2013 重新思考收納整理術，簡單做也能有效的分類法

我最近在思考一個關於「整理術、分類法」的問題，出發點是從 Evernote 的筆記整理開始，但應該也可以進一步延伸為適合各種分類的基本方法。例如電腦上工作檔案的資料夾分類，瀏覽器裡書籤的分類，或是自己家裡書櫃與書桌的整理，也包含自己房間物品的整理等等。

雖然說我自己其實很懶得做整理工夫，所以斷捨離的方法還滿適合我的，因為東西丟掉了就省去整理的時間，反而獲得更多時間專注去做更重要的事情。但是這裡不是要講斷捨離，而是面對那些確定要保留的東西時：

怎麼樣取得一種平衡的分類、整理方法，可以花最少的時間，但卻足夠有效？

之前我曾經在 Google+ 的數位工作研究會裡和大家一起討論了這個問題，也獲得了很多回饋，今天就把後續思考的想法，寫成一篇完整的文章分享。這些思考建基於我自己的工作經驗，一定不會適用於所有人，所以也歡迎大家一起來分享你的看法。

 

 

我從對自己工作生活的反省觀察中，歸納「分類整理」時大概有幾種困難情境：

• 1.花了時間分類，但以後沒有因為這樣分類而能有二次、三次使用這些物品的機會，這樣不是浪費時間做白工？
• 2.分類很瑣碎，找起來反而變得很花時間？因為資料都在不同的分類裡。
• 3.不知道怎麼分類（通常是不知道這個資料放在哪裡好，或是一個資料同時適合很多分類），這時候怎麼辦？

 

 

而且更重要的是，「整理」本身不代表事情完成！「分類」只是一個過渡，幫助我把下一步需要的東西在現在做好準備而已。

所以如果要做時間使用比例的安排，我會限制「整理」這件事的最低時間花費額度，即使外表沒有整理到乾淨整齊，但能夠幫助事情完成、能夠找得到就夠。

我最怕自己陷入「整理病」，因為整理這件事情很容易有成就感，相對於完成事情來說整理資料更加輕鬆，還可以讓我一直重複做，甚至想要花多少時間整理就永遠有東西讓我整理下去，只是我不會因為整理本身而增加任何工作進度而已（除非我的工作就是整理）。

 

 

所以在上述的前提與困難中，面對我自己的經驗，下面整理了幾條我對於「分類法」、「整理術」的想法，希望能運用在數位檔案、生活物品當中，也歡迎大家討論與建議：

 

 

• 一、整理前，先觀察過去的自己：

我不是為了物品去整理，而是為了自己去整理。

所以開始分類之前，與其先去了解物品，不如先來了解自己。觀察自己平常的工作、生活作息流程，知道自己在什麼環節需要什麼資料，由此來建立我自己的分類依據。

舉個簡單例子，例如明明充電器就是要用來充電，但為了乾淨整齊而每次都收到抽屜裡，這似乎不是好的整理方法，反而可能因為懶惰而更容易亂丟。如果這時候直接在插座旁邊擺上一個收納籃，所有充電器就是放在裡面，要用時就拿，不用時就放在原地，這樣不是更符合自己實際的作息流程。

數位檔案的分類也是，分類要建立在自己會怎麼去使用？什麼時候使用？使用到什麼程度？等等基礎上，這是一個立體的工作流程分類，而不是平面的物品屬性分類，如果建立立體的流程分類，那我們只要依據作息就能自然的使用到這些物品，而不用刻意去想：它在哪裡？

我不是在幫物品分類，而是在幫我的工作分類。物品是什麼、檔案資料是什麼都取決於「我要用來幹嘛？」但是我如果要知道這些整理的東西可以幹嘛，我就必須要先了解自己的流程與目前的工作目標。

 

 

• 二、擁有一個「暫時不整理」的收集籃

但是在實際的整理中，一定常常遇到有很多東西暫時不知道怎麼整理，但又覺得以後可能有用。或者一些東西需要整理，只是自己暫時還沒有時間。這時候我反而覺得不需要「硬要去」整理，因為一個錯誤的、缺乏行動力的分類，反而會讓我自己以後更難找到、甚至遺忘這個資料。

所以像是我自己不管在 Evernote 或是實體書桌上，都有一個「收集箱」，專門先暫時收集那些臨時跑出來的物品，先不整理，但要把「所有還沒整理」的東西統一擺放，不要零散。

