10步驟改造 Gmail 信箱當個人時間管理與工作排程系統

gmail GTD-01

之前我提到,時間管理的關鍵不在時間本身,而是要能最有效率利用時間來完成任務(參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案)。所以一個能夠幫助你「收集任務」、「處理任務」、「排程任務」與「封存任務」的系統,就是有效的時間管理系統,而今天要來推薦一個你可能想不到它可以當做時間管理系統的服務: Google 的 Gmail 信箱

一般人想到電子郵件,就覺得那是很雜亂的地方,但是只要善於管理,電子郵件也可以是個人很好的工作流程溝通控管中心。以 Gmail 為例,你可以在上面實現今日待辦清單﹑重要任務提醒﹑下一步行動收集,以及延遲﹑封存任務等等功能。而且這個工作流程系統可以讓你跨平臺使用。

更進一步, Gmail 的電子郵件溝通特性,讓你可以輕鬆交派任務,追蹤多人合作流程,甚至在待辦事項中夾帶重要參考檔案。一個 GTD 時間管理系統需要的重點功能都能實現,而且同時幫助你處理郵件與任務更有條理,所有瑣事都能統一在一個工作中心完成。

2015/1/12 補充Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理
 

 
今天這篇經驗與心得分享,從上次的「Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得」一文出發,那篇文章裡,我已經有簡單帶到利用 Gmail 做時間管理的初步構想。
而在更多的嘗試與修正後,現在我要提供一套以 Gmail 作為個人工作核心系統,幫你管理任務與時間的方案,這套作法:
  • 1.完全不需要安裝任何外掛
  • 2.甚至不需要 Gmail 高難度技巧
可以直接使用 Gmail 內建的最簡單功能完成。
 
 

一、郵件當任務,今日任務放收件匣

時間管理、工作排程系統需要一份把下一步行動整理起來的「任務待辦清單」,而 Gmail 的「收件匣」就可以當做你的待辦清單。

試想看看,你每天收到的工作通知、合作提案電子郵件,不就是你的任務嗎?那乾脆直接把郵件當做任務系統來使用就好,郵件的收發時間就是你的任務排序時間,郵件的標題與寄件者就是你的任務目標。

而如果你和我一樣遵循「每天清空郵件收件匣」的方法,那麼 Gmail 收件匣裡不就正好是「最緊急」的「今日待辦任務」,只要聚焦在把這些任務處理完成即可。

gmail GTD-02
 

 

二、過濾出下一步行動

當然,我們需要先做好準備。有使用電子郵件的朋友都知道,每天在收件匣裡的郵件充滿了很多垃圾郵件、廣告郵件、不重要通知等等內容,直接要把收件匣當做待辦清單,那不是任務非常雜亂?

所以要開啟 Gmail 的「重要郵件收件匣」功能,這可以幫你把絕大多數的垃圾郵件、廣告郵件、不重要通知全部自動過濾,讓你的收件匣裡「真的只有重要的下一步行動任務」。
開啟這個功能的步驟簡單到爆,只要在收件匣的下拉選單中勾選【優先顯示重要郵件】即可。

gmail GTD-03
 
開啟上述功能後,你在收件匣就會看到兩層分類,上一層是「重要郵件」,這就是作為工作任務系統的「下一步行動」清單。

而下面那層自動過濾出來的不重要其他郵件,可以不用理會,甚至收合起來眼不見為淨。

gmail GTD-04
 
當然, Gmail 自動過濾重要郵件的成功率不是 100%,你必須適時的教教它,當有一些不重要郵件進入重要郵件層時,記得把郵件前方的黃色箭頭取消,這就代表告訴 Gmail ,這類郵件不重要,必須過濾出來。

這樣嘗試一段時間後,以我目前的情況,幾乎是九成九以上能成功過濾,而這就大大的增進了效率。
你當然還可以使用一些更進階的郵件過濾方法:在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件,讓收件匣工作更有效率
gmail GTD-05
 
 

三、收集你的下一步行動

等等,你可能會問,雖然電子郵件確實還是目前常見的任務溝通系統,但是也並非所有任務都一定會用郵件交付啊?這樣怎麼可以把 Gmail 郵件列表直接當做待辦清單來使用呢?

