2013年7月27日 星期六

從方法論上看用 Evernote 做筆記會提高效率的五個關鍵

evernote 50-01

這幾年在部落格、講座中介紹 Evernote ,從大家的回饋與詢問也慢慢的讓我更加確定 Evernote 對工作與生活帶來幫助的原因。一開始我只是很單純的覺得這個筆記工具很便利,慢慢的覺得它讓我的工作更輕鬆,但這裡效率提高的原因是什麼呢?有沒有辦法用具體的方法論來說明?

很多朋友正面臨著是不是要從原本的筆記方法(紙本、Word 類型),換到以數位、雲端、行動為核心的 Evernote (或類似服務),在這個轉換選擇中,新工具的功能到底有多強,其實不會真的打動那些已經習慣傳統方法的朋友。

即使學會了新工具的功能,也不一定就代表真的會帶來新效率,有時候功能愈多只是讓你的工作愈繁雜,因為你沒有從頭開始「改變自己的方法與觀念」,只有重新確立在雲端時代更有用的筆記方法論,我們才能活用像是 Evernote 這類工具來改善工作效率。




所以今天這篇文章,以 Evernote 為例(如果效果不錯,後續也可以談談其他數位工具的方法論),我想整理這幾年來所領悟與學習到的雲端時代新筆記工作方法。




  • 一、整理的簡化:以一貫之
如何花最少的時間達到最多的整理效果?如何讓自己的方法簡單到一定會記住、一定會做到?

再厲害的筆記方法如果難以持續做到,那等於是無用。再複雜的整理技巧如果自己記不住整理的規則,事後要使用時找不到,那就跟沒有整理沒有兩樣。雖然我這篇文章在講方法論,但最重要的方法論就是:
與其一開始花太多時間在方法研究上,不如選擇一個真正可以立刻做、隨時做、持續做、記得做,並且永遠不會忘記的方法。
Evernote 在這裡提供的幫助是,你的 Evernote 永遠都只是一本筆記本,可以隨身攜帶的筆記本,可以在任何地方使用的筆記本,並且所有資料都儲存在這本筆記本內,你只要把資料記上這本筆記本就不怕以後找不到。

把整理單一化,甚至不需整理,但要用時永遠找得到,立刻就能使用。因為簡單所以更容易持續做、記得做。這一點大幅度的改善了傳統筆記方法零散、需要更多事後整理、難以隨身攜帶所有資料的問題。

如果你問我兩年前某個資料在哪裡?我不用去想是存在郵件、紙本筆記還是硬碟中,也不用記得是放在家裡、辦公室還是身上,因為我知道一定在我的 Evernote 裡,並且我當下拿出手機,所有的筆記都在裡面了。




  • 二、有效的記憶重現:不需記住但不會忘記
如何讓記住的東西,在未來需要時立刻出現?

遇到一個問題,我們開始回想以前有沒有什麼樣的經驗或資料有幫助,我們開始打開檔案夾、筆記本漫無目的去翻不知道是什麼與在哪裡的資料,很多我們過去有用的經歷,當我們真的需要時,要不是想不起來,就是根本沒有浮現在腦中,這要怎麼辦?

因為當我們記住一件事情的時候,不只需要記住事情本身,還要能記住這件事情的相關性,讓以後我遇到某個現在還不知道的需求時,我會聯想起我曾經記住過某個有幫助的事情。但這個相關連的記憶動作是非常難做到的,不僅大腦很難去記住,傳統的筆記方法也很難記住。

這就是 Evernote 第二大腦可以帶來幫助的地方,我還是沒辦法記住自己曾經記住過什麼,也很難一開始就建立完整的關聯記憶,但當我遇到任何問題時,我懂得立刻去 Evernote 「搜尋」:
「搜尋」就好像是一個大腦的回想動作一樣,但這個回想「一定想得起來」,甚至可以挖出記憶最深層的相關內容。
因為 Evernote 可以搜尋筆記文字、 PDF 文字、 照片內的印刷體中英文字,專業版用戶還可以搜尋 Office 文件裡面的文字,只要使用關鍵字(需要時,你總不會連自己需要什麼關鍵字都不知道吧?),就能回想起這件事情的所有記憶,甚至找出那些相關連但非同一件事情的記憶,有效讓記憶在需要的時候重現。

