EverNote的筆記匯出功能與優缺點分析

前幾天趁著EverNote推出支援中文輸入與搜索的正式版,我也在「優化工作!EverNote 數位筆記本活用技巧圖文教學」這篇文章中,分享了這段時間使用EverNote的心得與經驗;在那篇文章中,因為我的使用習慣是把EverNote當做比較私密的個人知識庫來使用,所以文章中也忽略了對EverNote共享功能的介紹;其實,EverNote在資料交換上並沒有那麼封閉,雖然它有自己的enx等資料庫格式,但是EverNote仍然可以很方便的將單則、多則筆記匯出成HTML、mht、TXT或電子郵件的格式,所以即使對方(或你自己以後)沒有使用EverNote,依然有辦法去查看由EverNote所建立的資料庫。

事實上大多優秀的筆記資料庫管理軟體,都是擁有自己的專屬檔案格式的,像是OneNote和ScrapBook都是如此,我猜想這是因為透過專屬檔案格式,可以更容易的整合進優秀的管理編輯功能吧?當然,我們也可以完全透過手動的儲存剪貼HTML、TXT、Word、Excel等文件,來建立自己的資料庫,我覺得這也沒什麼不好,事實上我目前也會這麼做;只不過管理的手段可以很多元,而EverNote我相信確實可以適合某些人(包括我自己)的需求。

所以今天這篇算是在詳細的介紹過EverNote的各種操作技巧後,一方面補充它的匯出功能介紹,一方面分析EverNote的優缺點,讓對電子資料管理有興趣、有需求的朋友,可以有更多比較的參考依據。

缺點:

  • 不同的資料管理方式:
    不管是養成習慣或改變習慣,都是很困難的事情;而許多人可能已經有自己的一套資料管理方式了,如果要去重新適應、學習EverNote自己獨特的操作方式,可能會很不習慣也很花時間,也會產生是否有這個必要的問題。關於這一點,就好像一個公司是否需要改變經營策略和管理方針一樣,這是需要個人自己去做評估的。

  • 被侷限在非通用的專屬檔案格式中:
    雖然EverNote有匯出一般檔案格式的功能,但是當你很依賴EverNote後,難免被他專屬的資料庫格式所綁住,每一次要分享筆記時,都要執行一次匯出;假設五年、十年、二十年後,EverNote的公司倒閉,那麼我們可能必須自己手動匯出來轉移資料庫;當然,其他類似軟體也都有這樣的問題,不過OneNote畢竟有microsoft撐腰,所以......

  • 效能不夠順暢:
    當擷取、觀看非常長的內容,尤其裡面充滿大量的圖片物件時,會有一點效能的問題。而EverNote本身也不算是非常快速的軟體。當然,你可以到「options」→「Indexing」裡面,將「Speed」的橫桿往右拉,稍微減低瀏覽不順的現象。

  • 沒有獨立的免費版本:
    在2.2版中,EverNote將免費版和商業版整合成同一個下載軟體,所以你可以使用60天的商業版,然後就自動降為免費版,問題是商業版的體積整整大了免費版好幾倍,導致用不到商業版功能的用戶,還是必須將這些多餘的檔案裝進電腦中。目前的解決方法,可以參考善用佳軟的xbeta所製作的免安裝版

  • 沒有中文版:
    是的,這確實也可能是一個問題。

優點:

  • 不同的資料管理方式:
    這一點和缺點是相輔相成的,當你覺得原本電腦裡的資料管理方法無法達成你的要求,想要尋求一套更適合、更有效率的管理方式時,EverNote便是一個可以參考的選擇。

  • 優秀的資料蒐集與串聯:
    「善用佳軟」站長xbeta說:「其实我一向认为,EverNote适合处理N条短笔记,但不适合处理长篇笔记。」我也非常贊同這樣的注解,EverNote在把瑣碎的資料建檔、歸類、串連上,有非常優異的表現,這方面甚至可能超越任何一款筆記軟體。關於這一點也是我前面那篇使用技巧介紹的重點之一。

  • 便利的瀏覽與檢索功能:
    這是我上一篇介紹的另一個重點,除了有很不錯的多樣化檢索功能外,找到想看的筆記後,也有多樣化的瀏覽方式,可以適應各種不同的需求。

