2015年6月26日 星期五

用 Gmail 罐頭回應切換簽名檔,下個必開研究室功能

大家都知道 Gmail 的設定裡有個「研究室」,研究室中有很多實驗性的小功能,其中如果有些功能真的每個用戶都需要時,就會進入「正式版」,前幾天畢業的功能就是讓我們「反悔」並收回已經寄出郵件的「取消傳送」(註1)功能。

在之前的研究室裡,「取消傳送」可以說是大家一定會開始的功能,那麼現在當取消傳送從研究室畢業後,研究室裡還有沒有哪一個功能是值得所有用戶開啟的呢?

如果要選一個,我自己的使用經驗裡一定會投「罐頭回應」一票,透過開啟研究室裡的罐頭回應,我可以在 Gmail 中設定一些常用的回覆內容,當要回信時,可以直接插入罐頭訊息,就省下自己重新輸入一樣內容的時間。而且罐頭回應還可以用來幫我們寄信時自由切換不同簽名檔!

(註1:別再誤發失禮郵件!一定要開啟的 Gmail 取消傳送功能




  • 如果同一個郵件帳號,卻想在不同情境使用不同簽名檔?

可能我的工作不是客服或者要回應制式郵件,所以罐頭回應原本的自動回信功能對我來說幫助不大。但是,我還是常常在使用「罐頭回應」,我用來幹嘛呢?我用 Gmail 罐頭回應在寫信、回信時依據需求插入不同的郵件簽名檔。

有時候我要回信給寫信來詢問問題的讀者,這時候我想插入電腦玩物簽名檔。有時候我要回信給公司同事,這時候我要用公司簽名檔。有時候我要回信給家人朋友,這時候只想使用一般通訊簽名檔。

但是 Gmail 預設的簽名檔(註2)是每個郵件帳號只能預設一個簽名檔,這就無法滿足我的使用需求。

(註2:Gmail郵件簽名終於支援自訂字體、顏色、圖片與區分發信帳號





  • 用 Gmail 罐頭回應設定多個簽名檔,依需求插入郵件中

這時候透過 Gmail 「罐頭回應」可以儲存多組內容並且自由插入郵件中的特性,我們就可以拿它來儲存多組簽名檔,依據自己的需求插入。

先進入 Gmail 設定裡的研究室,開啟「罐頭回應」。




然後新增郵件,在郵件內文處把我們想要的簽名檔內容填上,並做好各種樣式設計,也可以插入圖片喔!




簽名檔編輯完成後,打開右下方選單,選擇「罐頭回應」,點選「新增罐頭回應」,就可以把目前的簽名檔內容儲存成一個「罐頭」。

如果想要預設多組簽名檔,就依據上述步驟,儲存多個罐頭即可。




我自己在回覆郵件時,就會依據回信的不同情境與對象,打開罐頭訊息選單,選擇「插入」適合這個回信對象的各種簽名檔了。

如果你需要在同一個郵件帳號下,可以自由切換多個圖文簽名檔,那麼利用 Gmail 「罐頭回應」就能滿足需求。

或許這個研究室功能你早就知道,而還沒這樣用過的朋友,或許 Gmail 「罐頭回應」功能是目前 Gmail 研究室裡最值得開啟的功能之一。

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