Evernote 時間管理教學,比鬧鐘更有用提醒每日工作備忘

evernote toolbar-01

常常有朋友問我,怎麼在 Evernote使用時間提醒 Evernote 目前並沒有內建任何鬧鐘或行事曆通知功能,但是當你把一些重要工作任務寫入筆記後,就會希望這些筆記還能適時提醒你去完成這些事情。

老實說,比起那些正在忙碌時忽然插入的預排通知,比起那些響了常常還是會被按掉的鬧鐘(相信很多人起床時都有類似經驗?或者你無視了多少行事曆預排的工作時間?),我更相信自己「主動」在「每次有空時」去挑出「現在想做、該做」的事情,更容易產生執行力。

真正要提醒的不是時間,而是應該做什麼事情。

所以 Evernote 需要的不是鬧鐘,而是一個具備「警告提醒」、「重要性排序」功能的 To-do List 待辦清單。雖然目前的 Evernote 沒有直接做出這個功能,但只要活用在 Windows 版上的「我的最愛列」,一樣可以滿足每日重要工作的備忘與提醒需求!

 

 

我自己最常使用 Evernote 的時間是在辦公室、家裡的桌上型電腦,我把重要的工作資料研究、專案任務管理都交給 Evernote,所以只要一開機,我甚至預設直接啟動 Evernote ,打開我整理好的工作平台。

而這時候,Windows 版 Evernote 上方的「我的最愛列」,就變成了這個工作平台上的「時間管理」工具,幫助我工作時提醒注意事項、追蹤執行進度、檢查細節有無遺漏等等。

今天這篇文章,就是要分享我自己的實際使用心得。

evernote toolbar-01

 

 

關於「我的最愛列」的詳細操作可以參考:「Evernote windows版更新,自訂我的最愛常用筆記快捷列」。

操作其實很簡單,就是類似書籤列的功能,讓你把筆記、分類、標籤或屬性添加到工具列上,而我這邊則是從「備忘提醒」的時間管理概念來使用這條我的最愛列。

evernote toolbar-02

 

 

進入正題前,首先我會把「我的最愛列」預設的「記事本」連結拿掉,因為通常左方就是所有記事本分類了,不會再從這個連結選單去選取。

倒是「標籤選單」可以保留下來,因為原本的標籤位置在左下方,通常會超出視窗外,所以直接用選單選的話比較快。

關於分類與標籤的使用方法可以參考:Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜

evernote toolbar-03

 

 

  • 1.提醒自己專注在執行中的工作專案

我在 Evernote 裡為了現在與未來要執行的不同工作專案,建立了不同的研究與執行資料庫,多個筆記分類混在一起辨識不易,所以我會把「目前正在執行的首要工作專案」的資料夾拖曳到「我的最愛列」。

這樣一來「我的最愛列」就能每天提醒我當下最重要的工作項目,並且讓我更快速使用其資料。

evernote toolbar-04

 

  • 2.提醒立刻處理緊急任務

我會把必須在今天執行或儘快完成的任務筆記,加上「!01.today」的標籤(前面的特殊符號與數字是為了排序),然後把「!01.today」的標籤拖曳到「我的最愛列」中。

這就提醒我隨時點擊「我的最愛列」中的「!01.today」,因為這裡面是我必須立刻執行的工作

evernote toolbar-05

 

  • 3.提醒追蹤重要專案進度

我會把一些很重要但是需要比較長時間執行的任務筆記,通常是我常常說的「工作專案管理筆記」,加上「!03.working」的標籤。

我也會把這個標籤拖曳到「我的最愛列」,當每日處理完「!01.today」的緊急任務後,「我的最愛列」就提醒我要打開「!03.working」標籤,每天都要檢視與分派那些正在長期執行中的重要任務的最新進度。

evernote toolbar-06

 

  • 4.提醒反覆檢查容易犯的錯誤

一些工作上需要重複執行的流程,反而最容易因為疏忽而犯錯,一旦我在工作上犯了哪個大錯誤時,我就會把錯誤寫入 Evernote 筆記中,並且加上「下次工作記得」的標籤。

而這個「下次工作記得」的標籤一樣放入「我的最愛列」,每次工作執行到收尾階段時,這個標籤就提醒我要打開來再檢查一次,透過比對裡面的犯錯筆記,來避免上次犯過的錯誤這次又再度發生了!

evernote toolbar-08

 

  • 5.隨時激勵自己要自我提昇

所謂的提醒如果都只是逼自己去工作就太無聊了,有時候也應該提醒自己去做一些真正可以自我提昇的事情。例如我會把一些想學的新玩意,筆記到 Everntoe 中並且加入「很想試試看」的標籤。

同樣的我會把這個「很想試試看」的標籤,放到「我的最愛列」,這樣無論下面的筆記怎麼雜亂,起碼最上方總是會有一個提醒,告訴我有空時應該做一些讓自己成長的學習

evernote toolbar-07 

 

  • 6.提醒定期清空收集籃

我鼓勵大家使用 Evernote 時就是隨手記錄,不需要花太大心力整理,有任何想法靈感或是瑣事任務,都直接快速記入 Evernote 當中。只是,我們需要每天結束前花一點點時間,把這個收集籃裡的東西清理一下。

有可能是早上隨手記下的備忘,有可能是公車上想到的點子,有可能是隨手剪貼的某份工作資料,要怎麼在 Evernote 裡提醒自己要回頭整理這些臨時記下來的內容呢?

