Ragic:台灣開發 Excel 式企業雲端資料庫,取代 Excel、 ERP



當你的公司或團隊逐漸發展,有大量客戶訂單需要管理,有陸續增加的人資差勤資料要統整,還有許多團隊內部需要的費用報支、資產清單、出差會議要跑行政流程。當面對上述的需求,如果員工各自使用 Excel、文件、郵件來跑資料管理流程,會導致檔案分散、無法統整且不利協同合作。但是如果公司或團隊想要導入 ERP 之類的資料管理系統,無論導入套裝軟體,或是自己客製化,也都是一個大工程。

這時候,台灣團隊開發的「 Ragic 」,就是一個想要解決上述兩大問題的服務。

用 Excel 管理資料太分散?行政流程缺乏協作與即時性?」 Ragic 提供了雲端協同合作,甚至線上簽核的資料行政管理流程。

自己做 ERP 或資料庫,難度高、不好用?」 Ragic 提供了類似 Excel 的親切介面,還有各種商務資料範本,你可以快速組合,建立出自己需要的資料庫系統。而且幾乎任何人都會用,因為完全不需要寫程式,甚至連資料管理都因為有範本而變得很簡單。




我在去年(2016年)推薦過:「Airtable 最強大線上表格製作,免費資料庫重整任何事」,當時就有朋友跟我推薦可以試試看台灣自己開發的「 Ragic 」。

AirTable 相較, 「 Ragic 」更偏向企業端,更適合建立部門團隊之間的行政流程,並且管理團隊的資料庫。

而且因為是台灣團隊開發,雖然「 Ragic 」主要面對國際市場,但是這個工具還是有完整的中文介面,以及完整的中文教學說明,台灣用戶要上手也更簡單。





「 Ragic 」的目標是要比 Excel 更有效率,要比 ERP 更簡單易用,不過他畢竟是企業端的管理工具,我無法在一篇文章裡「教所有的功能」。事實上我也不用這樣做,因為「 Ragic 」網站內就提供了完整的「 Ragic 」中文操作圖文教學

不過,你可能對「 Ragic 」這個服務好奇,卻第一時間不太了解他的運作邏輯,那麼,這就是這篇文章可以分享的,讓我來簡單介紹一下這個服務的工作流程!

我也用「 Ragic 」建立了一個簡單的「測試用」線上資料庫系統,你可以打開來試試看,我設定的權限是開放所有人都可以建立與瀏覽資料:「電腦玩物的 Ragic 辦公室系統

「 Ragic 」的免費版可以建立 3 個表單,整理 1000 筆資料。如要進一步使用就須付費(不過可以免費試用付費版功能 30 天)。





1. 建立一個公司資料庫平台


「 Ragic 」是一個讓團隊一起協同合作的雲端資料庫,所以第一步就是先建立一個公司專屬的資料庫平台,選擇專屬網址,例如我測試用的網址就是:「https://www.ragic.com/esor」。

在這個平台上,我可以建立公司需要的各種資料報表,例如費用報支、課程資料庫、客戶名單等等。

當然我也可以設定好權限,邀請公司成員加入平台,讓某些人可以管理會計資料,而另外一些人可以新增或瀏覽資料。





2. 安裝範本,快速建立資料報表


「 Ragic 」的另一大特色,就是提供了許多商務用的資料報表範本,從行政流程、人資管理、業務訂單,基本的需求都很齊全,只要選擇[安裝],我們就省下許多自己建立報表功能的時間!





3. 像 Excel 一樣好用,甚至更好用


安裝範本後,當然我們可以進一步修改資料報表格式,在這裡「 Ragic 」希望讓基本流程就跟我們都用過的 Excel 一樣,這樣可以減少我們學習的時間。

而且更進一步的,「 Ragic 」讓建立資料報表的操作比 Excel 更簡單,許多表單需要的選項、功能,都更直接的顯示在左方,讓我們可以快速的選擇與切換,並且不用自己寫程式或寫公式。





4. 設定每一個報表的團隊內權限


做好一張報表後,例如一個費用報支表,就可以發布到公司內,讓團隊裡的成員各自去填寫回報。

這時候,可以在表單設定裡,設計公司不同部門的填寫權限,例如業務人員只能填寫新表,而會計人員可以瀏覽表格內容,主管可以修改表格等等。





5. 發佈後,員工填表建立資料庫


接下來就很像公司內的 ERP 流程了,我有一份費用要報銷,就到這個「 Ragic 」的公司平台,打開費用報支表,開始填寫需要的資料,填寫完畢,按下送出即可。

這樣費用會統計到公司內的資料庫,並且交給其他人員去處理。





6. 進行行政簽核流程


「 Ragic 」因應公司內的需要,還添加了行政簽核的功能,一份費用報之後,有權限的會計人員可以進行簽核,甚至可以在簽核時回覆意見。





7. 進行資料庫統計


跑完這樣的工作流程後,公司內的收支資料庫、進銷存資料庫就會慢慢建立起來,而「 Ragic 」也提供了「報表」功能,讓我們用各種統計方式來解讀資料,像是「樞紐分析」等 Excel 常用的資料統計圖功能也都支援。





「 Ragic 」最佳化的是企業內資料行政管理的流程,不僅幫辦公室建立有效資料庫,而且讓處理簽核資料的流程更順暢,更重要的是建立資料報表、行程程序的過程也更簡單。

除了這樣團隊用的資料庫系統,我在電腦玩物也常常介紹個人資料表單管理的技巧,我通常使用的是 Google 表單結合 Google 試算表,例如「出國旅行記帳分帳不混亂教學」、「Google 表單比記帳 App 還好用」、「我的家庭記帳方案」,有興趣的朋友也歡迎參考。

「 Ragic 」這樣一個台灣開發,面向國際市場與企業市場的生產力服務,很值得推薦,應該列上之前我推薦的「台灣開發幫你工作加分的 16 款生產力工具推薦清單」。而若是你還知道更多台灣開發的生產力工具,也歡迎你來跟我分享。

「 Ragic 」網站


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留言

  1. 这个和国产的简道云有什么区别?

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    1. Ragic 不需要實名驗證

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    2. 我怎麼不知道台灣有什麼東西叫做简道云?

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    3. 比較起來Ragic功能還是比較強吧,在資料連結上,可以做比較複雜的東西。而且有 iOS + Android app

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  2. 現在真的有好多工具可以使用,不過公司有保密需求,到頭來還是只有微軟的產品可以使用...= =

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    1. 有私有主機版可以安裝在自己公司啊

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