當然,這個前提就是我有實踐第一個方法,把自己工作與生活的所有經歷、資料都收集在Evernote第二大腦中,我不用刻意去強記自己記過什麼,因為只要需要時善用關鍵字搜尋,一定能回想起來。




  • 三、網狀的知識結構:彈性重組你的記憶
如何讓收集的資料成為有系統的使用結構?如何讓自己的知識庫可以依據每一件不同的事情,重新組合出適合那件事情的樣貌,並且在換到另外一件事情後又能彈性的重新組合?知識的本質應該像是一張大網,而不是一個層層疊疊但彼此分開的檔案櫃。

或者說,當我們實際應付眼前的工作時,這些工作資料要依據專案流程與時間管理的技巧分類好,這會有利於我們去使用它,這時候資料像是一層層的檔案櫃。但實際上裡面許多資料可能以後不同工作還能用到、甚至目前其他工作都有相關連,這時候其實資料的底層性質是互相連結的。

傳統筆記方法只能把筆記分類成檔案櫃,只能在目前的工作上使用,但一旦轉換工作就會變得需要很多時間重新整理,甚至無法重整而要新增。

在 Evernote 中,外層結構是目前專案處理的檔案櫃分類,但底層的筆記其實是在一個網狀的資料庫結構中,可以利用筆記連結的功能相互串連、重複利用、隨時重組。這才是一個更有效率的知識處理結構。
 
 


  • 四、感官式的情境筆記:記住靈感更好的方法
以工作上的筆記來看, Evernote 可以拍照、錄音這兩點,不只是多了可以儲存的內容形式,還可以本質上的幫助你還原記憶情境。

尤其關於靈感、想法、創意的筆記,以前我可能習慣寫下來,但等到時間一久後回頭重看當初的文字,卻不再有當初的觸動,甚至想不起來為什麼當初要寫下這樣片段的想法,所為何來?

在 Evernote 的筆記方法中,我會建議大家善用拍照、錄音,把筆記靈感當下的情境也跟著自己的想法文字一起記錄下來,例如當下觸動你的場景與聲音,這會大幅度幫助自己回想,幫助自己重回現場,讓靈感更容易持續醞釀。

另外 Evernote 還有相關筆記的功能(在 Mac 版與快推出的最新 PC 版中),或者前一段講到的網狀筆記結構,這讓我們看到一則靈感筆記時,還能同時找到一樣時間、一樣地點記下來的其他筆記片段,組合在一起後,很有可能當初的完整想法就重新浮現出來了。
 


 
  • 五、以行動為目的的筆記:記住是為了改變
如何讓記錄成為行動的真正動力?不管這個行動是已經計畫好的(例如你的旅遊筆記),或是尚未知道什麼時候會發生的(例如你的靈感日記),但重點就在於筆記後,我們是希望以後事情發生時,這些筆記就能發揮效用。

透過前面提到的,單一的整理法、有效記憶重現、筆記網狀連結、感官情境記錄, Evernote 讓筆記更容易在行動中找到、在行動中使用,並且保留每一次行動更完整的內容記憶。

更進一步的, Evernote 有標籤管理、時間提醒,和優秀的行動 App,這都讓這本筆記本可以在你的工作流程的每個環節發揮效用:
除了記錄當下不會再使用第二次(或找無法再使用第二次)的筆記不叫做筆記,而 Evernote 則永遠不會在你的行動中缺席。




  • 小結:
上面我以 Evernote 舉例(如果有其他工具也能達到上述方法,歡迎大家自由發揮與建議),說明在這樣一個數位、雲端、行動的工作環境下帶來的是一種新方法與觀念,是因為這個方法才能讓你的工作效率增加。

換句話說,我們要先把握住上述的基本方法,在使用數位工作上才能找到改變工作效率的竅門所在。

延伸閱讀:
  1. 活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術
  2. 用 Evernote 開始完美讀書計畫:抓重點閱讀心得複習
  3. 如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略
  4. 開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議

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30 則留言 :

  1. 不知道為何,我安裝4.6.3版本很穩定,但升級到4.6.6版本後就會當掉、升級到4.6.7版本也會當掉,大家也都會發生這種事情嗎?

