從方法論上看用 Evernote 做筆記會提高效率的五個關鍵

evernote 50-01

這幾年在部落格、講座中介紹 Evernote ,從大家的回饋與詢問也慢慢的讓我更加確定 Evernote 對工作與生活帶來幫助的原因。一開始我只是很單純的覺得這個筆記工具很便利,慢慢的覺得它讓我的工作更輕鬆,但這裡效率提高的原因是什麼呢?有沒有辦法用具體的方法論來說明?

很多朋友正面臨著是不是要從原本的筆記方法(紙本、Word 類型),換到以數位、雲端、行動為核心的 Evernote (或類似服務),在這個轉換選擇中,新工具的功能到底有多強,其實不會真的打動那些已經習慣傳統方法的朋友。

即使學會了新工具的功能,也不一定就代表真的會帶來新效率,有時候功能愈多只是讓你的工作愈繁雜,因為你沒有從頭開始「改變自己的方法與觀念」,只有重新確立在雲端時代更有用的筆記方法論,我們才能活用像是 Evernote 這類工具來改善工作效率。




所以今天這篇文章,以 Evernote 為例(如果效果不錯,後續也可以談談其他數位工具的方法論),我想整理這幾年來所領悟與學習到的雲端時代新筆記工作方法。




  • 一、整理的簡化:以一貫之
如何花最少的時間達到最多的整理效果?如何讓自己的方法簡單到一定會記住、一定會做到?

再厲害的筆記方法如果難以持續做到,那等於是無用。再複雜的整理技巧如果自己記不住整理的規則,事後要使用時找不到,那就跟沒有整理沒有兩樣。雖然我這篇文章在講方法論,但最重要的方法論就是:
與其一開始花太多時間在方法研究上,不如選擇一個真正可以立刻做、隨時做、持續做、記得做,並且永遠不會忘記的方法。
Evernote 在這裡提供的幫助是,你的 Evernote 永遠都只是一本筆記本,可以隨身攜帶的筆記本,可以在任何地方使用的筆記本,並且所有資料都儲存在這本筆記本內,你只要把資料記上這本筆記本就不怕以後找不到。

把整理單一化,甚至不需整理,但要用時永遠找得到,立刻就能使用。因為簡單所以更容易持續做、記得做。這一點大幅度的改善了傳統筆記方法零散、需要更多事後整理、難以隨身攜帶所有資料的問題。

如果你問我兩年前某個資料在哪裡?我不用去想是存在郵件、紙本筆記還是硬碟中,也不用記得是放在家裡、辦公室還是身上,因為我知道一定在我的 Evernote 裡,並且我當下拿出手機,所有的筆記都在裡面了。




  • 二、有效的記憶重現:不需記住但不會忘記
如何讓記住的東西,在未來需要時立刻出現?

遇到一個問題,我們開始回想以前有沒有什麼樣的經驗或資料有幫助,我們開始打開檔案夾、筆記本漫無目的去翻不知道是什麼與在哪裡的資料,很多我們過去有用的經歷,當我們真的需要時,要不是想不起來,就是根本沒有浮現在腦中,這要怎麼辦?

因為當我們記住一件事情的時候,不只需要記住事情本身,還要能記住這件事情的相關性,讓以後我遇到某個現在還不知道的需求時,我會聯想起我曾經記住過某個有幫助的事情。但這個相關連的記憶動作是非常難做到的,不僅大腦很難去記住,傳統的筆記方法也很難記住。

這就是 Evernote 第二大腦可以帶來幫助的地方,我還是沒辦法記住自己曾經記住過什麼,也很難一開始就建立完整的關聯記憶,但當我遇到任何問題時,我懂得立刻去 Evernote 「搜尋」:
「搜尋」就好像是一個大腦的回想動作一樣,但這個回想「一定想得起來」,甚至可以挖出記憶最深層的相關內容。
因為 Evernote 可以搜尋筆記文字、 PDF 文字、 照片內的印刷體中英文字,專業版用戶還可以搜尋 Office 文件裡面的文字,只要使用關鍵字(需要時,你總不會連自己需要什麼關鍵字都不知道吧?),就能回想起這件事情的所有記憶,甚至找出那些相關連但非同一件事情的記憶,有效讓記憶在需要的時候重現。

當然,這個前提就是我有實踐第一個方法,把自己工作與生活的所有經歷、資料都收集在Evernote第二大腦中,我不用刻意去強記自己記過什麼,因為只要需要時善用關鍵字搜尋,一定能回想起來。




