Taskforce 把Gmail郵件系統轉換成高效率待辦事項協同合作平台

還記得之前我曾經寫過的「如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享」一文嗎？使用Gmail內建的「工作表（Tasks）」功能，可以把郵件轉換成待辦事項，用更有效率的方法分類、排程。如果你的工作分配，尤其是和合作夥伴間的工作溝通仍然是利用電子郵件為主的話，那麼善用Gmail工作表功能將可以解決郵件混亂問題，讓工作安排更有條理。

不過Gmail內建的工作表畢竟比較陽春一點，所以今天要介紹的「Taskforce」服務，就是提供一個更簡便有效率的方案，來幫你把電子郵件系統轉換成功能更強大的待辦事項協同管理平台。

「Taskforce」會透過安裝瀏覽器套件，在Gmail中新增一個浮動的工作表管理器，主要的功能有：建立不同清單、把郵件轉換成待辦事項、協同作業通知、延遲工作處理等等，而和Gmail內建的Tasks相比的話，Taskforce在協同作業、排程處理上確實有更豐富實用的功能。

• Taskforce：http://www.taskforceapp.com/

 

如果你想要解決郵件處理雜亂無章的問題，那麼Gmail是能夠讓郵件更有系統的服務，它內建的「優先收件匣」、「工作表」、「分類過濾」、「會議通知」等等功能都是管理郵件的最好幫手。

或許Gmail上述內建功能已經足以滿足你的需求，也或許你會需要Taskforce的加強版工作表。所以下面我就介紹一遍Taskforce的重點使用流程，讓讀者們可以比較看看。

 

• 01.登入Gmail並安裝瀏覽器擴充套件

首先來到Taskforce網站，點選〔Add to Gmail〕，登入自己的Google帳號，並授權Taskforce連結自己的Gmail。

接著會依據你的瀏覽器，導引你安裝Firefox或Google Chrome的擴充套件。

 

• 02.Taskforce浮動工作表

安裝好需要的擴充套件後，進入你的Gmail，就會看到右上方出現一個浮動的Taskforce待辦事項管理器，我們可以拖曳這個管理器到畫面中的任何位置，也可以開啟、收闔管理器。

而管理器中就是整個Taskforce的工作表操作畫面了。

 

• 03.新增工作清單與待辦事項

在Taskforce管理器中可以新增「List」清單，每個清單底下可以新增多個「Task」工作，也就是母分類與子任務的層級管理方式。

附註：新增「List」清單時，我建議使用英文命名，中文有時候會有些怪問題。而「Task」部分則完全可以使用中文編輯。

我們可以直接在Taskforce管理器中透過上方的〔＋〕新增任務（Task）。

 

• 04.把郵件轉換成待辦事項

不過Taskforce更能發揮功效的地方，則是在於把電子郵件轉換成待辦事項任務，在郵件開啟畫面中，會發現上方出現了〔Convert to new task〕按鈕，點擊後就會將這封郵件放入Taskforce管理器工作表中。

把真正需要處理的重要郵件納入工作清單，以後依據工作清單來依序處理郵件，這個簡單的動作（習慣），將可以大幅增加郵件管理的效率。

 

• 05.編輯待辦事項細節

在Taskforce管理器中，我們可以進一步編輯待辦任務的細節，點進某個子任務中，可以看到這個任務的相關郵件（Related Emails），也可以看到這個子任務的協同合作者（Collaborators），或是可以設定子任務的到期日（Due Date）和延遲處理日期（Delay Date）等等。

 

• 06.發送待辦事項通知給合作夥伴

Taskforce一個亮眼的功能就是讓你可以簡單發送待辦事項通知給合作夥伴，對方「不需要」使用Gmail或Takforce，都同樣可以接收到通知，並且同樣可以和你的Taskforce互動！

當然，如果對方也使用Taskforce的話合作效果會更好，但這不是絕對必要的。

對方沒有使用Taskforce時，當他們接收到你的Taskforce待辦事項通知，就可以從郵件裡連結到一個外部網頁，在這個專屬頁面中可以看到你發派的工作項目、工作描述。

而且對方還可以直接在網頁中針對任務進行留言！這些互動都會透過郵件進行溝通，對方的回應也會傳回你的Taskforce管理器中。

你在Taskforce管理器中可以接收到來自對方的回應，這時〔Activity〕按鈕上會出現提醒數字，點擊後就能看到對方針對這項任務的留言了！

透過這個簡單的設計，讓Taskforce多了一些協同作業的功能。

 

• 07.設定工作到期日或延遲處理

另外在編輯待辦事項的畫面中，還可以設定到期日與延遲日期。

所謂的延遲日期（Delay Date），是指這封郵件目前暫時不需要緊急處理，所以我們可以設定例如三天後再處理（Delay Date），這樣一來這項工作就會暫時從清單上「消失」，直到三天後才會出現並提醒你！

經由簡單的Delat Date設定，我們就能讓待辦事項清單更簡潔，那些還不需要處理的郵件可以先眼不見為淨。這也是Taskforce另外一個亮眼的小功能。

 

• 08.查看已經完成或延遲處理的工作

最後，你可以透過Taskforce管理器右下方的〔眼睛〕按鈕，查看已經完成的、延遲處理的，或正在進行中的工作任務。

Taskforce管理器使用上並不複雜，最重要的還是用戶把握住重點功能，並且養成管理郵件的好習慣，這樣才能真正增加效率。

以上就是Taskforce的重點使用流程，那麼你決定選擇Gmail內建工作表？還是Taskforce？來管理自己的郵件呢？