其實很簡單,你就寄信給自己,當做自己交辦自己一件任務,這樣不就在你的重要郵件列表中成為一個下一步行動了嗎?

例如今天主管口頭交代我一個收集資料的任務,那我可以發郵件給自己,主旨就打上任務名稱,內文就輸入我暫時想到的處理方法,然後寄給自己,就像是新增一個待辦事項一樣。

gmail GTD-18
 
而且,郵件有一個好處,那就是幾乎「所有軟體」、「所有平台」都支援 Gmail 郵件分享與通知。這是什麼意思?這是代表你隨時隨地可以「收集」各式各樣的任務給自己。

例如我在行動中要新增待辦任務,我就可以直接拿起手機打開 Gmail 的 App 或是網頁,發封郵件給自己。又或者我在其他軟體、服務中想把資料變成待辦任務,通常也都支援直接轉發郵件的功能,就可以依此來新增一個「任務」。

gmail GTD-24gmail GTD-25
 
 

四、提醒重要行動(任務)

一個能有效進行時間管理的待辦清單,還需要有「重要性」提醒的功能。比起時間提醒,更關鍵的其實是「重要性」的提示,讓你在一堆任務中能優先看到並處理重要的任務。

在 Gmail 的任務清單中可以做到嗎?當然可以,用星號標記就可以啦!

這樣在一排郵件中,你能透過星號,清楚的看到最重要的下一步行動。

gmail GTD-06
 
 

五、清空已完成任務,封存到備查分類

工作排程樂趣就在於清空任務瞬間,完成的工作要從待辦清單裡移出,讓待辦清單中永遠都是尚未執行的下一步行動,幫助你專注於執行上。

在 Gmail 的待辦任務系統中,就是用上方的〔封存〕按鈕,將已經完成的郵件移出「收件匣」,但還是會保留在所有郵件資料庫中,可以隨時搜尋得到。

如此一來,你的收件匣就會永遠只有下一步行動。

gmail GTD-08
 
而我建議大家在封存郵件時「順便」把需要備查的任務做好分類,利用上方的〔移至〕按鈕,直接將特定郵件從收件匣移出並放到你指定的分類中。

你可以直接在這個選單裡,建立需要的新儲存分類。

gmail GTD-09
 
這樣一來,收件匣裡是你尚未完成的下一步任務,而在各個分類裡,則可以找到已經完成,當做資料備查的任務資料清單了。

gmail GTD-10
 
每次打開 Gmail 後首先就是看到收件匣,而當看到收件匣裡沒有任何郵件時,就知道自己「已經完成今天的任務了」!

當然,如果又有人發新任務(郵件)給你就另當別論了。

gmail GTD-11
 

 

六、延期提醒重要不緊急任務

有時候你的任務是「重要的」但「不緊急」,要記得做但不需要馬上做,可能是截止時間還沒到,而手邊尚有很多更重要緊急的任務必須完成,這時候,一個好的時間管理系統,就要能夠把這些任務「延期提醒」。

Gmail 也可以做到這樣的時間管理,面對重要但不緊急的任務,只要把這項任務郵件透過右上方〔更多〕選單裡的【新增至工作表】,加入 Google 工作表裡,然後先暫時把該封郵件也移出收件匣。

這樣一來,收件匣裡還是只有今日的待辦任務,但剛剛那封重要但不緊急的郵件也不會消失,我們可以在 Google 工作表裡設定延期時間提醒。

gmail GTD-12
 
Google 工作表是一個可以顯示在 Gmail 網頁右下方的彈出清單,加入工作表的郵件都可以設定「截止時間」。

gmail GTD-13
 
設定了「截止時間」的任務(郵件),則會出現在你的 Google 行事曆,當你每天查看行事曆時,就可以在正確的時間點,可能是一週後,確認當天必須完成的待辦任務。

而這時候,Google 工作表任務還提供了直接連回當初那封電子郵件的功能。

gmail GTD-14
 
依據前面所說的原則,這時候,我可以把這封之前延期處理,但現在處理時限到了的郵件,重新利用上方的按鈕〔移至收件匣〕,也就是重新加入 Gmail 的今日待辦任務清單中。

gmail GTD-15
 

 

