2013年2月26日 星期二

如何為行動中更有生產力做好數位紙本、在線離線準備?

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雖然我在電腦玩物可以說一面倒的偏向介紹數位工具、雲端服務的應用,但這是因為我覺得介紹這類方法的資訊還非常缺乏,因此需要大家多多分享,並不代表我就覺得不會有需要紙本的時候,也不表示我認為不會有離線的問題。

真正的關鍵永遠是「怎麼做更適合當下工作情境?並且有最大生產力?」而這通常是必須「顧全」數位、紙本、在線、離線需求的整合。

所以回到我自己實際的工作情況,當坐在辦公桌或家裡時,當然數位、雲端應用都不會有大問題,可是一旦「開始行動」,例如要移動到別人的公司開會、要移動到外地出差,或者正在通勤與旅行途中,這些時候,要怎麼保持足夠的工作生產力,來應付移動中意外的任務,或是利用行動間零碎的時間?

 

 

我自己也會遇到的現實情況,就是有時候接起手機需要用紙本記下談話重點,進入別人的辦公大樓後網路收訊不良,這些時候,如何沒有「事先做好準備」,那麼就會很糗。

今天,我想分享的主題就是「為了讓行動間、移動中更有生產力」,我們可以做好哪些準備?

當然,我的出發點不是要拋棄行動工具回歸原始,而是在「善用數位 App、雲端服務」的情況下,做好準備,同時活用「數位」、「紙本」、「在線」、「離線」的優點,讓面對各種行動工作問題時也都能迎刃而解。

 

 

一、準備好可以放入皮夾的微紙筆

我目前不管是做筆記、寫會議記錄,可以的話一定全部以行動裝置來完成,這樣做的好處是便於同步整理、工具功能具有多樣性,相關心得可以參考:

但是仍然有可能遇到需要使用紙筆的「意外狀況」,所以我一樣會隨身準備好可以隨時應用的紙與筆。

只是這時候就不需要真的帶一本很大的筆記本佔用空間,我自己會使用「小紙片」與「伸縮筆」的文具來應付。「小紙片」我是自己裁的,其實也可以運用名片後面的空白,總之以可以放到皮夾裡為準。

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而「伸縮筆」可以去買一種 8~10cm 可以伸縮(也有不能伸縮)的小型原子筆,這樣就可以把伸縮筆夾入皮夾內層,並且皮夾還是能夠摺疊蓋起。

把這樣的「微紙筆」組合輕鬆放入皮夾中,而皮夾相對不容易忘記帶,要取用時也很方便。但就像前面說的,可以的話我一定用數位筆記,所以微紙筆之所以要「微」,就是以備不時之需,平常則盡量不要佔用時空資源。

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二、準備好隨身筆記用的照相機

接續前面提到的微紙筆,使用小紙片還有一個好處,就是我絕對不會把內容「只是」存在紙上,因為實在太容易搞丟,又不好搜尋。而小紙片不大,適合快速書寫,並且適合「拍照存入 Evernote 筆記」,大小剛剛好!

這就講到隨身帶著「相機」,也是做好行動生產力準備的重要步驟,在移動之間有太多太多重點內容其實你可以不用寫下來,而可以「拍下來」

行動中就已經沒什麼時間了,如果有相機可以幫你把眼前所見的重要內容做最快速紀錄,何樂而不為? 當然,你一定已經想到,現代人最好的「筆記相機」,無庸置疑的就是你的手機。

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三、讓重要文件離線可讀

雲端同步當然很棒,在有網路的情況下可以讓你比其他人都要更加有效率,但是如果沒有網路的時候呢?

當我自己要出差去演講,或是要去別人的地盤開會時,不確定對方網路狀況,那麼我一定先把 Google Drive App 中接下來要用到的文件做好「離線」設定,不管是文書、表格、簡報。

如果忘記在辦公室出發時做離線設定也沒關係,車上或是總找得到有網路的地方去做離線設定,保障自己到達目的地時就算沒有網路一樣可以工作。

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四、準備好快速開啟文件的捷徑

假設接下來我是連續好幾天的東奔西跑行程,為了讓緊湊的行程之間,我還是可以隨時以最快的速度在最短時間完成工作,那麼把常用文件資料設定成 Android 手機的桌面捷徑也是很重要的。

我會把接下來一週會常常用到的 Evernote 筆記、 Google Drive 文件設定成桌面的捷徑,方便自己隨時取用。

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五、過濾出重要新任務通知

不管是出差或旅行,移動中我們一般不需要回覆不重要的任務邀請,但是如果是非常重要的郵件任務通知呢?

