如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享

gmail tasks-01

什麼是Gmail的工作表(Tasks)?就是在左上方清單中,位於郵件、通訊錄下方的那個項目。這是一個很有用的小功能,你可以拿它當作單純的記事板或待辦事項清單,而我則利用它來分流各種不同類型的待辦郵件,並且和Google日曆的行程整合管理。

今天我想拋磚引玉,分享自己使用Gmail工作表的方法,而一個好的工具當然不會只有一種用法,也希望對這個小工具有所心得的朋友,能一起來分享交流一下。

我自己在處理郵件時遇到的最大問題,就是每天都會接收到來自不同工作項目的多封郵件,我不可能在接收郵件的當下把所有事情辦完,而且有些來信要求的項目可能還是指定某幾天後才能處理的。

這時候面對這些來自不同專案與對象、擁有不同應辦時間,當然也各具不同急迫性的郵件,我應該拿它們怎麼辦?

 

 

此時,Gmail的分類過濾優先收件匣已經無法滿足「動態流程」的控管需求,因為一封「等待處理」的郵件,它會不斷改變自己的屬性,例如從未辦、待辦變成已辦,也可能從還剩一天、今天完成到逾期,甚至還可能在不同工作專案中轉換,這種變化性的彈性管理,就不是單純分類可以勝任的,而必須使用到「工作表」。

所以我自己習慣每天早上收信,然後把需要處理的郵件依據各自的專案,先分流到工作表上的不同清單,並且排定是不是要今天處理,或是等以後處理。

接著我會把需要今天處理的郵件,放入一個專屬的「今日事」清單。這樣做的好處主要有兩點:第一點是可以更加集中且專注;第二點則是能夠更好的和Google日曆搭配。

下面我就簡單的分享一下實際的操作流程。

 

 

  • 01.分類篩選適合長效需求,工作表適合有彈性的小專案

分類篩選還是有必要的,我會在大方向上過濾特定郵件,例如來自工作相關夥伴的郵件、來自家人的郵件、來自部落格的回應等等。

但是光在「Work」這個分類中又會包含了不同案子的郵件,這時候應該增加新的、更細的過濾規則嗎?雖然Gmail現在有「階層式分類」的功能,可以規劃出母資料夾、子資料夾,但對我個人來說這不是很有效率。

因為進行中的工作專案大多是短期的,當這個案子結束後,這個分類就沒用了,加上Gmail篩選功能在建立上很簡單,在後續管理上卻比較麻煩一點,所以我會傾向只針對長效性需求建立大分類。

而大分類底下會不斷出現、不斷結束的各種細部需求,就交給工作表來分類管理。

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  • 02.稍後處理、需要備查的郵件用工作表幫你記住

有些工作郵件是當下處理完成後,就可以不用理它了,那麼這種郵件就是當下處理完就好,不用做任何後續動作。

但是有些郵件可能要「稍後才處理」,或者有些重要郵件可能「以後需要備查」,這兩種郵件我都會加入Gmail工作表中。

只要進入該封郵件,選擇上方的〔更多動作〕-【新增至工作表】即可。

加入工作表的郵件都會附上原始郵件標題與連結,這樣一來,以後只要經由工作表,我就能快速找到並開啟這些需要的郵件。

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  • 03.在工作表中簡單排序郵件的優先權

另外透過工作表左下方【動作】選單,我可以使用縮排、上下移動等功能,簡單排版郵件的重要性。

這個功能我不常用,但偶爾如果有某封非常重要、很常取用,或是絕對要記住的郵件,就可以利用這樣的小功能來強調它的排序。

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  • 04.一邊讀郵件一邊歸類到專屬工作表清單

工作表真正的好處就是可以很快速的新增、刪除大量清單,這樣在安排工作的細部分類時就會有效率的多(比調整篩選器設定要快)。

只要利用工作表右下方選單裡的【新增清單】,我可以幫同時進行中的工作專案建立不同的清單,並且把專案相關的郵件保存到相應清單中。

回到步驟02的地方,例如我先打開「專案A清單」,這時選擇將郵件【新增至工作表】的話,這封郵件就會自動加入專案A清單中。

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  • 05.從分類好的工作表找出必須今日處理的郵件

現在我已經看完今日郵件,並將需要處理、需要備案的郵件都依據它們的工作類型分類好。然後我會開始瀏覽每個工作表清單,找出「必須今天處理」的郵件。

我自己的體會是要「先收集」、「後處理」,而不要把兩個動作混在一起,尤其在遭遇非常大量資訊時,更應該先集中心力做好「有效收集分類」的動作,然後才從這個過濾後的資訊庫中「統整安排」你要處理的項目Google ReaderEvernote都是先收集、後處理最好的範例)。