七、延遲處理不緊急、不重要任務

而有很多郵件(任務)是不緊急又不重要的,也就是在第二步中被自動過濾到「其他郵件」的那些任務。

我通常都是沒時間檢查就全部直接刪除。

gmail GTD-16
 
當然,裡面也可能有一些「或許有一天有空時,可以處理一下」的任務,這時候怎麼去標明他們呢?

我一樣會移出 Gmail 的收件匣,但是利用 Google 工作表加入「沒有設定截止日期」的任務清單中,這樣一來,我平常不會被這些次要任務干擾,但有時間時,也能立刻找出某個任務執行。

gmail GTD-17
 
 

八、和任務合作者溝通

很多待辦清單軟體雖然整理能力很強,但缺乏與合作者溝通的功能。

而 Gmail 不僅可以用上述方法整理出你的下一步行動,而且與合作者的溝通能力非常的強大,畢竟它就是一個郵件溝通系統。

所以你可以把任務變成行事曆約會,或是把任務透過郵件交派給其他執行者,當然還可以和合作者直接溝通任務。

gmail GTD-19
 
 

九、追蹤工作任務的每一步流程

最棒的是,這些合作溝通全部都整合在你的單一任務中,也就是 Gmail 單一郵件底下可以有無限長的討論串,結合成一個會話群組,會話過程就是你的工作交辦流程,讓你經由單一任務底下去追蹤每一個執行步驟進度。

你收到郵件時代表接收一個新任務,工作進度回報也可以用 Gmail 會話群組進行以方便後續追蹤,然後對方給你的修正意見(新的來信),就會讓這個會話群組「重新出現在收件匣」,也就是變成一個新任務:
  • 1.收到郵件:接收新任務。
  • 2.回覆郵件:完成任務,封存。
  • 3.收到對方回覆:這個郵件會話群組又出現在收件匣,變成新任務。
但是因為這個新任務包含了之前的討論串,因此便於追蹤整個任務的前因後果,這一點比很多待辦任務系統還要強大好用。

gmail GTD-20
 
 

十、夾帶任務重要備忘錄與參考檔案

你可能會說,郵件不是要來來往往的嗎?如果我只是想自己在這個任務上追加備忘錄,或是夾帶參考檔案,但不是要回信給對方,可以做到嗎?

可以的,在一長串的會話群組中,你可以利用會話群組下方的回信,用「回覆給自己」的方式在回信裡撰寫你對這個任務的備忘錄,或是用郵件附件夾帶參考檔案。但是因為這封信只寄給你自己,所以會話群組的人不會收到。

而最棒的是,因為是在會話群組下方回信,所以這個只寄給你自己的資料還是會附著在同一個任務追蹤串裡!

gmail GTD-21
 
 

小結:而且是跨平台時間管理系統

gmail GTD-22gmail GTD-23

可以看到,上面的工作流程完全沒有特殊的技巧,全部都是 Gmail 裡面最基本的功能,可是卻讓 Gmail 變成一個同時具備待辦清單、任務提醒、下一步行動收集與工作流程追蹤的時間管理系統。

而因為沒有使用任何外掛或特殊功能,所以意思是,這個方式讓你在手機、電腦等所有裝置上都能使用,不會因為轉換平台就失效。

有興趣的朋友可以參考看看這套我使用了一段時間的方法,也歡迎回饋你的心得與想法。









































































































留言

  1. 我也一直在用GMAIL來做待辦清單及工作排程,不過能像大大如此清晰且貫徹執行真是不簡單啊,受教了。

    回覆刪除
    回覆
    1. 真的!
      esor大實在很懂得怎麼去活用各類工具,獲益良多!

