進入 2013 年之前，許你的 Evernote 一個更有效率的分類

今年一整年透過與大家更多的交流，學習了很多 Evernote 的筆記整理方法，而到了 2012 年底，想說該是時候把自己的 Evernote 筆記分類做一個微調整，去掉一些「用不到的」分類，增加一些「會用的」分類，並且讓筆記管理可以更加簡單、更加集中（用不到的意思是分類後卻再也沒打開過）。

我自己在做筆記分類時有一個最基本的原則：「分類要有行動的意義」，之所以建立某個資料夾，是因為這個分類可以指引我的行動，而不只是因為那些資訊屬於那個分類而已。我希望我的筆記分類清單一展開，呈現的是一個我的「工作流程」，就像是待辦清單一樣，這樣的筆記分類可以指引我、提示我應該去做什麼。

所以，今天讓我來分享自己調整過後，目前的筆記分類方式，基本上依據我之前寫過的「Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜」為原則，但繼續改進讓這樣的分類對我來說更簡單集中、更有指引行動的意義。然後，也想拋磚引玉，邀請大家來分享妳的筆記分類方法。

 

 

• 堆疊一：行動夾：面對下一步行動

在這個堆疊（群組）中，放置那些我「目前」隨時需要使用的筆記，我每次不管從哪種裝置進入Evernote，都優先看到排序在最前面的「01.行動夾」，並且絕大多數的筆記行動都會「集中」在這個群組裡完成。

這樣做的好處時，我一進入Evernote，看到的不是一大堆資料，而是各種下一步可以執行的行動筆記，集中在這個行動夾裡進行所有的筆記處理。

資料部分，在需要的時候去搜尋即可，但更重要的是筆記分類要能呈現出「下一步應該做什麼」、「現在可以做什麼」，我覺得這樣的分類可以活化筆記的處理。

 

 

• 為什麼我需要一個「00.收集箱」？

各種情況新建立的筆記，我大多都先丟到這個「預設」的儲存位置，例如街上拍下來的照片、一段臨時的錄音，開會時隨手的想法筆記，那些「即時」的紀錄但通常無法當下整理的，都先丟入「收集箱」。

於是我每天晚上回去看收集箱，看到的其實不只是筆記，而是今天收集而來的「待辦事項」，這時候我會把這些內容轉化為行動規劃，整理到其他真正的筆記中，然後每天把「收集箱」清空。

例如一個具體的流程會像是這樣：開會時記錄了A工作、B工作需要完成的目標，還有一些一邊開會一邊想到的零散靈感，這則開會記錄先丟在收集箱。晚上回家後，從收集箱裡看到還有一則開會記錄尚未處理，於是我把筆記內A工作的目標加到真正A工作的筆記、B工作的目標加到真正B工作的筆記，那些靈感則儲存到我專門儲存寫作草稿的資料夾。於是，這則開會記錄就可以刪除了。

在收集的當下，要做上述的分類會很麻煩，也不一定有時間，所以我從自己的實作中發現，擁有一個臨時快速儲存的「收集箱」，並且每天去把收集箱內的待辦筆記清空，可以兼顧快速筆記與事後整理的需求。

 

 

• 寫字台：想法靈感需要累積培育

「行動夾」堆疊裡我有一個「寫字台」筆記資料夾，這裡專門儲存我隨時想到的想法、靈感。然後常常回到這裡來「培育」這些想法，慢慢讓他們成長，直到最後他們羽翼豐滿，可以飛向這個世界為止。

例如要完成一篇部落格文章的過程，一有想法，我就立刻先記錄下來，這時候很有可能只是一句話。然後隔一段時間，又想到什麼，就補充上去，慢慢的想法好像有了一個雛形，就開始建立大綱。

這時候也有可能想法只能長到一定階段就覺得自己想不下去了，那就分享到社群中，聽聽大家的意見。若是幸運的這個想法真的發展出了大綱、一些段落草稿，那樣就可以從寫字台轉換到寫成一篇部落格文章的編輯器上了。

 

 

• 日記收集：收集自己的行動比剪貼更重要

我會利用 Evernote 來收集自己生活中的各種行動，其實也可以說就是寫日記，但這和一般寫日記比較不同的是，可以利用數位工具做到更簡單的收集，並且還有助於之後的再次利用。

例如在「踏查日記」中，利用 Evernote Food 快速完成生活中很多行動的拍照，拍照同時也把事件發生的時間、地點自動記錄下來，不管是食記，像是活動記錄也很適合利用 Food 完成。

又或者像是我很喜歡看電影，所以後來我發現累積看過什麼電影？對電影有什麼心得？看電影那天做了什麼事情？對我是很有意義的事情，所以在「行動夾」堆疊中我也建立了一個「電影物語」的記事本，專門收集電影筆記。

• 參考：
• [偷看別人的Evernote] 我的 Evernote 看電影心得筆記方法
• 丟掉名片夾？ 如何用懶惰輕鬆的無紙化方法整理名片

我覺得對我來說，記住自己做過的行動，比起剪貼別人的資料要更有意義。所以我在「堆疊一：行動夾」中，全部都是管理行動時的筆記，而不要讓資料庫類型的筆記混雜在這裡，干擾我的行動。