當我確定這封郵件就是要今天處理完時,我會進入這封郵件的【編輯詳細資料】頁面(點擊〔Shift〕+〔Enter〕),然後將它的完成日期訂為今天。

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  • 06.排定今日要處理的郵件並加入「今日待辦」清單

當然,我們也可以把一封郵件的處理日期訂為明天、後天或任何一天,但我自己通常就是只設定「今天要處理的郵件」,其它除了有非常確定哪一天要處理的郵件,要不然我通常都不會先設定日期,而是在每天早上的郵件收集整理中,再確定「今日要處理」的項目即可。

這樣做是因為如果預先排了好幾天要處理的郵件,若是後續的變動非常大(而且通常一定會有變動),反而浪費了原先排程所花的時間,又要多花後續改動的時間。還不如就是每天早上,把今天要處理的項目排定即可。

接著,那些決定今天要處理的郵件,我會利用編輯窗格下方的【移至清單】,將這封郵件從原本的專案分類清單,移動到一個我預先設立的【今日事今日畢】清單。

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  • 07.工作時專注處理已經排定好的郵件項目

這樣做有什麼好處呢?

首先,因為我是一大早就先去安排好今天要處理的郵件,並且納入「今日事」這個專屬清單中,所以我一整天的工作裡,我就只要「專注」在這個清單中即可!不用到每個清單裡跳來跳去。

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  • 08.將工作表的待辦郵件與Google日曆整合

另外,設定一個專屬的「今日事」清單後,當你來到Google Calendar日曆服務,在左方的日曆清單裡開啟「工作表」日曆,然後在右方的工作表窗格中選擇這個【今日事】清單,這樣你的當天日曆行程裡就會出現紅色的工作表待辦事項。

因為Google日曆一次只能顯示單一工作表清單裡的項目,如果你的今日待辦郵件分散在很多清單時,Google日曆無法同時顯示,而有一個專屬今日清單的話就能解決這個尷尬問題。

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  • 09.將完成的郵件打勾後繼續留在工作表

最後,排定了郵件處理流程,那麼當然是一定要在今天把這些待辦郵件處理完畢,這時候就可以直接從Google日曆或Gmail中把這一項郵件打勾,這樣郵件就會加上一條刪節線。

我自己會把完成的郵件打勾,但是保留日期,也保留這封郵件在工作表中,這樣一來就能很明確的看到自己過去幾天完成了哪些要事。這除了有一點點滿足成就感外,更重要的是有時候會需要查詢之前做了什麼?而這就可以提供一個快速查詢的依據。

另外,如果說某一封郵件已經處理完畢,但是後續還有和其他相關工作郵件搭配的需要,那麼我會把這封郵件回存到它原本的清單中備查。

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  • 小結:

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希望這樣的分享也能幫助大家優化郵件處理效率。

當然,更希望的是大家提出更多不同的意見或作法,因為更好的方法是需要經過交流才會誕生的,接下來就把討論交給大家囉!

留言

  1. 真是靈活的應用方式,還沒玩過gmail->task->Calendar這樣的搭配,今天學到新的應用方式了 ^.^

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  2. 这个心智图是用什么软件画的?

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  3. 完成的我習慣是清除完成事項,如果是為了日後方便查詢,tasks本身就有提供完成及垃圾桶list
    gmail裡的tasks好像看不到垃圾桶清單,除非你刪掉時,他會問你要不要看垃圾清單,我習慣是在這裡看tasks,最右邊的垃圾桶就看的到deleete清單
    https://mail.google.com/tasks/canvas?pli=1

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    1. 非常謝謝分享,我剛剛誤刪了工作項目,已救回

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  4. Gmail裡的Tasks確實沒有垃圾桶清單

    感謝你提供的方法,很不錯~

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  5. 希望 GTask 的 Task 能夠跟 GCal 的 Event 雙向轉換

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  6. 之前我一直用TuexDeux,但現在也改用google task了,始終有月曆比較方便,只是退不能跟Andriod Phone同步,有點美中不足