      刪除
  2. 很棒的應用, 建議可以參考GTD的做法加上情境tag, 再配合gmail的搜尋, 例如: "in:inbox label:電話" 這樣去過濾情境出來, 不知gmail是否也可以儲存快速搜尋

    回覆刪除
    回覆
    1. gmail 似乎不能儲存快速搜尋,結合情境tag或是搜尋的建議很棒,可以想想看如何在 gmail 中更好的實現

      刪除
    2. gmail 設定>研究室 可以啟用快速連結儲存常用的搜尋

      刪除
    3. 感謝說明,才發現原來有這樣的功能,這就可以有上述的利用了~

      刪除
    4. Settings -> Labs -> Quick Links可以,不过对非英文字母的支持比较差,可考虑把标签改成英文

      刪除
    5. 原來如此,感謝建議~

      刪除
  3. 很像是把gmail當作evernote用,這概念很棒

    回覆刪除
    回覆
    1. evernote 裡的一些筆記,也可以用寄給自己的方式,變成 gmail 裡的待辦系統

      刪除
  4. 花一堆時間準備工作,結果根本沒時間工作,囧

    回覆刪除
    回覆
    1. 這說到了重點^^

      所以使用 gmail 的好處就是直接把準備與執行結合,因為郵件溝通本身就是執行工作的一環,而準備工作就不要用其他軟體,可以直接結合在執行上,這樣可以減少時間浪費

      刪除
  5. 回覆
    1. 其實我也是最近看到mailbox很紅
      就想說裡面很多方法,其實本來就可以在gmail實現
      因此決定把自己的心得分享出來

      刪除
  6. 很好的建議使用方法 , 今天開始要試用一下
    謝謝

    回覆刪除
  7. 請問版大在這套系統的運作下,Gmail是不是幾乎取代了google task本來蒐集代辦事項清單的工作了呢?我的意思是說除了時間提醒之外,您還有繼續使用Gtask, 或是使用Gtask的需要嗎?因為看到您的Android首頁上還是有Gtask的Wiget,但是好像大部分的功用已經重疊了?

    回覆刪除
    回覆
    1. Google 工作表在這樣的流程下,確實就只是為了時間提醒而存在了(但這本來有是我使用工作表的最大用途,就是延期處理任務)

      而Gmail收件匣中呈現的是「今日待辦任務」

      刪除
    2. 了解了,真的很感謝您的分享和用心的經營,一直關注您的文章,生活也有很大的改變(如使用evernote, firefox等^^)。話說google keep又推出了,真覺得那麼多好用的工具又時常功能重疊,有一種計畫趕不上變化的不勝負荷啊!

      刪除
  8. 請教GTD主體用evernote或gmail,哪個比較好呢?優缺點是什麼?

    回覆刪除
    回覆
    1. 我是同時並用

      evernote 是長期計畫
      gmail 管理近日任務

      刪除
  9. 一看到標題時 心想:不會吧Google Tasks就夠了吧...用Gmail作時間管理??
    再仔細想想
    1.我的郵件工具是Gmail
    2.我的時間管理工具是Google Tasks
    3.沒有今日是今日畢的習慣
    4.手機的通話及簡訊紀錄都會即時傳到Gmail(除了嘴吧說的和紙本文件所有的事件都在大神的眼皮底下)
    就以上四點我該試試看 尤其是藉此看看能不能養成今日是今日畢的習慣

    回覆刪除
  10. 作者已經移除這則留言。

    回覆刪除
  11. 感謝分享~其實很早就開始用了
    只是苦於手機平台一直無法做相關的事情分類
    只能用電腦來分配task 手機看task 卻不容易找到email
    如果有類似手機軟體可分享~麻煩再請大大分享啦

    有想過自己寫似乎沒有API開放連接gmail 跟 gtask

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

微軟 Bing AI 繪圖工具 Image Creator 免費開放,30秒輕鬆生成圖片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

3個 ChatGPT 輸入到輸出實驗,第二大腦筆記用 AI 生成文章報告

Arc 瀏覽器 windows 版測試心得,用四大介面改造升級專注工作流

如何為筆記命名,建立搜尋規則?我的標題、分類、標籤命名法

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

如何用 ChatGPT 加速生成一份有圖有文的簡報,實戰案例教學

Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期