為了同時滿足下面兩個需求:

  • 1.不要被不重要的任務干擾移動
  • 2.但是最重要任務仍然需要即時接收

一定要把自己的行動裝置通知系統做好過濾。例如在 Gmail 中,我會到設定裡把預設的收件匣設定為「優先收件匣」,並且在「管理標籤」中設定只同步接收重要資料夾裡的標籤。

Gmail 的自動過濾,加上自己的標籤手動過濾,可以讓我在移動中只會接收到重要郵件的通知,一般郵件完全不會干擾我。

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六、行動中整理待辦清單與行事曆

在移動中的空檔,例如搭乘交通工具時,我自己認為很適合做一件事情:回顧與規劃一下待辦清單行事曆

因為這種不知道要幹什麼、無法做正事、時間又短暫的時刻,就拿來做「沒有辦法實際生產成果」但是你又「不得不做的事情」,那便是:

刪除已完成任務,規劃接下來任務可能需要的時間。

盡可能不要把寶貴的辦公室桌上工作時間拿來做這類規劃,既然在辦公桌擁有最好的工具,那麼應該以「生產成果」為首要目標,而規劃安排的動作,就可以留在移動間的零碎時間來做。

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七、可離線的知識吸收

有時候在通勤的過程,可能遇到有一段路程完全沒有辦法上網;或者等車時有一個比較充足的空檔,但是連規劃任務之類的所是也都已經完成了。

這時候我會打開「已經準備好」的知識閱讀工具:「 Pocket 」,好好讀完一篇之前儲存下來的稍後閱讀文章。

Pocket 有個優點,就是會在平常有網路時自動同步、下載好所有文章,所以即使遇到離線情況,我打開 Pocket 一樣能讀文章,而且我平常完全不需要手動去做額外的準備。

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八、可連線桌上電腦的準備

有些任務真不是手機適合做的,如果在移動過程中,老闆忽然要求你用某個只能在電腦上操作的專業軟體處理好一個檔案後寄給他怎麼辦?或是忽然要你找一個只能在公司電腦操作的檔案怎麼辦?

所以行動裝置上也可以做好隨時能「連回自己的桌上電腦」的準備,例如之前介紹過的「 AndFTP 」,或者像是「 TeamViewer 」這類 App。

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  • 小結:

以上就是我會在行動前「做好準備」,讓自己行動中更有生產力的一些方法,有些可能必須養成習慣,但大多數都不是需要你反覆手動去做,而是自動設定完成的,不會很麻煩,只是需要經驗與想法去實踐。

如果你也有其他方法可以幫助我們在行動中更加有生產力,也歡迎留言不吝分享與討論。

10 則留言 :

  1. 想必站長的事業一定做很大

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    1. 無論如何,每個人都應該把自己獨一無二的人生看待成大事業XD

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    2. 你不認真,別人怎麼把你當真,可以做到更好,何必自殘當個廢物呢

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  2. Pocket 離線閱讀也可以用一般的記事程式(比如 ColorNote)開啟

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  3. 請問站長可以分享一下伸縮原子筆是哪個牌子的嗎?謝謝!
    我在網路上只找到一種zebra的,看起來跟您照片中的不一樣,有點貴(雖然很有質感)...

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    1. 我之前有在 pchome 買過你說的 Zebra 伸縮筆,比較便宜,可以替換筆芯:http://shopping.pchome.com.tw/?mod=item&func=exhibit&IT_NO=DSACLP-A70990186&SR_NO=DSACLP&ROWNO=7

      至於我照片中的,那是我從小本筆記本贈品上抽出來用的筆,有時候我也收集這類小支的筆備用^^

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