  • 三、網狀的知識結構:彈性重組你的記憶
如何讓收集的資料成為有系統的使用結構?如何讓自己的知識庫可以依據每一件不同的事情,重新組合出適合那件事情的樣貌,並且在換到另外一件事情後又能彈性的重新組合?知識的本質應該像是一張大網,而不是一個層層疊疊但彼此分開的檔案櫃。

或者說,當我們實際應付眼前的工作時,這些工作資料要依據專案流程與時間管理的技巧分類好,這會有利於我們去使用它,這時候資料像是一層層的檔案櫃。但實際上裡面許多資料可能以後不同工作還能用到、甚至目前其他工作都有相關連,這時候其實資料的底層性質是互相連結的。

傳統筆記方法只能把筆記分類成檔案櫃,只能在目前的工作上使用,但一旦轉換工作就會變得需要很多時間重新整理,甚至無法重整而要新增。

在 Evernote 中,外層結構是目前專案處理的檔案櫃分類,但底層的筆記其實是在一個網狀的資料庫結構中,可以利用筆記連結的功能相互串連、重複利用、隨時重組。這才是一個更有效率的知識處理結構。
 
 


  • 四、感官式的情境筆記:記住靈感更好的方法
以工作上的筆記來看, Evernote 可以拍照、錄音這兩點,不只是多了可以儲存的內容形式,還可以本質上的幫助你還原記憶情境。

尤其關於靈感、想法、創意的筆記,以前我可能習慣寫下來,但等到時間一久後回頭重看當初的文字,卻不再有當初的觸動,甚至想不起來為什麼當初要寫下這樣片段的想法,所為何來?

在 Evernote 的筆記方法中,我會建議大家善用拍照、錄音,把筆記靈感當下的情境也跟著自己的想法文字一起記錄下來,例如當下觸動你的場景與聲音,這會大幅度幫助自己回想,幫助自己重回現場,讓靈感更容易持續醞釀。

另外 Evernote 還有相關筆記的功能(在 Mac 版與快推出的最新 PC 版中),或者前一段講到的網狀筆記結構,這讓我們看到一則靈感筆記時,還能同時找到一樣時間、一樣地點記下來的其他筆記片段,組合在一起後,很有可能當初的完整想法就重新浮現出來了。
 


 
  • 五、以行動為目的的筆記:記住是為了改變
如何讓記錄成為行動的真正動力?不管這個行動是已經計畫好的(例如你的旅遊筆記),或是尚未知道什麼時候會發生的(例如你的靈感日記),但重點就在於筆記後,我們是希望以後事情發生時,這些筆記就能發揮效用。

透過前面提到的,單一的整理法、有效記憶重現、筆記網狀連結、感官情境記錄, Evernote 讓筆記更容易在行動中找到、在行動中使用,並且保留每一次行動更完整的內容記憶。

更進一步的, Evernote 有標籤管理、時間提醒,和優秀的行動 App,這都讓這本筆記本可以在你的工作流程的每個環節發揮效用:
除了記錄當下不會再使用第二次(或找無法再使用第二次)的筆記不叫做筆記,而 Evernote 則永遠不會在你的行動中缺席。




  • 小結:
上面我以 Evernote 舉例(如果有其他工具也能達到上述方法,歡迎大家自由發揮與建議),說明在這樣一個數位、雲端、行動的工作環境下帶來的是一種新方法與觀念,是因為這個方法才能讓你的工作效率增加。

換句話說,我們要先把握住上述的基本方法,在使用數位工作上才能找到改變工作效率的竅門所在。

延伸閱讀:
  1. 活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術
  2. 用 Evernote 開始完美讀書計畫:抓重點閱讀心得複習
  3. 如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略
  4. 開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:從方法論上看用 Evernote 做筆記會提高效率的五個關鍵

留言

  1. 不知道為何,我安裝4.6.3版本很穩定,但升級到4.6.6版本後就會當掉、升級到4.6.7版本也會當掉,大家也都會發生這種事情嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我這邊是沒有問題,在xp和win8環境,如果還是會當機,其實可以在官網下方寫信給客服,通常一兩天內會給你解決方法

      刪除
  2. 使用evernote專業版邁入第二年

    我想專業版不會再續約了
    每次載入個圖片筆記都要等很久
    越來越無力
    誰說專業版可以離線儲存
    但真的很不方便

    回覆刪除
    回覆
    1. 我一般一則筆記約兩到三張圖片,可能因此在工作流程上比較沒有遇到效能問題

      如果是食記遊記有十幾張圖片時通常我有用food記錄,food會在手機快取圖片,載入也更快

      刪除
  3. 專業版使用幾個月、心得是
    真的有很大的改善空間
    (若是真的要拿來做事的話)

