2013年4月29日 星期一

如何建立有效會議記錄? Evernote 會議筆記範本格式心得

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開會時,我們都「喜歡」在自己的筆記本上塗塗抹抹,有人可能很認真的把每一個討論細節都記錄下來,有人可能只是偷偷在畫畫,這時我們可能會遇到一個問題:這份會議記錄除了開會當下用來打發時間,好像沒什麼用處?

一份幫助不大的會議紀錄通常表現在兩方面:一直等到在「會議當下」,才去打開空白筆記頁準備開始筆記,但是輪到自己發言時這份空白筆記無法幫助我們準確且簡要的傳達重點。

另外在「會議結束」後,隨手記在紙張背面的筆記可能會丟掉,寫在筆記本裡的內容則除了變成日記外無法成為後續行動中有效的利用,就算當做資料備查,在以後有一天需要時,也不是那麼容易就能找出之前的會議紀錄。

2015/3/6 補充:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議



如果你也有類似的問題,那麼我們如何建立一份在開會前、開會中、開會後都能夠「被有效利用」的會議記錄呢?

以下是我自己利用「 Evernote 」做會議記錄的心得,當然,我這裡指的比較不是那種「你被交代要做會議紀錄」的角色,而是我們為自己做會議筆記時,可以如何做。




  • 01.讓相關會議記錄更好搜尋
在瀏覽 Evernote 的筆記清單時,如何很快速準確的找出自己需要的那份會議紀錄在哪裡呢?不管要用搜尋還是直接在清單裡找,一開始建立一個有效的筆記標題寫法都是很重要的。
我會這樣建立自己的會議紀錄筆記標題:
[會議]-[隸屬的專案固定名稱]-[該次會議的討論主題關鍵字]
前面兩項是「統一的」,也就是所有會議紀錄的筆記標題開頭都是「會議」加上「專案名稱」,這樣不管我在瀏覽搜尋結果清單、專案資料夾,都能準確找出哪些筆記是會議紀錄(或者你可以把這類筆記加上會議的「標籤」)。

並且搜尋時只要利用「會議 專案名稱」這樣的組合關鍵字,就能找出某個專案底下所有的會議紀錄。

而第三項是「變動的」,也就是每次開會時自由心證把該次會議的重點寫上去,方便後續查詢時辨認特定專案底下每則會議紀錄的不同。

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  • 02.讓會議記錄依據專案進度排序
如果某個專案內有多次的會議紀錄,怎麼讓這些記錄筆記依照開會時間的前後順序排序,讓自己更容易的找出每個不同階段進度的討論結果呢?

因為 Evernote 中新增一則筆記時,就會自動記錄新增的時間,所以如果會議紀錄是在會議當下新建的,自然就會擁有開會時間的記錄。但是,我自己的實際工作情況下,幾乎沒有等到開會時才建立的會議筆記,一定都是先在開會前就準備好會議紀錄需要的內容。

所以這時候,我會在 Evernote 筆記的「已建立」時間上,手動修改筆記建立時間到該次會議的正確時間點。以後,我就能利用依據記事的建立時間排序功能,很清楚的知道某個專案完整的開會討論過程了。

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  • 03.記住你的開會地點
是不是需要記錄會議地點,可能每個人的需求不同。但如果會議筆記中同時帶有地理位置的資訊,也可以增加以後搜尋時的某些便利。方法很簡單,在 Google 地圖上獲得這次開會地點的經緯度座標,然後輸入 Evernote 筆記的「設定位置」欄位裡即可。
方法參考:手動打造 Evernote 美食旅遊剪貼筆記的地點定位地圖
當會議紀錄擁有地理位置資訊,可以從行動裝置上進入 Evernote 的地圖模式,搜尋自己在忠孝新生站伯朗咖啡最近的開會記錄,有時候也是某種很直覺的找出會議資料的方式。

另一方面如果記住每次和客戶開會的地點,當時間久了有機會再次碰面,還能變成某個談話引題。

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  • 04.「事先」連結與會者的個人資料
熟悉 Evernote 的朋友一定會覺得有點奇怪, Evernote 建立筆記當下不就會自動記錄時間、地點,為什麼要自己手動輸入?那是因為,從我實際的工作流程裡,我發現會議紀錄最好全部都是「事先準備好的」。

在開會之前先在公司電腦的 Evernote 新增好下次開會的會議紀錄筆記,並且優先在筆記裡建立「與會者」的「資料連結」。

例如我知道下次開會時參與開會的有 A 和 B,這時候有兩種情況,情況一是我本來就認識 A,並且之前有碰過面所以有在 Evernote 裡建立 A 的名片筆記,這時候我可以把原本那則 A 的筆記用「筆記連結」的方式插入會議紀錄中。
方法參考:Evernote 4.4 新版加入複製記事連結,把筆記互連功能還給用戶
情況二則是我不認識 B,但是可以先在網路上搜尋一下 B 的相關資料,或者就我目前可以了解的程度建立 B 的資料筆記,然後也把這樣的筆記連結插入到會議紀錄當中。