很簡單,把左下方「屬性」裡的「已建立」-「起始時間」-「昨日」,拖曳到「我的最愛列」,我每天晚上點擊這個「我的最愛列」上的提醒,就能看到這兩天收集起來的「新」筆記,而這就是最好的備忘提醒,讓我不會遺忘去執行一些新鮮的任務、點子

例如我自己會把一些「想要稍後閱讀」的網路文章剪貼到 Evernote 中,而這個備忘提醒,就能告訴我趕快去把這兩天收集的內容讀完或清空(反正不清空以後也不會讀了)。

evernote toolbar-09

 

  • 7.提醒檢查今日工作軌跡

有時候我會想要檢查看看今天做了哪些工作?反省看看哪些今日執行的任務還有缺失遺漏?這也能用 Evernote 來提醒。

只要把「屬性」-「最後修改」-「起始時間」-「今日」加入到「我的最愛列」,同樣的每日工作尾聲時,我就打開這份清單,裡面出現的就是今天我有修改、新增、刪減內容的筆記,而這就是我的今日工作記錄了!

除了能夠借用這個功能快速找出今天工作過的資料外,也可以成為提醒自己檢討今日工作過程的憑藉,只要你像我一樣把工作都關聯到 Evernote 的話。

evernote toolbar-10

 

  • 8.提醒檢查是否遺漏瑣碎細節

一件工作通常都伴隨很多瑣碎的細節,但這也是工作過程裡最容易漏東漏西的地方,我自己會把整個工作流程步驟都變成筆記裡的「待辦事項」,透過勾選清單來「控管專案的每個環節都沒有遺漏」。

所以我會把「屬性」-「包含」-「未完成的待辦事項」加入「我的最愛列」,以後只要檢查這一項,就可以快速找出那些尚未勾選的瑣碎步驟,如果有工作還沒勾選,表示可能遺漏去執行了,而這就是一個很好的備忘檢查。

evernote toolbar-11

 

 

  • 小結:

只要再把筆記的排序方式,改成「已更新」、「反轉排序順序」,那麼就能在每種筆記清單裡優先看到最近編輯過、工作過的筆記。結合上述「我的最愛列」設計,這樣 Evernote 就能具備「比鬧鐘更有用」的時間管理功能囉!

推薦大家試試看,或者分享你在「我的最愛列」或 Evernote 筆記時間管理上的相關心得。

evernote toolbar-12

留言

  1. 響了常常還是會被按掉的鬧鐘

    貼切!!

    回覆刪除
  2. 感謝分享!
    以前都不會用這個工具列,
    以後要更依賴Evernote了。

    回覆刪除
  3. Esor大謝謝你的分享,真的非常棒!
    不過有兩個問題想要請教你
    你用來在文章中加工圖片(例如模糊、紅框、擷取)的工具是什麼啊?是你之前推薦過的PicPicks嗎?
    另外有點好奇你一篇文章從醞釀到寫作完成大概會花多少時間?因為覺得你的文章都很有幫助,希望能夠學習~而在你之前的文章當中提到可能一天創作時間是一個小時來寫,如果真的是一個小時真的讓人很驚訝啊!不過可能還是要看文章內容(介紹?創作?)和篇幅有關對吧

    回覆刪除
    回覆
    1. 我目前使用的截圖工具是:http://playpcesor.blogspot.com/2012/02/screenshot-captor-windows-7.html

      如果是一篇新聞,大概30~60分鐘內可以完成。

      如果是像這篇教學,一篇文章要計算全部的時間很難,因為我都是平常累積各種不同想法,利用零碎時間醞釀或整理(當然都在 evernote 中),或是平常看到新的資料時添加幾筆,這些時間很難去計算,但重點是在不影響工作的零碎時間下進行。

      然後等到組織得差不多了,就用一天晚上的一個小時完成最後稿子,長一點的文章就會到兩個小時。

      刪除
  4. 請問異塵行者是如何設定 "預設直接啟動 Evernote"
    我用 shell:startup 指令,把捷徑(C:\Program Files (x86)\Evernote\Evernote)放到【啟動】資料夾。但重新開機後並沒有直接啟動 Evernote,還請異塵行者指點一下。

    回覆刪除
    回覆
    1. 在 evernote 軟體的設定中,勾選「啟動 windows 時啟動 evernote」

      刪除
    2. 謝謝,異塵行者的回答。還是無法預設直接啟動 Evernote,我還是養成手動開啟的習慣好了!

      刪除
  5. 之前突然發現Windows版的Evernote利用快捷鍵Ctrl+Shift+I可以叫出手寫筆記,不曉得android上是否有提供對應的功能,不曉得是不是新多出來的功能@@

    回覆刪除
  6. 看了這一篇又有收穫, 不過想請問如何 把「我的最愛列」預設的「記事本」連結拿掉呢 ? (實際問題應該是: 如何把放到我的最愛列上的連結拿掉?)

    回覆刪除
  7. 謝謝分想這麼棒的資訊~ ^^
    受益良多!!

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Messenger Lite 臉書即時通輕量版台灣下載開放,比較看看我該用哪一款?

To the Moon 繁中版登陸手機,經典說故事型 RPG 無劇透評析

Smallpdf 線上 PDF 轉檔 Word 與編輯免費全能工具,支援中文

五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣

Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

Beholder 當個好人很難,傳承《1984》反烏托邦模擬遊戲心得

YouTube 簡約黑色劇院介面正式推出,立即啟動不需改程式碼