    1:如網友所說、貼圖功能弱到爆
    撇開無法resize
    每次將所需圖拖拉至evernote. 不是瑩目變灰後等很久
    就是隔天、有時幾分鐘後圖就掛了(才幾k的圖就變成小方塊)
    要是用ctrl_c. Ctrl_v or x 還來個閃推)
    跟evermore 信件來回幾個月 都沒解決只得到制式回覆;更絕的是還會自動close該問題、理由居然是我沒再回覆,(客服都沒給答案、我是要回個什東東)
    更好笑的是專業版的線上聊天、只配合美加地區工時、我上班遇到問題還得等下班後配合evernote上班時間)
    真奇怪?她是不打算作亞洲生意的樣

    還好只在評估;要是公司採用就準備被叮到飽
    此外上傳每人每月1G公物上時再不足

    好笑的是還限制每月能額外購買的上限至5G
    一年25G
    真的只能給小孩玩玩
    真要teamwork. 貼圖的搞到死
    Conference call 沒幾次就爆了:@
    最後是其辨識功能在中文一直有問題
    反應了也給原稿 回答永遠是

    我們已通知技術部門
    三天後郵件自動回覆
    即將關閉此一問題因沒有再次得到你的回應
    真是@。。xxx
    號稱第二腦的公司想不到客服如此無腦
    請問問 水果公司的客服怎麼做的至少要學個幾分吧

    回覆刪除
    回覆
    1. Evernote 的核心價值 之一 就是搜尋
      各位可試試 中文在
      Web 版與
      Win 找出來的答案是不一至
      若功能如此 unreliable 那麼跟廢物有何不同

      刪除
    2. Evernote 一定有它的侷限,沒有萬能的軟體。所以你的評估是正確的,不同的工作情境下,會有不同適合的工具,也會有工具無法滿足你的需求,例如 Evernote 對我來說可以滿足工作與生活的總管理,但對你的工作可能無法負荷,那自然是去找出更適合你的工具或方法了,歡迎可以把心得繼續來分享討論。

      刪除
  4. 無論作再多的筆記,執行還是最重要的,所以柏元很認同前面所說的。

    回覆刪除
  5. 你好

    請問evernote的web版是否無法旋轉圖片

    謝謝

    回覆刪除
  6. 其實我也知道EVERNOTE有很多地方很爛,
    但就是它支援的平台比較多(像WIZ我的爛手機就無法裝)
    所以還是迫著使用
    而版主所說的什麼侷限根本不是它做不到是它沒顧好
    如果版主有機會接觸亞洲區的維護人員還是反映一下吧

    回覆刪除
    回覆
    1. 有時候確實會在遇到evernote官方人員的時候反應一下我收到過的讀者意見,

      在功能上其實我一直很贊同 Evernote 的簡化策略,相比 onenote 或 wiz 來說直覺好用得多,更能行動中使用,當然也會因此有些犧牲,例如在某些更專業的圖片影音工作領域上不適合。

      然後或許你說的「沒顧好」是指同步的穩定度、即時度,或是處理圖片筆記的速度等等,這部份當然是期待他們能夠愈做愈好的。

      但整體方法論上,就像你說的因為「跨平台」而已,或想我這篇文章提到的統一、簡單、直覺、搜尋、便於整理等等,整體上我覺得這仍然是一個相對更佳的筆記方法。

      刪除
  7. 我是用專業版的, 用了差不多一年. 我知道有很多地方需要改進.
    我主要用web 及android 版, 我沒有裝軟件在我的電腦上, 是因為如果我用軟件寫Note, 去到android 很難edit.
    我最想的是android 版可以加table.
    有一樣我特別欣賞的是, 他連圖片上的文字也可以搜尋得到.
    PS 我還會用Evernote 的.

    回覆刪除
  8. 在官網的支援文章中找不到兩步驟驗證是否需要簡訊費?

