2012年4月19日 星期四

在數位時代裡,每天你應該練習清空的 5 件事

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網路如此便利、社群如此發達,在數位化如此高度發展的今日,最讓大家感到煩惱的問題是什麼?堆積如山的信件?處理不完的任務?爆炸般湧現的資訊?有些問題是自古以來皆如是,有些問題則確實是數位時代所帶來的副作用。怎麼感覺高科技沒有帶給我們便利,反而帶來更多麻煩?

我想這樣的情景,可能是很多人在面對數位工具時最常煩惱的疑惑,數位工具真的能夠帶來效率嗎?

當然可以,只要你常看電腦玩物(:p)。

或者,只要你學會下面五個基本的「清空」動作,這五個基本動作幫你「清空數位時代的雜質,就好像每天早晨的深呼吸,每天傍晚的慢跑,拋棄一些負擔,帶來煥然一新的數位活力。

 

 

1.清空排程

Remember the Milk」、「Google工作表」或是各式各樣的待辦事項工具多如過江之鯽,問題是To-Do List愈排愈長,延遲事情愈來愈多,最後索性只好放棄這份「理想化」清單?工具再好也無法幫人完成事情,這時候該怎麼辦?

我無法在這樣一個簡短的段落去解答GTD的各種問題,這裡面牽涉到制定計畫、排定事項中的很多哲學與方法。

不過我覺得有一件簡單的事情首先應該練習去做,而且做起來很簡單,但是做了會有正面的效果,那就是:「清空你的逾期清單」。

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以「Remember the milk」為例,每天,我都會清空我的「逾期」清單,把已經逾期的工作排入未來的日程

這是製造明天會更好的假象嗎?即使如此,我覺得對你的工作也會有正面助益,因為逾期清單一大串時是更加可怕的壓力,而且這表示你根本不知道什麼時候可以完成任務。

但是如果你能放心的去「清空逾期清單」,那麼首先你勇敢的面對了自己的拖延、挫折,你知道自己完成不了,並且你繼續掌控那這些事情要改到什麼時間完成,重新再來,沒有什麼丟臉的。

有時候最傻的是,逾期了,你卻假裝會出現什麼奇蹟來完成他們。

 

 

2.清空新聞

網路上有太多接收新聞的工具、管道,每天的資訊量無比的大,然而,資訊量大不是問題,最大的問題是,你居然還想全部看完它們?

要不你就應該利用一些很棒的過濾工具,例如「Zite」;或是你應該善用手動管理的最強新聞訂閱服務:「Google Reader」。

但是你一定要有一個認知:「不要把Google Reader看完」。

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其實問題和清空逾期排程一樣,很多使用Google Reader的朋友,似乎認為自己有義務把訂閱的內容都看完?如果今天沒辦法、沒時間看完,就會把剩下的累積到下次再看。

當你開始上述這個動作,那麼,你就永遠看不完Google Reader。

重點永遠是,你看了多少,吸收了多少,這就夠了。至於損失多少沒看,那一點都不重要,因為你所不知道的損失永遠比你所知道的損失要大得多!

沒什麼好留戀的,我每天固定時間花在Google Reader上,看多少、算多少,時間到了,我就要去做更重要的事情了,這時候一個按鍵,一定「清空所有未讀的新聞」。

 

 

3.清空信箱

這是前兩天才聊過的話題(參考:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法),每天下班前我一定做一件事情,那就是清空我的Gmail收件匣。

不是刪除所有還沒看的郵件,而是快速把重點郵件瀏覽過,給它們需要的回覆或等待處理排程,然後讓收件匣是空著的

空著的收件匣,讓明天可以繼續接收重要的郵件(當然,我這裡說的是Gmail真的幫你過濾出來的重點郵件),讓接下來的重要待辦事項更清楚,也讓你不會害怕打開收件匣時可能看到的東西:永遠堆積如山的信件。

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4.清空桌面

這裡說的桌面,當然不是實體的桌面,而是電腦螢幕上那個作業系統桌面。

每天的工作中,我可能把一些臨時使用的檔案、文件丟在桌面上,所以我會在一天的結尾做一個「清空桌面」的動作

有些還需等待處理確認的檔案可能利用「Fences」在桌面上暫時歸類,給它們一個處理進度的排程。

但是,大多數的檔案我都會歸檔到「Dropbox」,盡量讓全部工作需要的檔案都集中在Dropbox裡管理,方便隨時同步到其他電腦、其他手機上,

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5.清空腦袋

這裡說的腦袋,當然是指真正在你脖子上的那顆腦袋。

資訊愈多、任務愈多,腦袋裡就要承擔愈多的內容,這是數位時代不可避免的問題,但其實這些知識與內容你都可以「移出自己的腦袋」。

當然,就是利用我常常推薦的「Evernote」,在之前寫過的「善用 Evernote 數位筆記術 的10個必備觀念」一文中,我推薦大家要把所有內容存入Evernote,也就是要你:

每天把內容從腦袋移到Evernote中。

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其實,前面提到的待辦事項清單、行事曆,或是Evernote,這些數位工具的用途就是幫助我們「清空腦袋」。

把你需要記住的,把你靈機一動的,把臨時獲取的,各式各樣的資訊都儲存到某個適合的數位工具裡,清空自己的腦袋。

起碼讓你自己在睡覺前覺得腦袋是可以放空的,你不可以忘記的東西都已經儲存在不會把你忘記的工具裡,這才是最終極的清空。

15 則留言 :

  1. 非常棒的文章
    資訊太多了, 要全部看完是件不可能的任務

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  2. 你的桌面放太多圖示了
    桌面只需要2個工作列,並且把這2個工作列自動隱藏
    請搜尋bb4win

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  3. 以心法而言,這篇實在太讚了。我都有做到,只是沒想到整理起來有五件。謝謝

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  4. 某樓口氣真是令人不敢領教

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  5. 我本身也是GTD愛好者
    最近看到你發的文都偏向概念式的
    比較想看你實際的工作流程介紹
    以及分類資料的方法

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  6. 可以啊,我接下來也會開始分享多一些各別實際用法

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  7. 清空桌面,用滑鼠雙擊桌面就可以了(笑~

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  8. 看您的文章看了好幾年,一直濳水。
    但這篇實在讚到讓我不得不出來推一下,精華!!

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  9. 好久沒看到這麼乾淨的桌面喔=口=

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  10. 感恩,這一篇是今年我的新秩序與新目標

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