Gmail 新增自動建議其他收件者功能,與如何群組寄信簡單教學

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之前在「從 Gmail Themes 看 Gmail 與 Yahoo Mail 、Hotmail的區別」一文中,我提到了Gmail是目前比較符合未來網路使用趨勢,比較具有資訊管理優勢,也比較具有創意的電子郵件服務。不過,我並不是重度的電子郵件使用者:例如那種需要常常關注郵件收發的壓力,或是用EMail往來作為日常主要會議、約會聯繫管道,還是說需要常常轉寄信件給別人、喜歡接收轉寄信(我是從來不看大量轉寄信的),對我來說都是不曾發生過的事,也因此我對Gmail的看法也可能失之於「業餘者」的角度而容易被其「花俏」的功能所吸引,但這也不失為一種使用者的角度;好玩,也未嘗不好(要不然我部落格叫做電腦玩物是叫假的嗎> <)。

而Gmail真的很好玩,今天看到充滿許多有趣功能的「Gmail研究室(Gmail Labs)」又推出了新的項目:「New in Labs: Suggest more recipients顯示其他建議的收件者)」,啟動這個功能,以後當你在Gmail的「收件者」欄位輸入兩個以上的郵件地址後,Gmail會根據你之前傳送郵件的習慣幫你「自動建議」其餘你可能也會想要寄這封信給他的收件者地址!

 

啟動「顯示其他建議的收件者」新功能:

對於長期關注電腦玩物的朋友,應該都知道如何啟動Gmail研究室功能了,對於這個Gmail功能有興趣的朋友可以查詢看看電腦玩物的舊文。簡單的說,現在中文介面的用戶進入Gmail後,到網頁右上角點擊「設定」,進入Gmail後台然後選擇〔研究室〕這個分頁(也可以直接點擊右上角的綠色小瓶子圖案),接著你就可以把想要試試看的各種研究室功能勾選為「啟用」,並到網頁最下方點選〔儲存變更〕,這樣就算完成了啟動研究室各種功能的程序。

而今天要介紹的就是:「顯示其他建議的收件者」這個新功能,利用上述的步驟將其設定為「啟用」,並儲存變更即可。

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  • 你寄信給誰和誰,是有一種慣性的:

接著試著撰寫一封新郵件,假設你以前常常利用群組寄信功能,或使用自己手動添加的方式,把「某類型」電子郵件寄給「某幾位特定的人」,這時候你只要先在收件者欄位選擇了兩個以上的收件者,根據之前你常常會跟著前兩位收件者一起寄信給他們的其餘聯絡人清單,然後你的收件者欄位右下角就會自動浮現「建議的收件者」資訊。

例如說,你有時候會寄一些生活雜感給爸爸、媽媽、姊姊、A朋友、B朋友,而你可能還沒有幫這群人設定一個新的群組,不過沒關係,現在只要啟動「顯示其他建議的收件者功能」,你就可以在收件者選擇了爸爸、姊姊後,看到Gmail浮現建議你也把這封信寄給媽媽、A朋友、B朋友的訊息!是不是還滿貼心的呢?

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Gmail好用的群組寄信功能(舊功能):

什麼?你說你看完上面對於新功能的說明後,心中浮現了一個疑惑:「Gmail有群組寄信嗎?」當然有的,不管是撰寫新信轉寄郵件時都可以利用「群組寄信」來把一封信快速的寄給某一群人,或許有些朋友還沒有注意到可以善用這個功能,所以我在這邊補充做一個簡單的教學說明。

  • Gmail的自動搜索收件者選單:

有在Gmail寄過信的朋友應該都知道,你只要在「收件者」欄位輸入郵件地址的開頭關鍵字,這時候Gmail就會彈出【自動搜索清單】,把擁有這個關鍵字而且你比較常寄信給他的收件者列出來讓你快速點選。同樣的在這裡輸入群組的關鍵字,就可以直接在搜索清單選擇【群組】,然後就能一次把群組裡所有的聯絡人加進收件者欄位了。

  • 分類自己的聯絡人群組:

那麼要如何去分類自己的聯絡人群組呢?首先在Gmail左方功能列選擇「通訊錄」,進入通訊錄設定頁面。接著你可以看到通訊錄左方起碼已經有預設好友、家人、同事等等分類,這個就是Gmail的群組了!你可以透過上方〔新群組〕的按鈕來新增無數個空白的群組名稱。

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你可以透過勾選聯絡人項目,然後到右方的【群組】下拉選單裡將這幾位被選取的聯絡人加入任何你已經添加的群組,當然你也可以直接在下拉選單裡選擇【新增群組】,來將這幾位聯絡人用一個新設立的群組分類。