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    1. 我這邊是沒有問題,在xp和win8環境,如果還是會當機,其實可以在官網下方寫信給客服,通常一兩天內會給你解決方法

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  2. 使用evernote專業版邁入第二年

    我想專業版不會再續約了
    每次載入個圖片筆記都要等很久
    越來越無力
    誰說專業版可以離線儲存
    但真的很不方便

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    1. 我一般一則筆記約兩到三張圖片,可能因此在工作流程上比較沒有遇到效能問題

      如果是食記遊記有十幾張圖片時通常我有用food記錄,food會在手機快取圖片,載入也更快

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  3. 專業版使用幾個月、心得是
    真的有很大的改善空間
    (若是真的要拿來做事的話)

    1:如網友所說、貼圖功能弱到爆
    撇開無法resize
    每次將所需圖拖拉至evernote. 不是瑩目變灰後等很久
    就是隔天、有時幾分鐘後圖就掛了(才幾k的圖就變成小方塊)
    要是用ctrl_c. Ctrl_v or x 還來個閃推)
    跟evermore 信件來回幾個月 都沒解決只得到制式回覆;更絕的是還會自動close該問題、理由居然是我沒再回覆,(客服都沒給答案、我是要回個什東東)
    更好笑的是專業版的線上聊天、只配合美加地區工時、我上班遇到問題還得等下班後配合evernote上班時間)
    真奇怪?她是不打算作亞洲生意的樣

    還好只在評估;要是公司採用就準備被叮到飽
    此外上傳每人每月1G公物上時再不足

    好笑的是還限制每月能額外購買的上限至5G
    一年25G
    真的只能給小孩玩玩
    真要teamwork. 貼圖的搞到死
    Conference call 沒幾次就爆了:@
    最後是其辨識功能在中文一直有問題
    反應了也給原稿 回答永遠是

    我們已通知技術部門
    三天後郵件自動回覆
    即將關閉此一問題因沒有再次得到你的回應
    真是@。。xxx
    號稱第二腦的公司想不到客服如此無腦
    請問問 水果公司的客服怎麼做的至少要學個幾分吧

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    1. Evernote 的核心價值 之一 就是搜尋
      各位可試試 中文在
      Web 版與
      Win 找出來的答案是不一至
      若功能如此 unreliable 那麼跟廢物有何不同

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    2. Evernote 一定有它的侷限,沒有萬能的軟體。所以你的評估是正確的,不同的工作情境下,會有不同適合的工具,也會有工具無法滿足你的需求,例如 Evernote 對我來說可以滿足工作與生活的總管理,但對你的工作可能無法負荷,那自然是去找出更適合你的工具或方法了,歡迎可以把心得繼續來分享討論。

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  4. 無論作再多的筆記,執行還是最重要的,所以柏元很認同前面所說的。

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  5. 你好

    請問evernote的web版是否無法旋轉圖片

    謝謝

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  6. 其實我也知道EVERNOTE有很多地方很爛,
    但就是它支援的平台比較多(像WIZ我的爛手機就無法裝)
    所以還是迫著使用
    而版主所說的什麼侷限根本不是它做不到是它沒顧好
    如果版主有機會接觸亞洲區的維護人員還是反映一下吧

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    1. 有時候確實會在遇到evernote官方人員的時候反應一下我收到過的讀者意見,

      在功能上其實我一直很贊同 Evernote 的簡化策略,相比 onenote 或 wiz 來說直覺好用得多,更能行動中使用,當然也會因此有些犧牲,例如在某些更專業的圖片影音工作領域上不適合。

      然後或許你說的「沒顧好」是指同步的穩定度、即時度,或是處理圖片筆記的速度等等,這部份當然是期待他們能夠愈做愈好的。

      但整體方法論上,就像你說的因為「跨平台」而已,或想我這篇文章提到的統一、簡單、直覺、搜尋、便於整理等等,整體上我覺得這仍然是一個相對更佳的筆記方法。

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  7. 我是用專業版的, 用了差不多一年. 我知道有很多地方需要改進.
    我主要用web 及android 版, 我沒有裝軟件在我的電腦上, 是因為如果我用軟件寫Note, 去到android 很難edit.
    我最想的是android 版可以加table.
    有一樣我特別欣賞的是, 他連圖片上的文字也可以搜尋得到.
    PS 我還會用Evernote 的.

