色,讓你便於識別,如果同一封郵件被加上多個Tag,則會顯示最後一個Tag的識別色。而視窗下方可以放置一個Tag標籤雲「Tag Cloud」,你可以看到某個標籤下含有多少個檔案。

outlook03.png

之所以要設定Tag標籤,當然是為了在繁雜的檔案中快速找到想要的資料。點擊Taglocity工具列上的「Filter」,就會出現一個過濾設定的對話盒。它是以標籤雲的形式來顯示各個標籤的含檔數與顏色,點擊某個標籤後,檔案列表中就會即時顯示出屬於這個標籤下的檔案。要注意的是右下角「AND(藍色)、OR(黃色)、NOT(紅色)」的組合方式,當你在某個標籤上點擊第一次時,會用藍色選取這個標籤,如果點擊第二次就會切換到黃色標籤,點擊第三次會切換到紅色標籤,你可以利用這個功能來組合多個標籤的過濾方式。例如將兩個標籤同時選取並切換為藍色,那麼檔案列表中就會顯示同時含有這兩個標籤的檔案。

outlook04.png

在Taglocity的Option設定中,必較值得一提的是「Auto Tag」、「Traveling Tag」、「Tag Action」這三個功能。將某個標籤設定為「Auto Tag」的話(如下圖點擊Toggle AutoTag,讓左方標籤處出現計算機圖示),程式會自動記錄學習你加入Tag的行為,判斷哪些內容與哪些Tag相關,當有新郵件進入,或增加新的工作約會時,Taglocity就會依據之前的學習自動為他們加上相應的Tag。這個功能很不錯,我比較疑惑的是它似乎無法判斷中文的內容。

outlook07.png

「Traveling Tag」也是一個很不錯但有一點缺陷的功能。這個功能是當你寄出一封含有Tag的郵件時(你可以為新郵件加上Tag),對方收到信的話也可以看到並接收你的Tag,有助於對方的分類和識別郵件,不過可惜的(其實也是沒辦法的)是對方也必須裝上Taglocity。

outlook08.png

「Tag Action」則是Tag除了分類、搜索外另一個延伸應用,在這裡你可以設定某個Tag的自動化動作,當你為某個檔案加上這個Tag時,就會自動執行該動作。例如我設定當我為某個檔案加上「Email」這個Tag時,就自動將這封郵件移動到「公務」資料夾。透過Tag Action的功能,可以透過加上Tag的方式來快速完成一些操作。

outlook09.png

最後如果你也想將Quick Tag和Tag Cloud嵌入視窗中的話,只要到「Option」的「Tools Preferences」,在「Dock or Windows」的項目中選擇你想要的Dock方式即可。

留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

3000 多部古老童書繪本免費線上閱讀,橫跨三百年的童書收藏

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

掌中澳:免費手機版澳門觀光地圖指南,最輕便的旅遊電子書

立體摺紙地球儀 Mapscaping 免費12款地球摺紙模型下載列印

2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習

Glaze 簡報文章商用插畫免費圖庫,不過時原創插圖ICON下載

我的第一堂線上影音課程:Evernote 子彈筆記系統