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  7. 之前 Tasks 還在 Gmail Labs 時我曾試用過,結果覺得不好用就沒繼續用了。一直到最近因為事情多又開始嘗試使用 Gmail Tasks 來協助安排記錄工作,感覺它的功能似乎 (根據以前用時的模糊印象) 已經進步很多,不過也在想已完成的工作要怎麼處理?後來發現它的「清除已完成的工作」很像 Gmail 的「封存」,可以把完成的工作隱藏起來,當有需要時還是可以「檢視完成的工作」。

    另外,上面有人提到垃圾桶清單,我在 Gmail 的說明文章看到:

      「您可以刪除您所建立的工作;工作一經刪除,即會自您的帳戶中消失,不過我們的伺服器可能需要 30 天的時間,才會將工作的剩餘副本移除。」

    所以想問一下是不是在垃圾桶清單裡的工作超過一個月就會被刪除了?有人試過嗎?謝謝!

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  8. 可以請問一下為什麼我的留言被刪掉了嗎?我的留言原本是這篇文章的第 10 個。

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  9. 了解,是被Blogger的垃圾留言自動過濾系統刪除的,
    因為你使用了「超連結」等語法,會被認為是有垃圾留言嫌疑

    我在垃圾留言清單中找到了,等等幫你回復

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  10. 原來如此,感謝!

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  11. 图片上的马赛克是如何做的?

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  12. Google Reader訂閱的網誌,文章底下的 "喜歡" 按鈕是不是按了之後就無法取消?

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  13. 可以取消,再按一次就好囉

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  14. @似水無痕:

    利用picpick這款工具~

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  15. 谢谢,您给task的分类方法,和“今日事要今日毕”这个名称很启发我。

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  16. PicPick是用过的,以前没发现还有这种功能 谢了

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  17. google task真的蠻不錯的!感謝分享!

    但同意Archy
    只有task中的項目可以同步到日曆中,而日曆的項目卻無法轉成工作表,有點可惜,因為老實講,在日曆上的項目本來就是一個代辦事項,不然不會放在上面了,如果可以有一個功能是把日曆項目轉成工作表那就完美了!
    還有,我發現task無法一次顯示全部的項目,只能分別顯示各個分類的項目;以及朋友看不到工作表的內容....

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    1. 可以設定日曆在建立項目的時候發郵件到gmail,然後在gmail裡面把該項目郵件轉工作表。http://www.mysimplecuriosity.com/getting-things-donecalendar-email-integration/

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  18. 想要更強大的工作表請用Remember The Milk ^^

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  19. 推薦這種九宮格工作表計劃法

    工作表 http://www.sandglaz.com/

    可參考此書 http://book.douban.com/subject/3013105/

    或搜尋「九宮格」、「筆記」關鍵字。

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  20. Gmail容量雖大,也只有7GB,終究無法包山包海。想請問對於已經讀過的舊郵件,您會把它歸檔儲存嗎?用什麼方式儲存?

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  21. 絕大多數郵件我都會刪除

    基本上有什麼重要文字或重點檔案,應該都已經剪貼到evernote或硬碟中了

    而對於需要記住處理流程的郵件,我會歸檔儲存,
    就是利用Gmail中的標籤來做一些大分類,以後可以用聯絡人或關鍵字搜尋到即可

    我目前的用量大概是25%,哪一天真的超過時,我會考慮付費增加空間

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  22. 我的情況是,有些朋友常會用電子郵件分享一些有趣的東西,大多是 PPT 的形式。

    要說重要嘛,它們也不是非常重要,只是我傾向留著以備不時之需。
    (至於一些顯然的垃圾信或短期工作的往來信件,事後就會刪掉)

    我會傾向把寄件人相關資料一併記錄,以便未來在轉寄、使用時能夠知道是來自誰、哪些人和我一樣收過。

    然而,PPT 無法放到免費的 Evernote 上儲存;而且它們頗佔空間,全部留在 Gmail 也不可行。

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  23. 我之前在電腦上使用 Google Calender,在手機上使用 Jorte 和 Any.do,不過是分開使用的。會另外使用 Any.do 是貪圖輸入的便利性,雖然 RTM 更為便利而且強大,只是似乎沒有與 Google 服務同步的功能只得忍痛割愛。

    但是這樣的使用方式其實也不方便,要查看行程事項的時候就要開兩個程式來分別檢視,覺得很不方便。所以想要利用咕狗工作表來整合,卻發現在行事曆上一次只能顯示一個工作表......。 ~_~

    如果有個能夠快速輸入行事曆的功能或軟體,我就會把工作表拿來當作純粹的清單使用(像是購物時的商品清單),但是個人有隨時快速輸入待辦事項的需求,如果用 Any.do 快速輸入,等有空或是回到桌上電腦的時候再移動複製到行事曆上,這樣又太過繁瑣而且不便。

    想請教異塵兄有沒有更好的整合方式可以給予指教?

