Gmail信箱讀重點! Priority Inbox優先收件匣幫你自動過濾郵件

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Google Gmail一向是我認為在「郵件管理」上做得最好的電子信箱服務,除了它有優秀的垃圾郵件過濾能力外,內建的「篩選器」、「標籤」兩大功能更是可以讓我們在分類郵件上更加得心應手,我之前也寫過兩篇文章來介紹其應用(在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器在 Gmail 中自動封存常態郵件)。而Gmail今天則發佈了另外一項有助於增強郵件管理效率的新功能:「Priority Inbox(優先收件匣)」。

「Priority Inbox(優先收件匣)」一言以蔽之就是「優先顯示大量郵件中的重要郵件」,當你信箱中充滿了雜亂的電子郵件時(例如外出旅行歸來收信時),透過「優先收件匣」,我們將可以快速、有效率的處理其中的重點郵件。

總結來說,Gmail這次推出的優先收件匣,具備了兩種不同的功能:

  • 1.「重要郵件自動辨別」:自動分析你的郵件處理行為、自動建立郵件篩選規則,最後自動篩選出對你來說的重點郵件。
  • 2.「分類整理收件匣郵件」:將原本收件匣裡散亂的郵件,依據你所設定的篩選規則,可用最多四種分類方式來歸類整理。

 

 

因為我目前處理郵件時,十分貫徹之前我所寫過的「[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧」處理原則,再加上本文開頭所說的自動篩選封存應用,所以我的收件匣其實常常處於只有幾封重點郵件的狀態,這樣的情況下,其實我早就已經自己「手動」完成了目前Gmail Priority Inbox所要幫我們完成的目標。

但是對於平常收件匣常常處於爆滿、雜亂的過載狀態,也沒有自己建立豐富篩選規則的用戶來說,這次的「Priority Inbox(優先收件匣)」可就大大的有幫助了!

下面,我就依據前言所說的「Priority Inbox(優先收件匣)」兩大功能,分別解說它們的應用方式。

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▲目前「Priority Inbox(優先收件匣)」將會陸續向Gmail用戶開放,如果你在Gmail網頁右上方看到「New!Priority Inbox Beta」的啟動連結,就能開啟優先收件匣功能。

 

 

重要郵件自動辨別:

「Priority Inbox(優先收件匣)」兩大功能中,最受人矚目的就是「重要郵件自動辨別」功能。現在Gmail會自動根據下列規則進行分析,判斷出所有郵件裡對你來說的重要郵件:

  • 收件者 (假設您經常寫信給小明,那麼小明的來信可能是重要的)。
  • 您開過的信 (開過的郵件比略過的更為重要)。
  • 激起興趣的關鍵字 (如果您讀的信總是與棒球有關,那麼包含相同棒球字詞的新郵件可能很重要)。
  • 您回過的信 (如果您總是回媽媽的信,那麼媽媽的來信很重要)。
  • 最近加上星號、封存及刪除的郵件 (加上星號的郵件比起沒開就封存的郵件來得更重要)。

被Gmail判斷為重要的未讀郵件,就會加上一個〔黃色標記(如果該郵件已讀,會變成淺黃色標記)。

 

而你在郵件閱讀畫面中,可以利用上方功能列新增的〔+(重要)〕、〔-(不重要)〕按鈕,來將目前這封郵件手動判斷為重要或不重要,這將可以把Gmail的重要郵件判斷訓練得更聰明。

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在Gmail的主要瀏覽畫面中,收件匣的上方將新增一個「優先收件匣」的分類,點擊進入後,在「預設情況」下將可以看到三種自動分類:「未讀的重要郵件」、「已加星號」、「其他郵件」。

前面依據Gmail辨別系統判斷出的重要郵件(加上黃色標記者),將會出現在「未讀的重要郵件」中,於是這些重要郵件就不會和其他郵件混雜在一起,你可以清楚、明確、快速的處理完這些重點信件。

另外,還有一個小技巧是你可以在「搜尋郵件」欄位輸入「is:important」進行郵件搜尋,將可以快速找出所有已讀、未讀的重要郵件。

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分類整理收件匣郵件:

不過,要記住「重要郵件辨別」只是這次「Priority Inbox(優先收件匣)」新功能中的應用方式之一,「Priority Inbox(優先收件匣)」還具備了另外一種應用的方式:「分類整理收件匣郵件」。

進入Gmail的後台設定中,在「優先收件匣」設定頁面,我們可以自己決定「優先收件匣分類夾」要顯示哪些特殊郵件資料夾?雖然Gmail給我們的預設值是「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」,但我們其實可以手動改變要顯示哪些分類資料夾。

只要在該分類夾的選項設定選單中,決定要將其指定成哪個分類,設定顯示數目等等即可。透過【更多選項】,我們甚至可以選擇自己之前手動設定的「標籤分類

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例如,我完全可以取消Gmail自動判斷的「重要郵件」分類資料夾,除了「其他郵件」分類是不可更動的之外,另外三種分類可以設定成我自己透過篩選器、標籤功能所設計的分類(如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?),像是下圖中的「work」、「電腦玩物回應」、「account」,分別顯示工作郵件、部落格郵件和隱私資料郵件。

於是當我進入自己的「優先收件匣」中,將會看到對我來說最重要的幾種郵件分類,以及收件匣中的其他郵件。這就是我所說的「分類整理收件匣郵件」功能,讓收來的信件總是井然有序。

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  • 小結:改良郵件收信習慣的新功能

你的Gmail帳戶中,也開通了「Priority Inbox(優先收件匣)」功能了嗎?這次Gmail推出「Priority Inbox(優先收件匣)」,可以說是非常有創意的一次管理功能革新,只要好好應用,相信可以大幅度增加我們的郵件處理效率。

而我推薦Gmail初學者可以先試試看「重要郵件辨別」功能,讓Gmail幫你自動找出大量雜亂郵件裡的重要郵件,透過優先收件匣裡「未讀的重要郵件」分類,讓你清楚看到、快速處理這些重點內容。

至於進階的Gmail用戶,尤其已經手動建立自動篩選分類機制的用戶,我推薦可以好好利用第二大特色:「分類整理收件匣郵件」,將自己已有的自動篩選標籤套用在優先收件匣中,讓重點標籤分類一目瞭然。

最後,歡迎大家一起分享討論對於「Priority Inbox(優先收件匣)」的應用心得。

留言

  1. 我的 gmail 還沒看到這個功能啊..orz

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  2. 應該這兩天就會全部開放了^^

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  3. 這是個非常實用的功能,
    最近我也剛好正在討論這個課題,
    沒想到Google先走一步了OwO

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  4. Google Apps 的gmail 用戶會不會有這個功能呢?

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  5. 想请教一下,怎样才能让标签显示其中邮件的数量呢?看你的标签后面都有数字,比如我要建一个to do的标签,有数字的话会很清楚。试用过一个chrome扩展activeinbox,虽然那可以实现这个功能,但是载入很慢~

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  6. @wi^3 :
    應該會有

    @木鸟 :
    請問您說的是瀏覽器分頁還是Gmail左方分類Tag?

    前者是Gmail研究室裡的功能,後者應該預設就是這樣吧

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