這樣我每天都可以看到這個「收集箱」中累積了哪些物品，隨時可以把那些後來想想覺得其實不需要的東西丟掉，也可以把確定以後要怎麼使用的物品放入最適合它的分類。

甚至那些臨時拿來、用完即可丟棄的物品，根本不需要花時間分類整理，就先放在「暫時不整理」的收集籃裡，用完就可以去除，這樣節省最多時間，又避免花時間在煩惱分類上。

 

 

• 三、把用完的資料移開你的工作區

累積東西是一件很可怕的事情，不只是東西一定會愈積愈多，而且更重要的是如果你把「正在使用的」、「以後會用的」、「已經用完的」東西全部放在一起，那麼實際工作起來一定很沒有效率，每次都要從一堆需求不同的物品中找出你需要的。

不管是實體的書桌，或是電腦系統的桌面，還是硬碟檔案的工作資料夾，最後到像是 Evernote 的資料庫分類，我都會非常要求自己做好三個區隔：

• 正在用的東西。
• 以後要用的東西。
• 已經用完的東西。

在工作區域，一定只有「正在用的東西」；換個角度，一定要把「正在用的東西」統一集中在工作區域。這樣我才能保持專注、保持簡單、保持隨手就能使用到需要的東西，更加直覺的開始進行目前最重要的行動。

那些「已經用完的東西」，要不就找方法捨棄，要不就是徹底封存到離開你工作區域的地方。這也就是為什麼我常常分享「電子郵件收件匣」要保持清空。

 

 

• 四、原則上進行最少的整理

你的抽屜愈多，你要拿到所有東西的時間就愈多，如果這些物品都是為了完成同一件工作，那麼只要打開一個抽屜就能拿到不是最有效率？

我在數位世界裡更加容易犯上分類太瑣碎的毛病，因為數位檔案的分類動作太簡單了，可以開無數個新資料夾，在硬碟裡甚至還能一層一層的變化出非常「深沈」的資料夾分類樹。但是這樣只會增加我要找到、開啟一個資料的麻煩。

重點不是分類看起來好不好看、嚴不嚴謹，重點只有兩件事：「我可不可以在需要時知道它在哪裡？並且最快拿到它？」

以硬碟裡的檔案總管來說，正在工作進度中的檔案，依據工作專案分成不同資料夾，但這些資料夾一定就在根目錄，也就是我一進入就能看到最近正在進行的工作專案整齊排開。我會很清楚知道自己要去哪裡做什麼。

而且像是 Evernote 的分類也不需要太瑣碎，因為搜尋關鍵字就能最快找到的東西，根本不需要翻資料夾去找，而既然如此又何必多設一大多資料夾分類。

這也是我前面會讓自己用工作流程做分類的原因，因為如果用每個檔案資料的類型、屬性去分類只會變得很瑣碎且不明確，無法跟使用產生關連；而用工作流程做分類的話只要把工作生活中會一起使用的東西全部放在同一個抽屜、分類即可。

 

 

• 五、分類就先到此為止

分類是為了讓我現在更快開始工作、下次更快開始工作。

那下下次呢？更久遠以後的未來呢？我確實會為了未來做一些整理的準備，但我會盡量花最少的時間，盡量讓分類愈大、愈概括，為什麼？因為未來一直在變，我現在花很多時間為久遠的未來做好準備，誰知道什麼時候未來想法或環境改變了就要重新整理一次？陷入這樣的整理循環是非常浪費時間的。

所以整理與分類就鎖定在目前的目標就好，這個目前可能就是今天、明天，快速整理出讓自己短期內可以完成工作的分類即可。分類一定要有時間概念，我會要求自己「今天就到此為止」。

但是我可以每次都整理一點點，每次都為目前的工作做出最有效的準備，這樣相信即使再繁雜的分類，也會因為持續進行的過程而慢慢變好。並且我依據自己的工作生活情況，才去隨時微調當下最好的分類，避免了「過早分類」可能帶來的不適用、易改變等重複作業的問題。

 

 

• 小結：

以上是從我個人工作、 生活經驗出發的整理方法心得，當然不會適合所有人，但互相交流是有意義的，歡迎大家也分享你們平常的整理方法與想法。