Gmail信箱讀重點! Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件

gmailprioritybox-07

Google Gmail一向是我認為在「郵件管理」上做得最好的電子信箱服務,除了它有優秀的垃圾郵件過濾能力外,內建的「篩選器」、「標籤」兩大功能更是可以讓我們在分類郵件上更加得心應手,我之前也寫過兩篇文章來介紹其應用(在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器在 Gmail 中自動封存常態郵件)。而Gmail今天則發佈了另外一項有助於增強郵件管理效率的新功能:「Priority Inbox(優先收件匣)」。

「Priority Inbox(優先收件匣)」一言以蔽之就是「優先顯示大量郵件中的重要郵件」,當你信箱中充滿了雜亂的電子郵件時(例如外出旅行歸來收信時),透過「優先收件匣」,我們將可以快速、有效率的處理其中的重點郵件。

總結來說,Gmail這次推出的優先收件匣,具備了兩種不同的功能:

  • 1.「重要郵件自動辨別」:自動分析你的郵件處理行為、自動建立郵件篩選規則,最後自動篩選出對你來說的重點郵件。
  • 2.「分類整理收件匣郵件」:將原本收件匣裡散亂的郵件,依據你所設定的篩選規則,可用最多四種分類方式來歸類整理。

 

 

因為我目前處理郵件時,十分貫徹之前我所寫過的「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」處理原則,再加上本文開頭所說的自動篩選封存應用,所以我的收件匣其實常常處於只有幾封重點郵件的狀態,這樣的情況下,其實我早就已經自己「手動」完成了目前Gmail Priority Inbox所要幫我們完成的目標。

但是對於平常收件匣常常處於爆滿、雜亂的過載狀態,也沒有自己建立豐富篩選規則的用戶來說,這次的「Priority Inbox(優先收件匣)」可就大大的有幫助了!

下面,我就依據前言所說的「Priority Inbox(優先收件匣)」兩大功能,分別解說它們的應用方式。

gmailprioritybox-01
▲目前「Priority Inbox(優先收件匣)」將會陸續向Gmail用戶開放,如果你在Gmail網頁右上方看到「New!Priority Inbox Beta」的啟動連結,就能開啟優先收件匣功能。

 

 

重要郵件自動辨別:

「Priority Inbox(優先收件匣)」兩大功能中,最受人矚目的就是「重要郵件自動辨別」功能。現在Gmail會自動根據下列規則進行分析,判斷出所有郵件裡對你來說的重要郵件:

  • 收件者 (假設您經常寫信給小明,那麼小明的來信可能是重要的)。
  • 您開過的信 (開過的郵件比略過的更為重要)。
  • 激起興趣的關鍵字 (如果您讀的信總是與棒球有關,那麼包含相同棒球字詞的新郵件可能很重要)。
  • 您回過的信 (如果您總是回媽媽的信,那麼媽媽的來信很重要)。
  • 最近加上星號、封存及刪除的郵件 (加上星號的郵件比起沒開就封存的郵件來得更重要)。

被Gmail判斷為重要的未讀郵件,就會加上一個〔黃色標記(如果該郵件已讀,會變成淺黃色標記)。

 

而你在郵件閱讀畫面中,可以利用上方功能列新增的〔+(重要)〕、〔-(不重要)〕按鈕,來將目前這封郵件手動判斷為重要或不重要,這將可以把Gmail的重要郵件判斷訓練得更聰明。

gmailprioritybox-03

 

在Gmail的主要瀏覽畫面中,收件匣的上方將新增一個「優先收件匣」的分類,點擊進入後,在「預設情況」下將可以看到三種自動分類:「未讀的重要郵件」、「已加星號」、「其他郵件」。

前面依據Gmail辨別系統判斷出的重要郵件(加上黃色標記者),將會出現在「未讀的重要郵件」中,於是這些重要郵件就不會和其他郵件混雜在一起,你可以清楚、明確、快速的處理完這些重點信件。

