2014年3月4日 星期二

Evernote 筆記衝突變更、錯誤刪除還原,解決同步問題教學


昨日晚上參加 Evernote 舉辦的用戶聚會,現場有個小活動要我上台接受每個問題 30 秒的快問快答,當時有一個問題是:「如果 Evernote 的筆記被覆蓋怎麼辦?」當下我沒有回答得很好,後來回家仔細想想,這類問題其實每個使用 Evernote 的用戶「幾乎一定會遇到」,但問題的本質並非只是「覆蓋」這麼簡單,值得寫一篇文章來好好分享我的心得。

如果你同時在不同電腦、手機裝置上使用 Evernote 軟體,或者你曾經和其他人共用記事本,那麼我相信有非常高比例的朋友遇到過「記事衝突」 ,到底同步上出了什麼問題?

對於使用 Evernote 的朋友來說,即使是偶爾出現的「意外」也一定會感到非常困擾,所以今天這篇文章,讓我從自己的經驗來深入分享如何「事先預防」 Evernote 筆記衝突,若是真的發生衝突時又要怎麼「事後解決」。



如果你還不是很熟悉 Evernote 的同步方式,那麼建議看看接下來這一段(已經了解的朋友則可以跳過這段)。

要解決問題,首先要了解 Evernote 筆記同步的原理,下圖中 1~6 是安裝 Evernote 筆記軟體的不同裝置(電腦、手機等等),而中間是 Evernote 的雲端資料庫。

當我在裝置 1 中編輯筆記,那麼完成編輯後這則筆記會從裝置 1 同步到中間的 Everntoe 雲端資料庫,接著當我在其他 2~6 裝置上打開 Evernote 軟體時,中間的雲端資料庫就會把最新筆記下載到其他裝置。

這看起來沒有什麼問題, Dropbox 之類的雲端硬碟也都是這樣運作。不過問題就出在:

  • 一、如果裝置 1 和裝置 2 同時被打開,同時在裝置上編輯「同一則記事」,事後同步時怎麼辦?
  • 二、如果打開裝置2的時候,還沒完成最新資料同步,就先修改了「同一則記事」怎麼辦?

更進一步的,因為「電腦端」的 Evernote 軟體「不是即時推送同步」,例如 PC 上 Evernote 軟體最快也要每隔 15 分鐘才會自動同步一次, 在這「尚未同步完成」的過程中,如果在其他裝置上又進行了同一則筆記的編輯,就會產生筆記衝突。

當然,若是遇到網路不穩而同步不完全的「環境因素」,一樣可能造成多方重複編輯而產生記事衝突。




  • 關於筆記「被覆蓋」:基本上不會發生
不過比較不用擔心的是,其實你「不會因為同步錯誤」而造成筆記被覆蓋或遺失。

所謂覆蓋,就是同一則筆記如果我在裝置 1 上寫了一些新內容,在裝置 2 上也寫了一些新內容,結果最後因為同步衝突讓裝置 1 上寫的新內容都不見了。

但是,關於「覆蓋」這一點,基本上不會在 Evernote 上發生。

因為當發生同步衝突時, Evernote 不選擇覆蓋,而是選擇「把所有內容都複製一份」,產生兩則不同內容的筆記。就像下圖這樣,雖然我因為在不同裝置上同時編輯而造成筆記衝突,但 Evernote 會把衝突內容全部保留下來。

這樣一來,雖然造成衝突是有點麻煩,但我也只要事後進行剪貼整合,內容上不會遺失。




  • 關於筆記「出現衝突、重複」的問題解決
1.
那麼,當我造成記事衝突時,要怎麼解決?怎麼找回在兩個不同地方編輯的新內容呢?

如果是 Windows 上的 Evernote 用戶,你會在上方的「活動」裡接收到「有筆記發生衝突」的通知,讓你立刻知道哪一則筆記在同步過程中出錯了。



這時候, Windows 用戶會看到兩則筆記,一則筆記儲存在原本的記事本,另外一則筆記被放入「衝突的變更」這個自動產生的分類中

其實原理很簡單,因為我們在不同裝置同時編輯了同一則筆記的內容, Evernote 不知道該怎麼同步才好?所以 Evernote 把其中一個版本的新內容放在原本筆記的位置上,把另外一個版本的新內容放在「衝突的變更」這個資料夾。

也就是你還是會保有在每個裝置新增的內容,接下來你只是要決定怎麼整合而已。


例如你可以直接剪貼,或是合併,總之就是把沒有同步好的新內容整合在一則筆記裡。



2.
如果你是在使用 Android、 iOS、 Mac 上的 Evernote 過程中發生記事同步衝突,那麼不會產生另外一則衝突的筆記,而是 Evernote 直接把所有衝突的內容都幫你剪貼到同一則筆記裡。

這時候你可以在原本的那則筆記往下拉,就會看到其他「發生修改衝突」而合併進來的筆記內容,一樣自己手動整理一下即可。




  • 關於筆記「錯誤刪除」的還原
有時候我們不小心按下刪除,把 Evernote 筆記裡的一則筆記刪掉,但是事後又反悔了。或者有時候我們太快按下「合併」記事,但事後又想要把這些筆記分開。這些可能「錯誤刪除」的動作,都可以在 Evernote 電腦端的「垃圾筒」裡救回。

在 Windows、 Mac 版的 Evernote 中,任何刪除的筆記都會被丟入垃圾筒(合併筆記時,其實也是把原本每則筆記刪除後產生一則新筆記,所以刪除的筆記一樣會丟入垃圾筒)。你可以在左方找到「垃圾筒」分類,在裡面就可以找回誤刪的筆記。