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要把聯絡人從特定的群組中移除也是同樣的先勾選這些聯絡人,然後利用【群組】選單裡的【移除自】項目,將聯絡人中特定的某幾個群組中移除。

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  • 群組是有彈性、無限新增的標籤分類法:

Gmail的「群組」可以看做一種「標籤分類法」,類似「如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?」。這個意思就是說,同樣的一個電子郵件地址,可以同時被分配到不同的群組裡面,例如你把A朋友分類到「好朋友」、「轉寄信專用」、「國中幫」等不同的群組裡,這些不同的群組裡可以有其他不同的聯絡人,你可以依據需要選擇不同的群組來寄信,而信件都會寄到A朋友手上。

因為「Gmail群組」是這麼有彈性的標籤分類,所以你應該要「盡量多設立群組」、「不同的需求就建立不同的群組」,不要把群組分類想得太死,隨時去變更、新增、刪減,這樣才能發揮群組寄信最方便的應用。

總之當你設定好各種不同的群組後,你在撰寫或轉寄郵件的收件者欄位輸入關鍵字,就會自動搜索出你想找的群組列表了!

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  • 如何讓群組搜索更快速:

對於中文使用者來說,一般應該會利用「中文」來做為群組的名稱,不過要輸入中文字總是要多幾個輸入法步驟,那麼有沒有更快的方法,可以在收件者欄位快速列出群組清單讓你點選呢?

方法就是你可以在「群組名稱」的開頭,打上一個好輸入的英文字、符號,這樣你只要輸入該關鍵字就可以列出所有群組了!

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  • 小結:自動化的Gmail

其實使用Gmail的過程是可以很有效率的,這不只是因為Gmail能夠幫你很好的管理大量的郵件,也因為Gmail的整個操作流程有很多貼心的自動化設計,而從Gmail研究室不斷新增的各種功能裡,我也感覺到Gmail朝著更人性化的使用體驗在前進;不過要深入了解Gmail的完整技巧其實也不是容易的事,例如我一開始也沒有發現Gmail有群組寄信的功能,而這些使用上的技巧就需要例如很多部落格站長不斷分享各種心得,讓大家可以對於Gmail,或者對於其他軟體、工具有更完整的認識。

不知道大家對於Gmail的使用技巧還有什麼特殊的經驗可以回饋嗎?歡迎留言討論。

留言

  1. 那倒不如出現一行「從通訊錄挑選收件者」來得更實用。

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  2. 原來如此
    大家希望的是這樣的功能阿^^

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  3. 不過我怎麼覺得輸入關鍵字後自動搜索比要自己去挑選快很多?

    大家覺得呢?

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  4. 輸入關鍵字自動搜索的確比較快

    然萬一聯絡人太多,也不記得關鍵字的話

    此時,挑選功能就可能蠻實用的。

    所以,兩個功能都有是最好 ^v^b

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  5. 我覺得萬一聯絡人太多的時候,
    反而更應該用搜索的會比較好。
    而且只要記得信箱的某個關鍵字,或者聯絡人姓名的某個關鍵字就好?(如果你完全不記得,那還能怎麼挑選??)

    不過我想到如果有「聯絡人清單」可以挑選有什麼好處了,
    那就是當你「不知道要寄給誰」、「沒有辦法一次想起還應該要寄給誰」時,會有一點幫助,
    當然也是可以用現在的群組功能來輔助啦

    不過就像您說的,兩種都有最好^^

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  6. 我覺得這跟你想找抽屜的東西有點像...

    我還是比較習慣直接打開抽屜邊看邊找需要的東西,

    跟直接跟人說幫我找膠水、剪刀的感覺不太一樣

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  7. 清單的功能是在你如果要你說你說不出來,但是如果你用「認」的就認得出來時使用。

    但是,話說回來,那種人你也不太常會寄信給他吧?

    不過,為求各種不同使用者的需求,還是兩項都有比較方便。

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  8. 是啊 我也覺得 GMAIL應該要趕緊加入「從通訊錄挑選收件者」 這樣才方便
    心理學裡有提到
    remember 和 recognition 是不同的
    recognition是比較簡單的啊~
    就像填充題和選擇題 哪個比較簡單? ^ ^

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  9. 是阿,確實兩種都有是最好的

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  10. Pixelpipe Media Uploader

    https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/11581

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  11. 當群發時,郵件上的名單也同時出現在所有收信者中,這在保護私隱上有問題。

    有無方法可以解決呢?

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  12. 你要在「新增密件副本」裡建立群組發信,
    這樣才不會讓其他人看到名單。

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