  • 方便的擷取功能:
    EverNote可以擷取網頁內容,也可以擷取任何軟體所呈現的圖文內容,而且有方便的擷取器可以使用。

介紹完我所認為的優缺點後,最後我就補充一下EverNote的匯出、分享功能。在「整個資料庫」的匯出(Export)上,EverNote只支援自己的Enx格式,和對一般人不是很方便的xml格式,不過這是有補救的辦法的。

在針對單則筆記、多則筆記的匯出上,EverNote就完整的支援了enx、xml、html、mht、txt和電子郵件的匯出,這時別忘了EverNote是可以把所有筆記顯示在單一瀏覽視窗的,所以只要同時選取所有你想要匯出的筆記,就可以將整個資料庫(或是某個分類資料夾)匯出成便於其他人觀看的html、mht、txt和電子郵件了。

而且方法非常簡單,選取筆記後在某則筆記的工具列後點擊滑鼠右鍵,選擇【Export】或【Send To mail】即可,我實驗html、mht和電子郵件格式的匯出,發現匯出後的版面仍會依照類似EverNote的排版方式對每則筆記做出區隔,內容和筆記來源超連結也都可以完整的保存下來。如此一來要和他人分享某則筆記,或是自己做備份,都沒有什麼問題了。

最後,電子資料的管理其實是很值得好好研究的課題,所以也歡迎大家針對EverNote提供自己的優缺點評價,或是提供使用技巧,也歡迎分享自己認為有效率的資料管理方式。

留言

  1. 個人覺得缺點有二個
    一是中文:畢竟中文對我們是最直覺得
    二是For Windows: 如果支援Linux,那我可能就放心玩Ubuntu了

    至於"不適合處理長篇筆記。"
    (如果長篇是指萬言書)
    我反而覺得這是優點
    因為EverNote最有用的功能
    在於一口氣將可能需要的"資料"通通找給你,
    而長篇文件則是你必須事先"資訊"在那個"檔案"裡(總不能在幾百個Word檔案中找出一個綠角寫過的某某軟體的某某功能..)
    (請注意"資料"和"資訊"及"檔案"的區別)

    如果EverNote支援長篇筆記,那可能找到人都掛了。

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  2. 我提到"不適合處理長篇筆記"
    原因之一是當瀏覽"很長篇"時的效能。
    原因之二是"很長篇"的中文編輯時有一點點問題。
    原因之三是"相對"之下,EverNote的強項在於瑣碎資料的蒐集,並透過分類串聯來達到資訊的管理。

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  3. 如果是一兩句話的記事,用紙本記事簿/NotePad.exe,或者 iGoogle 之類的網頁桌面(走到哪開到哪),想到就逐條列下,就很夠用了。

    稍微複雜一點的文章式的資料,就可以動用 EverNote 來存放。比如我讀英文文章,有時會將重點翻譯一下,加深印象。把英文貼到 EverNote 上,底下打中文。可惜會有個小困擾,就是它定時存檔(?)的時候,畫面會閃一下,有點干擾到思緒。

    又比如寫下的 idea 變成比較複雜的想法的時候,就可以從記事本上移過來了。

    文章打完後,馬上拉個標籤,就等於歸定位了。以後要找也容易。

    有一次主管叫我蒐集微軟在韓國的官司案,於是上網尋找,找到的文章先拉到 EverNote ,貼上同一標籤放好,然後研讀畫重點,並另開一視窗,參照已經擺在 EverNote 上的文章寫報告,還滿順利的。

    把 EverNote 的資料庫檔案存在隨身碟,並把公司跟家裡電腦 EverNote 的預設資料庫位置都指向隨身碟,這樣就可以方便的共享同樣的"桌面"了。我覺得"桌面"這個辭滿貼切的 :P

    至於"長"文章,我沒有類似的經驗,因此不是很清楚。

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  4. 很棒的分享,
    我也是類似這樣的使用方式,

    確實增加了不少工作效率。

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  5. 建议再增加一项:孱弱的文字排版能力(而且至今没有得到改善)。过分追求富文本和网页收集,结果让文字整理非常吃力。

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