另外,還有一個小技巧是你可以在「搜尋郵件」欄位輸入「is:important」進行郵件搜尋,將可以快速找出所有已讀、未讀的重要郵件。

gmailprioritybox-04

 

 

分類整理收件匣郵件:

不過,要記住「重要郵件辨別」只是這次「Priority Inbox(優先收件匣)」新功能中的應用方式之一,「Priority Inbox(優先收件匣)」還具備了另外一種應用的方式:「分類整理收件匣郵件」。

進入Gmail的後台設定中,在「優先收件匣」設定頁面,我們可以自己決定「優先收件匣分類夾」要顯示哪些特殊郵件資料夾?雖然Gmail給我們的預設值是「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」,但我們其實可以手動改變要顯示哪些分類資料夾。

只要在該分類夾的選項設定選單中,決定要將其指定成哪個分類,設定顯示數目等等即可。透過【更多選項】,我們甚至可以選擇自己之前手動設定的「標籤分類

gmailprioritybox-05

 

例如,我完全可以取消Gmail自動判斷的「重要郵件」分類資料夾,除了「其他郵件」分類是不可更動的之外,另外三種分類可以設定成我自己透過篩選器、標籤功能所設計的分類(如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?),像是下圖中的「work」、「電腦玩物回應」、「account」,分別顯示工作郵件、部落格郵件和隱私資料郵件。

於是當我進入自己的「優先收件匣」中,將會看到對我來說最重要的幾種郵件分類,以及收件匣中的其他郵件。這就是我所說的「分類整理收件匣郵件」功能,讓收來的信件總是井然有序。

gmailprioritybox-08

 

  • 小結:改良郵件收信習慣的新功能

你的Gmail帳戶中,也開通了「Priority Inbox(優先收件匣)」功能了嗎?這次Gmail推出「Priority Inbox(優先收件匣)」,可以說是非常有創意的一次管理功能革新,只要好好應用,相信可以大幅度增加我們的郵件處理效率。

而我推薦Gmail初學者可以先試試看「重要郵件辨別」功能,讓Gmail幫你自動找出大量雜亂郵件裡的重要郵件,透過優先收件匣裡「未讀的重要郵件」分類,讓你清楚看到、快速處理這些重點內容。

至於進階的Gmail用戶,尤其已經手動建立自動篩選分類機制的用戶,我推薦可以好好利用第二大特色:「分類整理收件匣郵件」,將自己已有的自動篩選標籤套用在優先收件匣中,讓重點標籤分類一目瞭然。

最後,歡迎大家一起分享討論對於「Priority Inbox(優先收件匣)」的應用心得。

留言

  1. 我的 gmail 還沒看到這個功能啊..orz

    回覆刪除
  2. 應該這兩天就會全部開放了^^

    回覆刪除
  3. 這是個非常實用的功能,
    最近我也剛好正在討論這個課題,
    沒想到Google先走一步了OwO

    回覆刪除
  4. Google Apps 的gmail 用戶會不會有這個功能呢?

    回覆刪除
  5. 想请教一下,怎样才能让标签显示其中邮件的数量呢?看你的标签后面都有数字,比如我要建一个to do的标签,有数字的话会很清楚。试用过一个chrome扩展activeinbox,虽然那可以实现这个功能,但是载入很慢~

    回覆刪除
  6. @wi^3 :
    應該會有

    @木鸟 :
    請問您說的是瀏覽器分頁還是Gmail左方分類Tag?

    前者是Gmail研究室裡的功能,後者應該預設就是這樣吧

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Messenger Lite 臉書即時通輕量版台灣下載開放,比較看看我該用哪一款?

To the Moon 繁中版登陸手機,經典說故事型 RPG 無劇透評析

Smallpdf 線上 PDF 轉檔 Word 與編輯免費全能工具,支援中文

五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載,建立強大無紙化辦公室

我所養成的 10 個最有生產力習慣,以及我如何養成這些習慣

Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

Beholder 當個好人很難,傳承《1984》反烏托邦模擬遊戲心得

YouTube 簡約黑色劇院介面正式推出,立即啟動不需改程式碼