2012年12月9日 星期日

丟掉名片夾? 如何用懶惰輕鬆的無紙化方法整理名片

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今天我在「數位工作研究會」這個 Google+ 社群上問了一個問題:「最近想要好好調整名片管理的流程,大家平常會怎麼整理自己收到的名片呢?」,獲得了一些朋友的回應,因此把這個問題寫成一篇文章一起分享。

雖然現在大家都有臉書、即時通、線上通訊錄,不過大多數聚會、開會場合裡大家還是一樣會使用紙本名片。像是「Evernote Hello 人脈印象筆記 Android App 記住每一次邂逅」這樣的方法要落實在目前工作場合還不是那麼容易,而在交換了紙本名片之後,要如何處理紙本名片最簡單呢?

我是一個很懶惰的人,要我去整理紙本名片可以說是天方夜譚,而日積月累下來根本不可能在需要時找出以前交換過的某一張名片。所以首先一定要想辦法用懶惰的人也能輕鬆完成的方式,將紙本名片「無紙化」,然後用數位的方法加快整理的效率、減少無用的步驟。

 

 

想到把紙本名片「數位化」,第一個最常被想到的應該就是利用「名片全能王」之類的軟體去掃描。

不過這對我來說有幾個問題:

  • 1.我沒有購買付費版,最多一週只能掃三張名片,而有時候剛好遇到聚會,就會超出限額。
  • 2.掃描需要一些時間,掃描後,不免要去確認一下各個欄位掃描是否正確(雖然大多時候都是正確的)。
  • 3.掃描後轉存通訊錄時,常常第一時間還不知道應該將聯絡人分類在哪裡比較好,因為還不知道會和這位聯絡人產生什麼聯繫。

因此,我就開始思考有沒有更適合自己的方法。而下面就是我自己的方法的分享。

 

 

  • 01.收到名片,拍照存入 Evernote

收到名片當下,或是在聚會中找到空檔,先把名片拍照存入 Evernote

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  • 02.用「來源」當做名片筆記標題

直接啟動 Evernote 的拍照筆記,那麼拍好名片後,就順手輸入標題。在筆記標題上我會輸入一個最重要的關鍵字:「來源」。

來源的意思是這張名片怎麼來的?例如在什麼場合拿到的?因為什麼事情拿到的?是不是到對方公司拜訪?我一定會輸入這種關鍵字當做筆記標題。

如果沒時間,這樣就能把名片的數位筆記存好。如果有時間,頂多在標題多輸入對方的姓名。

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  • 03.需要時才開始整理名片

經過前面的數位轉存後,當然紙本名片就可以隨便我處理掉了,也不用再去花時間整理紙本名片而那些數位的名片筆記,我也不會沒事去整理,反正全部先儲存在一個固定資料夾即可。

以後想起要聯絡某個人時,就到這個數位名片盒裡去「搜尋關鍵字」。

當我們第一次想要聯絡一個之前碰過面的人,這時候我們會想起什麼?一定是想起碰面的「來源」,反而姓名還不一定記得住。而這時候前面利用「來源」建立的筆記標題就發揮作用了,方便我直接搜尋到該記事。

而且別忘了,當你拍下名片筆記的當下,Evernote 還會自動幫你記錄時間、地點等資訊,所以不管要從「事時地物」去找出「人」都很方便。

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  • 04.真正要聯絡時才加入通訊錄

一直到真的要第一次聯絡對方時,通常會是寫電子郵件,或是用手機打電話吧?這時候,我才「順便」把這張名片的資料輸入到數位通訊錄

如果是要用 Gmail 寫郵件,寄信完直接就建立該聯絡人。如果要用手機打電話,一樣可以撥號通話完,把通話記錄直接建立 Android 聯絡人,而這兩個通訊錄是互通同步的。

這樣做有幾個好處:

  • 1.只花時間建立真正會聯絡的通訊錄(而不是所有名片都花時間建立通訊錄)。
  • 2.這時候建立的聯絡人,才會知道真正應該將他們分類到哪裡,減少分類時間的浪費。

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  • 小結:

有朋友提到,我們還可以在最後真的要在 Gmail 建立通訊錄時,把 Evernote 該則名片筆記的「記事連結」,複製到通訊錄裡,以後查詢更方便,到時候點擊這個 Evernote 記事連結,就可以用電腦上的 Evernote 軟體開啟相關名片筆記。

另外,用 Evernote 建立名片筆記還有個好處,就是以後工作上的 Evernote 筆記,也可以把相關人物的名片筆記連結進來,整理查詢更方便。

以上是我自己的操作方法,主要是希望能「盡量減少不需要的步驟」、「盡量不要花時間整理分類」,把時間投入到重點上:在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

我的名片整理方法不是最好的,因為我不是人脈管理達人,所以拋磚引玉,也歡迎大家分享你的作法,一起討論修正

10 則留言 :

  1. 平时很少需要交换名片,所以我也交给evernote了

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  2. 不過很少交換名片的話,說不定不會超過名片全能王的免費版每週限制~~

    當然,這樣的話一些evernote附帶的好處就沒有了

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  3. esor大,如果用evernote food跟以上文章的方法來整理名片,對你來說有什麼差異嗎?
    想再請問一下,異塵大妳現在還有在用rtm嗎?
    我一直想說越少工具越好,
    想說能不能用evernote來徹底取代rtm!?

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  4. food也不錯阿,例如同一個聚會的所有名片,全部拍在一則food裡,還能加上地點與時間。

    差異大概就是如果要在名片筆記上附加其他筆記,那用food就比較難整合。

    我現在沒有用rtm了,改成用evernote管理進度,用Google Tasks提醒瑣事。

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  5. evernote 將名片般移到其他資料夾也算流量,真是困擾阿

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    1. 剪貼照片可能會算流量,但用筆記合併、移動應該不算流量

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  6. 我想請問用google drive已同樣的概念整理的話,會不會因為容量比較大比較好用呢?

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  7. 剛試驗了一下,使用筆記合併確實會佔流量耶!
    而且約略是合併的筆記總大小
    (無論是使用pc client 或是 web 皆是)

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  8. 名片上有三組電話,但掃入後只顯示出一組
    另外兩組如果要自己手動建立的話也沒辦法
    好像不太方便

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