2012年5月1日 星期二

如何自動把 Gmail 郵件附件轉存 Google Drive雲端硬碟

gmail google drive-09

不知道大家都已經開通Google Drive雲端硬碟免費5GB的檔案同步與線上內容編輯平台服務了嗎?如果還沒開通,可以先參考「Google Drive 雲端硬碟心得:儲存之外,創造與合作平台這篇文章分享的心得,並到Google Drive專屬網址進行開通的等待確認。

在前一篇心得文裡,我提到Google Drive不只是一顆硬碟,更是整個「Google雲端作業系統」裡的內容合作、編輯平台,並且可以與Gmail、Google Docs、Web App等各種雲端服務結合。

不過,對於Gmail用戶來說,可能更希望擁有的功能是可以把Gmail郵件附檔快速轉存Google Drive雲端硬碟儲存?現在,利用第三方高手開發的小工具就能自己先加入這個功能,只要一個簡單點擊,你就能從Gmail裡面快速把大量郵件的所有附加檔案轉到雲端硬碟儲存,當然也同時同步到你的本機硬碟裡。

 

 

這個小工具是由國外知名科技網站Digital inspiration所研發(參考:Send your Gmail Attachments to Google Drive With a Click)。設計者提到這個工具不會有洩漏你隱私的問題,有興趣的用戶也可以到這裡查看原始碼:「http://ctrlq.org/code/19053-send-to-google-drive」。

下面我就以自己實際操作的流程來介紹,並分享一些心得。

 

 

 

01.

首先,點擊「這個連結」把一個試算表複製到你的Google Docs中,進入網頁點擊「Yes, make a copy」即可。

gmail google drive-01

 

02.

接著你就會打開一份試算表,找到上方功能列的【Gmail】選單,先點擊【Initialize】。

gmail google drive-02

 

03.

接著你必須確認授權,這個動作是授權這份試算表內的腳本,讓它可以去掃描你的Gmail附件,並且把「指定的附件」自動匯入你的Google Docs「特定資料夾」中。

點擊〔OK〕。

gmail google drive-03

 

04.

接著你也要確認Gmail方面的授權,點擊〔Grant access〕。

gmail google drive-04

 

05.

完成授權動作後,回到同一份試算表,點擊上方的【Gmail】選單後,這次選擇點擊【Run】。

gmail google drive-05

 

06.

成功後,可以看到試算表右下方彈出「Success」,這樣就完成設定了。

gmail google drive-08

 

07.

設定完成後會發生什麼事情呢?

這時候你在自己的Google Drive中會看到自動新增了一個「Gmail」資料夾。

然後你的Gmail裡也會自動多出一個「GoogleDrive」的標籤分類。

你要做的事情很簡單:

指定幾封Gmail郵件,然後把他們加上「GoogleDrive」標籤,接著很快的你就會在自己的Google雲端硬碟裡的「Gmail」資料夾,看到這些郵件裡所有的附加檔案了!

gmail google drive-11

 

 

你可以在Gmail裡閱讀重要郵件後,手動把這些郵件加上GoogleDrive標籤,或是設定一個「自動過濾規則」,把重點郵件自動加上GoogleDrive標籤。這樣一來所有這些郵件的附加檔案,就會自動轉存到你的Google Drive了!

不過,在使用這個自動工具前,大家也要思考一下,目前Gmail免費空間有10GB,而Google Drive有5GB,你要怎麼做,才不會讓Google Drive儲存太多郵件附檔而爆掉呢?

我想,首先大家還是要先學會每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法這樣的工作方法才行。

 

 

那麼,如果改天你不想繼續使用這個自動匯入功能時怎麼辦?

很簡單,首先你到Google Drive中,把之前新增的那份試算表刪除即可。

如果要做得更徹底,可以進入「https://www.google.com/settings/」,選擇「Authorizing applications & sites」,並且取消「Copy of send to Google Drive」的授權。

gmail google drive-10

20 則留言 :

  1. 異塵行者您好,
    定期關看您的文章已有一段時日,
    今日小小的初試啼聲,
    分享一個與Gmail直接轉存至Google Drive類似的Chrome套件,
    不知道您是否聽過"Attachments.me for Gmail",
    與存到Google Drive不同的是,
    他是直接將附加檔案存至Dropbox或Box,
    也可自建規則將特定某人寄來的副檔轉存至您希望之指定資料夾,
    另外還有一些功能是我不常用像是直接搜尋相關信件附檔之類的,
    我就沒有多加研究了!

    目前我還是學生,因為某些老師會寄來固定的課程檔案,
    所以我都會這類郵件建立規則,
    將課程檔案自動歸類到Dropbox相關課程的Folder。

    以上是我目前的使用方式,若行者用過或聽過這款套件,
    不知道您對這款Chrome的感想如何,
    還是您有任何其他的使用方式嗎?
    感謝您今日的文章對我的啟發。

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  2. 感謝你的提供,感覺是很棒的工具,我來試用看看

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  3. 感謝分享,不過 Google Apps 中似乎無法成功~

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  4. Sorry, Google Apps 可以了~ 好像有幾分鐘的時間差~! 感謝分享!

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  5. 這個腳本大概每兩分鐘會掃描一次

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  6. 建議照片可以使用燈箱效果
    這樣使用者可以不用離開頁面瀏覽本篇文章
    而且也適合異塵大這樣的圖文blog
    這個功能現在blogger只要在後台選擇就可以開啟囉

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  7. 但是在我的版型裡無效XD 而我目前還沒研究出怎麼修改:p

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  8. 我打開後沒出現Gmail選單耶?
    http://i.imgur.com/Y1dQe.png

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  9. 有時候要多等待一下才會出現

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  10. 他出現[1, '您不能再檢視此文件。試算表的擁有者已必變更共用選項。']...怎麼辦

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  11. 剛剛發現步驟一的連結已經改了
    正確為
    https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Aofk8L6brI_edGRCUGt3aDZya0Z5LXRNRllYS3lIUWc&newcopy=true

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  12. 您好,我是在Chrome線上應用商店裡找到Gmail Attachments To Drive這個程式,安裝後會在每封信件的附件預覽選項旁增加一個Save To Drive的選項,感覺較適用於每封郵件逐一檢視時使用呦!

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