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  8. 在官網的支援文章中找不到兩步驟驗證是否需要簡訊費?

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    1. 這一點我也沒有特別測試,因為後來我都用手機上的Google Authenticator完成驗證,就不需簡訊了。

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  9. 新!随手写/隨手寫(最方便的手寫記事本) - Google Play Android 應用程式
    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fiistudio.fiinote

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    1. 喔!隨手寫出新版阿,來研究看看~

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  10. 請問我有在地球村英文上課,想用Evernote作筆記 初級班每課都有做 是用圖像掃描課本做筆記的 有點搞工;但到後來中級都沒再做筆記了 一來單字變多會加長筆記的長度 加上掃描費時 ;所以我想問玩物哥像這種英文筆記怎麼做會比較有效率 而且又能一看清楚明白^^

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    1. 我對於語文學習筆記沒有經驗,不敢隨便亂說整理方法^^

      但無論如何有一個基本前提是要先去想:「我以後想要怎麼使用?」例如我有做的英文筆記是旅遊專用英文筆記,我的目的是出國旅行時可以直接像卡片一樣使用,甚至秀給外國人看,我就不一定要自己開口,這時候我就是把每個關鍵句子打在一則筆記中,並且放大字體方便瀏覽。

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    2. 聽起來你需要的是電子擋,備份功能與簡單編輯,
      但是筆記用來記錄自己容易混淆的錯誤和重點,加上心得,這方面相信Evernote足夠勝任

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  11. 有一種説法是工具越複雜越好,因爲整理就是一個強化記憶的過程。

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    1. 把整理當做一個強化記憶的過程,這確實有道理,但有個問題是我們如果花太多時間一直重複在整理(因為大腦記憶是需要反覆做才會真正強化和「保持」記住),會不會反而沒有時間真正去執行。

      當然,專業工具一定會複雜,並不是所有工具就是簡化好,因為專業工作就是需要特殊工具,例如美術設計者的 InDesign、Photoshop,需要花很多時間去學習、熟練,這就有點像是你說的強化過程,然後就能在這個工作項目上成為專業的工作者。

      所以會有專業、複雜工具存在的必要來應付那個特殊工作,但面對工作與生活的整體,則需要另外一種面向的工具。我想大多數工作者都是同時有這兩種需求存在。

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  12. 請問,記事本的排序,新版的,好像不如你書中所說的,按照編號就可以安排先後順序。
    那如何調整『記事本』的先後順序呢?

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    1. 我用 evernote 5.0 還是可以用數字排序耶,你指的是哪個系統的哪個版本呢?

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  13. 您好。我有個關於離線筆記的問題想請教您。
    目前iPhone 僅能讓「整本」記事本作為離線記事本(且限專業版用戶。)
    我想知道有沒有個別記事可以離線儲存的方法?最好不是專業版也可以使用?

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    1. 沒有喔~除非妳用麻煩的取巧方法,例如在電腦版把某則筆記匯出成HTML格式,那麼手機上也可以離線讀這個檔案

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  14. 您好,您曾提到Evernote有個新功能,將電子郵件發佈到Evernote上,我嘗試過了非常方便,但一直有個問題,就是會有很多亂碼,不知道您是否曾碰過這個問題呢?有沒有解決辦法呢? 謝謝!

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    1. 那是你的郵件系統使用的編碼問題

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  15. 您好,我也有個利用寄信給Evernote信箱的問題,
    在寄信的標題後面用 @記事本名稱 ,Evernote就會自動分類到該記事本中,
    這滿好用的,可是我發現如果是在堆疊記事本下的記事本,就沒辦法直接分類到該記事本底下

    像是: 堆疊記事本01 -> 記事本01
    我如果把信件標題 加上 @記事本01 ,Evernote就無法分類到記事本01,只會丟到預設記事本底下,
    同樣的把信件標題 改成 @堆疊記事本,Evernote也無法分類到堆疊記事本01,只會丟到預設記事本底下。

    請問有沒有方法可以解決呢? 謝謝。

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    1. ㄜ...自己回答自己...好像是因為我才剛建立新的記事本的關係?
      後來Evernote就可以自己找到了..Ora

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