那如果是在 Android、 iOS 手機上不小心誤刪筆記呢?只要這則筆記之前有正確同步到電腦端,那麼雖然同步後電腦端的筆記一樣會被刪除,但你一樣可以到電腦版 Evernote 的「垃圾筒」還原這則誤刪筆記。




  • (事先預防)如何讓 Evernote 更準確同步?
1.
當然,我們都不想要常常看到筆記衝突發生,重新整理又要多花時間。但是 Evernote 的同步又有天生的限制,這時候,我們可以做的就是養成「讓同步更準確」的使用習慣。

首先在設定上, Windows 版 Evernote 可以在「工具」—「同步處理」中,勾選「自動同步處理」,並設定在最短的 15 分鐘,這樣一來每隔 15 分鐘就會幫你同步一次電腦中的最新筆記。但這裡你也可以看到, Evernote 在電腦上新增筆記時並非馬上就同步,這 15 分鐘的間隔還是很有可能讓多裝置同時工作的人出現筆記衝突。

你也可以順便勾選「結束時同步處理變更」、「在背景同步處理」,多少能舒緩「忘記同步」造成的困擾。


Mac 版推出了更頻繁的自動同步間隔,可以設定到每隔 5 分鐘就自動同步筆記。



2.
在行動裝置上, Android 版的 Evernote 可以在右上方的「設定」中,勾選自動同步記事,並且把自動同步的頻率也設定在 15 分鐘。

而無論 Android 或 iOS 版的 Evernote,都會在開啟 App 、修改筆記的當下立刻就自動同步,不過,有時候可能網路不穩(甚至沒有網路),有時候可能我們沒有等 App 同步好就立刻修改筆記,這時候也會造成同步衝突。

唯一的辦法,就是使用時要注意 App 已經完成最新的一次同步,再開始修改編輯。



3.
在電腦端使用 Evernote 時,我也因此養成一個習慣,修改、新增任何筆記後,一定手動按一次上方的「同步處理」,不要等那個 15 或 5 分鐘的自動同步,而讓自己去按下同步來把最新內容上傳雲端。

當然,每次開啟任何一個裝置上的 Evernote,我也都已經習慣一定先按一下同步再說。



4.
還有一個值得注意的使用習慣,就是在 iOS 、 Android 的 Evernote 中進行筆記編輯時,要避免開著單則筆記編輯畫面而沒有退出(完成)的情況,編輯完成一定要點擊左上方的完成,回到 Evernote 筆記清單,這樣才能確保這則最新修改的筆記有正確同步到雲端。

如果一直在手機上開著單則筆記編輯畫面,然後到了電腦上又打開同一則筆記編輯,就很可能造成筆記衝突。



5.
最後,在使用 Evernote 的「共用記事本」功能時,也要避免多人一起進行同一則筆記的編輯, Evernote 並非像是 Google Drive 那樣的即時多人編輯工具,一旦不同的人在不同裝置上同時修改同一則筆記,這則筆記就一定會造成衝突。

因此當共用記事本時,最好的方法就是每個人以「新增筆記」的方式來新增資料,並且每個人有自己負責修改的筆記。(或者,你非常確定這個時間點,對方不會跟你同時編輯同一則筆記。)

當然,發生同步衝突後,就如同我前面所說的, Evernote 會想辦法複製你所有內容,不會造成內容遺失,但重新整理也真的很麻煩,所以不如事先養成使用習慣來預防。

今天這篇文章,我盡可能詳細的把使用 Evernote 時可能遇到的同步衝突問題,包含發生的原因與解決的辦法,還有最重要的「事先避免」方法,做一個統整分享,希望能夠對有這些困擾的朋友多少有些幫助。





11 則留言 :

  1. 我在PC版evernote不能同步處理,出現了一個紅底白色的" ! "符號。查找過之前的文章,也有人曾留言提及同樣的問題,但未見有解決方法。不知版主有沒有好建議?
    謝謝!

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    1. 己試過登出-登入;卸載重裝;視窗防火牆--例外…等方法都沒效

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  2. 我的也是 [ '在PC版evernote不能同步處理,出現了一個紅底白色的" ! "符號 ] 同樣問題,3月25日無預警突然發生。目前記事內容可同步,但記事本 分類內容中的記事項目無法同步。請教版主大人,謝謝!

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  3. 我的問題同上,請能儘速提供解決方案,謝謝!!

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  4. 更新版本v3.1 立即解決。原來是EverNote程式本身錯誤。

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  5. 您好 我也是在同步上遇到了問題:情況如下:

    目前在evernote上,一直無法同步,於網路版上,可以看到主管分享的所有記事本,但在 pc端上的evernote卻一直更新失敗。
    而且比較特殊的地方是,若上evernote,直接登入帳號時,僅看到自已的一本記事。
    但透過過主管分享的連節登入evernote時,便可看到主管分享的80本記事本…
    不知道是那裡出了錯,煩請您的協助

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    1. 是不是沒有真的把主管分享的記事本「加入」自己的筆記中呢?

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  6. 我同步成功後,圖片不見...就這樣出現一個圖片不見的小icon...
    衝突的變更完全没有出現,很無語

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  7. 請問Esor,如果筆記內有插入像是Excel的文件,不小心誤刪的時候能夠找回來嗎?

    我有買了專業版的版本備份功能,但是上一次備份的檔案是有點久之前的,但是其實我檔案都有隨時儲存,只是在筆記的頁面剪貼的時候不小心動到了

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    1. 插入的文件檔案好像目前沒有很好的單獨回覆機制

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  8. 作者已經移除這則留言。

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