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  24. 請問用智慧型手機內建的google日曆
    要怎麼看到工作表呢?
    謝謝^^

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  25. 可以用igoogle開多個工作表, 每個工作表設成不同專案, 就可以一次瀏覽多個工作表,然後在手機(android)上以gtask(也可放在桌面直接採小工具覽)進行同步,這麼一來只要在電腦端處理後就會即時送到手機了。

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  26. @陸仁賈:

    ppt 的話用 google docs ,並轉做它的格式,就不會消耗 quota ,無限量儲存。現在 google docs 叫 google drive 了。

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  27. 您好:

    我看了您介紹的evernote,就馬上買了一本來看。

    看了幾次就覺得很累,您的書或是網頁,所有的範例,都把細部內容馬賽克了,也許您覺得那不是重點,也許您把要表明的重點圈起來了,可是學習的我,很想知道詳細內容到底是甚麼,對於這個專題沒有概念的人,內部細項到底是甚麼、放甚麼,都完全模糊沒有概念。

    因此看了您的文章,無論是網頁還是書本,都覺得很暈;並且,您的圖示很多還有裁剪過,並不是螢幕上完整的圖示,往往需要花一番力氣辨認,才能辨認出或是找出來究竟是在螢幕上的哪一部份,或是到底是不是我在看得這個頁面。

    如果網路上發表,為了不要讓自己的隱私內容曝光,用馬賽克無可厚非;但是出書銷售還用這樣的方式,就令人覺得有些偷懶了,至少應該建立一份出書用的詳細內容表單,而不是用現有的私人內容然後馬賽克。

    另外,書上的圖片實在太小了。

    您的文字內容很詳細,文筆流暢引人入勝,但是被圖示範例降低了可讀性。

    非常可惜!

    回覆刪除
  28. 感謝妳的回饋

    圖片的處理上確實如您所說,還有很多改進空間
    妳提到的幾個作法:

    1.建立新的模擬內容,避免私人內容需要馬賽克
    2.圖片中以具體的模擬案例內容讓人更容易理解
    3.應該要有完整圖和局部圖的層次,讓人更容易找到功能位置

    這幾點以後我會好好陸續改進^^

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  29. 謝謝電腦玩物的分享!

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  30. 我找不到"選擇上方的〔更多動作〕-【新增至工作表】即可"
    大家有遇到這個問題嗎?
    我的更多只有全剖回覆,轉寄....等等

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  31. 老師把Google Task派上了很好的用處。可是看下來,就Task可以提供的這些功能,Gmail本身應該可以做的更好。我認為如果有大量郵件要處理的情況下,還是在Gmail裏比較直觀和有效率。

    首先,您圖示的專案A、B、C....E,都可以在Gmail裏用標簽來標出;其次,今日處理清單可以加星號標出,並且Gmail提供不同的星號選擇,還有重要性圖標,可表示為不同的狀態,包括完成狀態。標簽和星標的切換都有快捷鍵,可迅速完成並進入下一封郵件的歸類。

    不足的地方是Gmail不能設定完成時間,但老師似乎也不用這個功能在郵件處理上。

    以上淺見,望探討。

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  32. 我很贊同你說的
    Google Tsks本來就是Gmail的輔助功能
    另外我這邊有利用工作表來做時間提醒的功能,圖中有顯示(以日期為依據),可以和Google日曆結合

    我最近也在優化這部份的流程,一段時間後應該會有一些新的心得

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  33. 學到了很棒的東西~大推這篇

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  34. 大師您好!
    最近我在煩腦如何結合 gmail 及 android 來處理日常工作,剛好看到你的分享,很有參考價值!

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  35. 謝謝您的分享.讓我在行事曆安排上更便利

    另外我想請問我在電腦上將"工作表的待辦郵件與Google日曆整合"後
    如何在iphone手機上看到我的工作表呢?目前只能看到行事曆.但行事曆最上面工作表的代辦事項看不到.謝謝您

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