2012年10月2日 星期二

Gmail 支援搜尋郵件附加檔案內文!如何新增中文搜尋?

gmail search doc-01

根據國外報導,Gmail開始支援索引郵件附加檔案內容,也就是說,以後我們可以直接搜尋Gmail郵件裡包含Word、PDF、PowerPoint等檔案內的文字這看起來是一個很棒的更新,讓我們趕快來試試看。

然後,我很快的就發現,目前Gmail內還無法搜尋上述文件檔案內的「中文」內容,而英文內容確實可以搜尋得到,如果你有些附加檔案的英文內容還不能搜尋,有可能是檔案格式本身有問題,或是Gmail尚未完成建立索引的工作。

只要在Gmail上方的搜尋欄位,輸入關鍵字,就會找出「內容」包含該關鍵字的所有郵件與附加檔案。如果要限定搜尋附加檔案的內文,可以在你的關鍵字之前加上「has:attachment」的前綴,或是「has:attachment pdf」還可以指定要搜尋內文的檔案格式。

 

 

但是,搜尋Gmail郵件附加檔案內的關鍵字雖然強悍,如果只能搜尋「英文」就顯得對華文用戶來說少了很多用處。

不知道目前是因為Gmail索引中文內容比較慢,還是真的還不支援索引中文內容。無論如何,我們有什麼方法可以搜尋Gmail郵件附加檔案內的中文呢?

 

 

我自己之前使用一個比較取巧的方式。

首先,當在Gmail中接收到文件附加檔案後,例如word、PDF,我會利用線上預覽開啟,並且直接轉存一份附檔到我的「Google雲端硬碟」中。

然後,我會在Gmail的「研究室」裡,開啟「Google應用服務搜尋」,這可以讓我直接從Gmail搜尋Google Docs裡的所有文件內容。

於是,因為Google Docs本身可以檢索、搜尋Word、PDF檔案內文,所以透過上述步驟,我也可以在Gmail搜尋之前儲存的郵件附加檔案的中文內容囉!

gmail search doc-02

7 則留言 :

  1. 我認為不實用。
    搜尋就是從海量資料裏找我要的資料。照你說的話,每一封郵件的附件都應該要轉存到雲端硬碟,因為我不知道以後會不會要找這封信的附加檔案。轉存過去應該也要整理分類吧,不然會跟正式資料混在一起,這又是一連串的操作,做了還不一定會搜尋它,但不做肯定搜尋不到它。
    而且大部分的人應該是用免費版的,雲端硬碟只有 5G 還是與其它 Google 服務共用。

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  2. 我自己的作法與思考是這樣的:

    1.本來就要打開附檔看內容,這是本來就會有的步驟,只是我用線上預覽打開,這樣只要「多點一個按鈕」就能轉存Google Docs。

    2.但是你本來也要「下載」檔案,轉存Google Docs時那個多點一個按鈕的動作,其實也就是等於你的下載,因此也不算多點。

    3.儲存到Google雲端硬碟後的檔案,確實需要給他一個整理的分類,我統一都存在「郵件附檔」資料夾中,當然,特定文件則轉存他的工作資料夾,這些動作是你本來下載郵件附檔時也都需要做的。

    4.透過Google雲端硬碟的桌面同步機制,檔案也會自動下載到你的硬碟中。

    因此仔細想想,其實沒有比你原本多出什麼新的步驟。

    只是,重點在於:以「Google雲端硬碟」為工作中心的話,才能更多的感受到上述作法的便利性,5G對於一般文書工作來說也很足夠了(一些舊資料要定期移除的話)。

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  3. 很早就有了不是嗎,最近幾天的新聞之前

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  4. 我不知道是不是很早就有了(Gmail的附加檔案內文搜尋)XD

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  5. 有個有趣的問題...
    如果說可以搜尋附件內容的話,不就代表google可以取得我們的附件嗎?
    這感覺就像你請郵差送包裹, 郵差卻可以打開包裹看裡面有甚麼東西一樣...(汗

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  6. 所以Google條款裡有說,你要允許Google在你需要時取用你的內容。

    而這樣的作法,你可以想像成是郵差打開你的包裹。
    但你也可以想像成,是你的私人專屬秘書幫你處理貼身雜務。

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  7. 本來就是這樣的了……
    如果說可以搜尋信件內容的話,不就代表google可以取得我們的信件嗎?

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