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這裡還有另外一個我的工作習慣,就是會利用 Evernote 「逐步」建立不同人物的獨立單則個人資料筆記,第一次見面可能先將他的名片拍成一則筆記,後續如果有持續碰面、交流,就把互動過程的資料筆記下來,並且繼續補充關於這個人的更細部資料。
參考方法:丟掉名片夾? 如何用懶惰輕鬆的無紙化方法整理名片
這樣就在 Evernote 裡建立了很完整的人際資料庫,並且可以在像是會議紀錄中直接做連結,開會時,我能直接從筆電或平板上一邊參考與會者的個人資料,一邊和該人互動。

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  • 05.「事先」連結會議相關資料
開會時通常會有一些參考資料,或者會議是和背後某個更大的專案有關,那麼這時候一樣可以利用「筆記連結」的方式,把之前收集、整理或進行中的相關筆記插入到會議紀錄中。

準備好這樣的參考資料連結,就能在開會時更輕鬆的切換不同資料來進行討論與報告了。

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這裡因為開始有一些分類資料要輸入到會議紀錄裡,所以我會用最簡單的方式,在每類資料之間【插入水平尺規】,畫出清楚的分隔線,而且,這樣的排序也是有意義的。

把與會者、參考資料的連結放在最前面,方便自己一邊開會時,一邊隨時點擊開啟來作為討論依據。



  • 06.最不重要的「會議記錄」
終於要講到一般我們所謂的「會議記錄」了,其實,對於個人工作上的幫助來說這些真正的會議記錄反而「最不重要」,因為你不是要把這些討論變成你的工作成果或產品,這些討論甚至連執行過程都談不上。

除非你的工作就是會議記錄,要不然這裡其實可以用比較概括的方式做紀錄,如果會議本身確實是很關鍵但內容又很龐雜,那麼我建議直接用 Evernote 的錄音功能來進行輔助,當然也同時在筆記裡打字輸入相對重要的資料。

如果會議中有一些討論過程被寫、畫在白板上,那就用拍照筆記存入 Evernote。如果需要手寫手繪內容比較快,也可以利用不管在 Android 或 iOS 上都很多的手寫筆記來輔助,事後把手寫筆記的圖片插入 Evernote 會議記錄即可。

這邊我會把需求放在:可以最直覺、最簡單的大概保留會議時的一些重點對話即可,不用真的仔細記錄。

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  • 07.一定會有的會議中我的額外想法
在會議記錄筆記中,我會在最下方建立一個「我的想法」專區。

上面是會議時大家實際的討論記錄,而「我的想法」裡則放入那些目前不適合在開會時講出來的個人想法:有可能和現在的工作無關,只是在腦力激盪時想到的其他相關事情。

有時候這些想法對其他工作會有幫助,如果開會過程中想到了,就寫在這個獨立的專區中以免混雜。

另外我推薦一定要在範本中預先打上「我的想法」這個欄位,而不是一邊開會等到有想法時才去新增。為什麼要預先打上這個欄位?因為有個這個欄位,就能提醒自己開會時要「自己多動動腦」,不要只是像是打字員一樣把開會內容寫下來而已。

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  • 08.真正的焦點是會議後的行動
會議記錄的重點不是在會議記錄,前面那些開會討論時的錄音、拍照、隨手筆記都應該在會議後立刻整理成具體的「行動待辦清單」。

在開會結束後打開剛剛記錄的 Evernote 筆記,立刻在上方的欄位插入一欄「會後行動」,並且利用 Evernote 的【待辦事項】-【插入核取方塊】功能,建立這次會議後的具體行動步驟。

不管是要去修改一下計畫目標、要去連絡某個人、要去調整資料庫裡的某個流程筆記,可能是上司交代的、可能是自己給自己的任務。總之,不是讓會議記錄擺在那邊好看,而是要轉化成一些具體的行動步驟。

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  • 09.會議後的提醒
加入了「行動步驟」的會議記錄才成為一個真正有效的會議記錄,這時候我會利用之前提過的「 Evernote 時間管理技巧」,來將這個會議記錄納入時間排程並且完成裡面的待辦事項。
方法參考:Evernote 時間管理教學,比鬧鐘更有用提醒每日工作備忘
等到這份會議記錄的待辦事項都一一被勾選後,我就可以把這份會議記錄封存到他所屬的專案資料夾中,真的等以後需要時再備查即可。

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  • 小結:
之所以要建立一個固定的「會議記錄範本」,主要是為了讓自己可以從更多面向去好好利用這則會議記錄,而非變成死資料,所以上面的一些我個人的格式欄位其實不外乎是要:
  • 讓我開會時方便查看參考資料。
  • 讓我開會後方便查找討論進度。
  • 讓我開會時方便記錄內容。
  • 以及最重要的,讓我開會後有具體的行動。
也提供大家參考,並且歡迎大家一起來討論,一份好的會議記錄應該有怎麼樣的筆記格式設計?可以善用哪些方法讓會議記錄發揮更大效果?

2 則留言 :

  1. 很棒的分享, 最近在研究會議記錄有沒有好的軟體或雲端服務可以使用

    例如:團隊開完會後,要將會議做成記錄, 並且讓隊員每個人都可以看到、然後可以留言, 甚至更進一步讓每個與會者可以用某種方式簽名確認,不知道您有沒有什麼好方法
    謝謝~

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    1. 上面大多數的功能,我會建議用「 Google Docs 」可以實現。
      但唯獨簽名確認,這一點比較有難度,但可以用折衝方法,就是利用 Google Docs 裡的「註解功能」,註解時會註明每個人的 Google 帳戶名稱,無法造假,這應該就類似於簽名。

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