 

 

• 工作、生活的專案管理，不要讓筆記零散

工作上可能手邊同時進行很多案子、多個報告，這時每一個專案我都用一則筆記統一管理。生活上也是，可能同時在練習很多自我成長、學習的目標，或是在做多個旅遊規劃，也是每一個獨立的案子就用一則筆記管理。

所以我在行動夾的群組裡，有一個「工作板」和一個「生活版」，分別管理這些工作與生活上的專案管理筆記。只要是屬於同一個工作的內容，就全部記錄在單獨的一則筆記裡，可以把這則獨立筆記想像成整個工作的「進度表」、「規劃表」、「目錄索引」。

 

這樣的好處是集中統一，例如我現在要查看、編輯香港旅遊行程的規劃，我就是看這一則香港旅遊的專案管理筆記就好，所有資料都在同一則筆記上，而不是在好多個不同筆記之間作業，後者會增加很多的麻煩。

 

 

• 堆疊二：工作與生活專案的資料庫

但是工作與生活上的專案，難免需要收集很多資料，會有很多文件，難道這些要全部儲存在同一則筆記裡面嗎？好像不可能吧？

例如我在規劃香港旅遊，當然會收集很多香港景點的介紹、餐廳的食記、交通工具的使用資訊等等，這些當然沒辦法全部寫在同一個筆記裡。

我在群組分類上還會分「02.工作資料庫」、「03.生活資料庫」，專門依據每個工作需求，建立不同的資料夾，用來儲存那些剪貼、收集而來的資料。但是，每一次我剪貼新資料時，我一定會利用「記事連結」，依據這則資料未來要用在哪一個任務上，連到相關的工作生活專案管理筆記中。

例如我剪貼了一個香港地鐵的路線圖與搭乘建議，那麼我可以把這則筆記，用「記事連結」的方式，整理到上一段說的「香港旅遊計畫專案管理筆記」中。這樣做有幾個好處：

• 1.剪貼的資料不需要煩惱分類，因為全部可以在專案管理筆記中透過連結做目錄索引，不管資料被分到哪一類，透過專案管理筆記，你都可以統一管理所有相關的資料。
• 2.找資料時不用到資料夾裡面翻找多則筆記，而是在一則統一的專案管理筆記裡，自然有你的答案。

 

 

• 用標籤提醒重要的事情

用關鍵字搜尋通常都可以找出需要的筆記內容，但有時候我的需求並不一定是找出內容，而是要快速知道「重要的筆記」在哪裡？例如有哪些筆記是今天很緊急需要趕快做的？

所以我會把筆記加上「today」的標籤，表明這則筆記很重要，需要被關注、檢查、編輯。而工作時，我可以點擊「today」標籤，立刻過濾出所有最重要的筆記來做相關作業。

我最近也換開始用一些更因時制宜的標籤來提醒自己「該透過筆記做什麼」，例如最近公司頒佈了一連串不同的新行政流程規範，我把這些記錄下來的筆記全部標上「行政新政」的標籤，提醒自己最近要特別注意。

標籤應用我會很彈性，隨時在改變筆記的標籤，也會臨時的因應需要新增需要的特殊標籤，用完後再刪除這些標籤。

 

 

• 堆疊三：封存資料：隔離那些已經用過的內容

分類時我會盡量避免那些用不到的內容，跟正在使用的內容混雜在一起。因為這會造成我要查詢資料時更加麻煩混亂。

因此前面不管是行動夾、資料庫中使用完畢（專案結束）後的筆記，我一定全部移動到「堆疊三：封存倉庫」中，這些資料或許以後還會需要查詢，所以先留下來備查，但絕對不能跟現在正在進行的工作混在一起。

這樣一來，我才能從「行動夾」裡聚焦在目前真正的工作上。

甚至，為了不要讓封存倉庫無限擴充，最近我開始把2012年已經用完的資料，統一整理到「2012封存」堆疊，讓它排序在整個分類清單的最下面，避免干擾「最近封存」的使用率比較高的內容，也讓以後每一年累積的封存可以有更好查詢的方式。

 

 

• 小結：

「分類的意義」不是在於幫筆記找出它的位置，分類真正的目的應該是「幫自己找出怎麼才能再次使用這則筆記的方法」。我不是在幫筆記分類，而是在幫自己工作的流程做分類。

所以重新整理自己 Evernote 的筆記分類後，規劃出了「行動」－「資料」－「封存」三個流程。平常工作時都集中在使用「行動」分類裡的內容，因為包含「資料」中筆記都已經用記事連結的方式關聯到「行動」中的管理筆記了。

而當「行動」裡的筆記處理完畢，就移出行動區域，放到「封存」區域，讓行動區域永遠都是正在做、準備做的筆記，這樣我在使用 Evernote 時可以更加輕鬆有效率。

最後，我想邀請大家一起來留言分享，分享在 2012 年結束時，你會怎麼整理你的 Evernote 筆記分類，讓它對你來說更有效率呢？