    回覆刪除
    回覆
    1. 這一點我也沒有特別測試,因為後來我都用手機上的Google Authenticator完成驗證,就不需簡訊了。

      刪除
  9. 新!随手写/隨手寫(最方便的手寫記事本) - Google Play Android 應用程式
    https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fiistudio.fiinote

    回覆刪除
    回覆
    1. 喔!隨手寫出新版阿,來研究看看~

      刪除
  10. 請問我有在地球村英文上課,想用Evernote作筆記 初級班每課都有做 是用圖像掃描課本做筆記的 有點搞工;但到後來中級都沒再做筆記了 一來單字變多會加長筆記的長度 加上掃描費時 ;所以我想問玩物哥像這種英文筆記怎麼做會比較有效率 而且又能一看清楚明白^^

    回覆刪除
    回覆
    1. 我對於語文學習筆記沒有經驗,不敢隨便亂說整理方法^^

      但無論如何有一個基本前提是要先去想:「我以後想要怎麼使用?」例如我有做的英文筆記是旅遊專用英文筆記,我的目的是出國旅行時可以直接像卡片一樣使用,甚至秀給外國人看,我就不一定要自己開口,這時候我就是把每個關鍵句子打在一則筆記中,並且放大字體方便瀏覽。

      刪除
    2. 聽起來你需要的是電子擋,備份功能與簡單編輯,
      但是筆記用來記錄自己容易混淆的錯誤和重點,加上心得,這方面相信Evernote足夠勝任

      刪除
  11. 有一種説法是工具越複雜越好,因爲整理就是一個強化記憶的過程。

    回覆刪除
    回覆
    1. 把整理當做一個強化記憶的過程,這確實有道理,但有個問題是我們如果花太多時間一直重複在整理(因為大腦記憶是需要反覆做才會真正強化和「保持」記住),會不會反而沒有時間真正去執行。

      當然,專業工具一定會複雜,並不是所有工具就是簡化好,因為專業工作就是需要特殊工具,例如美術設計者的 InDesign、Photoshop,需要花很多時間去學習、熟練,這就有點像是你說的強化過程,然後就能在這個工作項目上成為專業的工作者。

      所以會有專業、複雜工具存在的必要來應付那個特殊工作,但面對工作與生活的整體,則需要另外一種面向的工具。我想大多數工作者都是同時有這兩種需求存在。

      刪除
  12. 請問,記事本的排序,新版的,好像不如你書中所說的,按照編號就可以安排先後順序。
    那如何調整『記事本』的先後順序呢?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我用 evernote 5.0 還是可以用數字排序耶,你指的是哪個系統的哪個版本呢?

      刪除
  13. 您好。我有個關於離線筆記的問題想請教您。
    目前iPhone 僅能讓「整本」記事本作為離線記事本(且限專業版用戶。)
    我想知道有沒有個別記事可以離線儲存的方法?最好不是專業版也可以使用?

    回覆刪除
    回覆
    1. 沒有喔~除非妳用麻煩的取巧方法,例如在電腦版把某則筆記匯出成HTML格式,那麼手機上也可以離線讀這個檔案

      刪除
  14. 您好,您曾提到Evernote有個新功能,將電子郵件發佈到Evernote上,我嘗試過了非常方便,但一直有個問題,就是會有很多亂碼,不知道您是否曾碰過這個問題呢?有沒有解決辦法呢? 謝謝!

    回覆刪除
    回覆
    1. 那是你的郵件系統使用的編碼問題

      刪除
  15. 您好,我也有個利用寄信給Evernote信箱的問題,
    在寄信的標題後面用 @記事本名稱 ,Evernote就會自動分類到該記事本中,
    這滿好用的,可是我發現如果是在堆疊記事本下的記事本,就沒辦法直接分類到該記事本底下

    像是: 堆疊記事本01 -> 記事本01
    我如果把信件標題 加上 @記事本01 ,Evernote就無法分類到記事本01,只會丟到預設記事本底下,
    同樣的把信件標題 改成 @堆疊記事本,Evernote也無法分類到堆疊記事本01,只會丟到預設記事本底下。

    請問有沒有方法可以解決呢? 謝謝。

    回覆刪除
    回覆
    1. ㄜ...自己回答自己...好像是因為我才剛建立新的記事本的關係?
      後來Evernote就可以自己找到了..Ora

      刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Messenger Lite 臉書即時通輕量版台灣下載開放,比較看看我該用哪一款?

To the Moon 繁中版登陸手機,經典說故事型 RPG 無劇透評析

Smallpdf 線上 PDF 轉檔 Word 與編輯免費全能工具,支援中文

五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣

Beholder 當個好人很難,傳承《1984》反烏托邦模擬遊戲心得

Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

YouTube 簡約黑色劇院介面正式推出,立即啟動不需改程式碼