2015年7月23日 星期四

秘書必備的 Doodle !行動時代依然好用的喬行程 App


這裏說的「 Doodle 」,不是現在廣為人知 Google 每天在搜尋首頁上千變萬化的那個塗鴉,而是在網路工具、線上工作剛剛開始盛行時,為了解決多人線上「約時間」問題而出現的一個簡單卻能解決大問題的工具。

那是好幾年前,那時大家雖然習慣了用 email 溝通,但是一旦遇到要約開會時間、聚會時間的問題,來來往往的郵件隨著參加的人數而等比級數成長,導致負責喬時間、排行程的那個人最可憐,很容易花了許多時間卻找不到一個完美結論。

於是這個叫做「 Doodle 」的線上工具在那時候推出了,它提供了一個簡單易用的線上投票頁面,讓每個人自己上去針對可以的時間投票,最後統計出最佳結果,這樣一來負責喬時間的人不麻煩了,大家也能輕鬆表達自己可以或不可以的時段,用最快的方式統計出結果




我還記得那時候為了要製作一本 Wordpress 架站專書,要一次跟台灣十幾位部落格作者約什麼時間一起線上開會,就是用 Doodle 輕鬆找出一個大家的最佳時段。

而在幾年後,不知道現在還有多少朋友會繼續使用 Doodle 在喬時間呢?或者會不會有很多新朋友其實還沒發現曾經有一個這麼好用的排行程工具?而且 Doodle 目前還是依然很完善的運作著,最近我試用 Doodle 的行動 App 版,更是覺得驚豔,非常適合忙碌的秘書在行動中隨時拿起手機就能準確的喬時間

當然,你可能會說秘書需要的排行程工具還有行事曆,這時候或許也可以試試看 Doodle 推出的 MeetMe 功能,或是善用 Google 日曆內建的約時間技巧




  • 優秀的行動 App

「 Doodle 」的 Android App 與 iPhone App 介面非常精簡順暢,對於有很多行程需要「喬」的忙碌工作者來說,一進入主畫面就是等待排行程結果出爐的清單,隨時可以參與別人的約會投票,或是查看最終結果。





  • 發送約時間邀請

我們就來試試看如何主動發起一個喬時間的行程,以「 Doodle 」 Android App 來說,按下右下方的「新增行程」按鈕,就可以快速填入會議名稱、發起人。並且在手機上也能輕鬆選取的月曆、週曆方格中,勾選要加入投票的時段。





  • 如果真的要這一天也可以

在即將完成發起「 Doodle 」行程投票活動步驟前,我們還可以在設定裡勾選「if need be 」選項,這個意思是除了「可以」、「不可以」外提供一個額外的選擇:「如果真的要這一天我也勉強配合」的意思。





  • 開放投票、參與討論

從手機版的「 Doodle 」甚至比原本的網頁版更能快速建立喬時間活動,然後我們就能將這個活動寄給參與者投票,或者直接設定一個公開網頁,讓更多人更多參與投票。

而且還能在 Doodle 活動中讓每個人留言,開放對這次會議行程的其他討論。





  • 即時統計、選擇定案

「 Doodle 」會即時統計大家的投票結果,手機版「 Doodle 」更會在有人進行投票時通知主辦人,最後主辦人可以根據投票結果,決定一個最終時間,把定案發給所有參與者即可。





  • 也可以當作單純投票工具

「 Doodle 」不只能夠用來喬時間,生活與工作上許多喬不定的事情,例如聚餐要選哪家餐廳?這些繁瑣的雜事,也能在「 Doodle 」上進行快速投票,讓大家自己上線決定,讓「 Doodle 」幫你統計結果。

這樣小秘書就再也不用為了這些喬來喬去的瑣事操煩了,或者,起碼一定程度降低不重要瑣事的時間浪費囉!

延伸閱讀:
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Doodle 網站
Doodle Android App
Doodle iPhone App

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3 則留言 :

  1. 是否要每個人都安裝?還是發起人安裝即可?

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    1. 發起人安裝,其他人可以在網頁上做投票
      (其實發起人也可以到Doodle網頁端直接發起活動)

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  2. 大家好,我們是台灣的新創團隊,希望能製作出比Doodle更好用的喬行程APP工具『閃電聚會』,支援繁體中文版,增加【自動追問】功能,系統自動追問還沒回覆時間的受邀請者,省去主辦人後續跟催的麻煩。希望大家能註冊試用,給我們支持與指教,感謝各位! http://goo.gl/rDA2i2

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