2012年9月9日 星期日

如何追蹤、提醒、備份重要電子郵件溝通進度的個人心得

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雖然之前寫過「清空收件匣之前,從根本處減少你收發的電子郵件數量」一文,不過在工作或生活之中,確實有些事情需要透過電子郵件來溝通,而這些電子郵件溝通的過程中就產生了我們必須「追蹤進度」、「提醒日期」、「備份內容」的需求。

例如一份合約的郵件確認往返,我必須確認目前談妥的進度到哪裡?什麼時候必須完全談定?以及最後把這些往來內容存檔備查。

今天,我想來分享自己如何滿足上述需求的數位工作流程,我會利用GmailGoogle CalendarEvernote三種工具來串連整個需求。或許這樣的方法很適合我自己,但不一定百分之百適合你,所以也歡迎提供看看你的方法,讓彼此交流更多工作應用的想法。

 

 

  • 01.先有一個「專門顯示重要郵件」的置頂收件匣

郵件管理第一步,就是把重要、不重要的郵件區隔開來,並且讓重要的郵件永遠保持排序在最頂端,隨時可以使用、提醒(參考:如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中?我的心得分享)。

以Gmail來說,我會在收件匣的下拉選單裡,開啟【優先顯示重要郵件】,這樣收件匣中就會多出一個置頂的欄位,專門過濾、擺放那些重要的郵件。

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  • 02.讓「緊急」重要待辦郵件保留在收件匣最上方隨時提醒

處理過的、不重要的郵件我都會從收件匣上清空,這樣除了之前說的海闊天空外還有一個好處:讓真正重要的待辦郵件不會被干擾、不會混雜(參考:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法):

讓收件匣頂端只有最緊急、最重要郵件的待辦清單

我會把當下需要密集、即時追蹤進度、常常往來的郵件保留在收件匣的「重要郵件欄位」中,但保持每天清空其他郵件。

於是當我每日進入收件匣,一定立刻優先看到需要趕快處理與追蹤進度的郵件,這比你設定什麼提醒系統都還要直接有效。

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  • 03.我寄出的重要等待回覆郵件也移入收件匣

有時候情況是:我寄出一封郵件,要等待對方答覆,而且這是非常重要的任務,那麼這時候我就需要非常密切的追蹤對方是否回覆了?要不要再寄一次?要不要改變聯絡方法?等等。

之前我有試過在郵件裡安插「對方是否看過郵件」的外掛,但我發現這樣的提醒沒什麼實際用處,因為我的目的通常是「對方要回信給我」,而不是對方是否看到,不管對方有沒有看到郵件,只要沒回覆,我一樣需要再次聯絡直接他回覆為止。

所以後來我的工作方法就是改為密切追蹤並提醒,直接對方回覆我為止。

但由我這邊首次寄出的郵件並不會出現在收件匣中,所以我會進入「寄件備份」,把那些「最重要(不是全部喔!)」的寄件備份〔移至收件匣〕,放入我前面提到的置頂重要郵件待辦欄位。

這樣我每次打開收件匣,就能統一隨時追蹤、提醒這些重要郵件往返的最新進度:如果還沒回信,我也知道要優先處理、寄送哪些郵件。

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  • 04.為重要郵件設定工作到期前日期提醒

郵件往返通常會有一個必須完成工作的期限,也就是這個任務的截止日期,那麼在郵件系統中要如何設定這樣的提醒呢?

我的方法是結合Gmail與Google日曆來完成。

那些有進度截止日期的重要郵件,我會放入「Gmail工作表中」(參考:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享)。只要在郵件閱讀畫面右上方點擊【更多】-【新增至工作表】即可。

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在工作表裡的待辦郵件項目,可以點擊右方箭頭進入詳細設定畫面,這裡就能使用Google日曆設定日期。

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來到Google日曆,開啟左方我的日曆的「工作表」。

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在日曆中,這些被設定日期的郵件工作表項目,就會出現在你的日曆上。

而我就利用這樣的提醒系統,可以從Google日曆上整體宏觀的了解每一封重要郵件的處理截止日期。

這讓我決定今天要優先處理哪些郵件?哪些郵件又必須儘快獲得對方回覆?或是告知對方截止日期?等等。

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  • 05.建立重要完成郵件的備查資料庫

當然,完成後的郵件,我會移出收件匣,但留下郵件在其他資料夾裡備份,最重要的溝通郵件當然都需要「在電子郵件系統本身留下備份」,因為這不只是方便以後查詢,對於一些糾紛的確認上也是有用處的。

但我還會把這些重要郵件內容「額外」轉存到Evernote。

利用「轉寄」到自己的Evernote專屬電子郵件帳號(參考:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法),就能把這封郵件的往來記錄直接寄到自己的Evernote筆記本中。

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在Evernote電腦端的「屬性」查詢中,有一個「電郵至Evernote」的項目,讓你快速查出這些寄來的筆記。

而之所以我會「另外」把重要郵件備份到Evernote裡,優點是它可以和同一個專案的其他資料整合在一起。

這樣以後我要查這個工作專案的資料時,我只要在Evernote中就能統一查到進度、文件、郵件所有內容,比較方便。

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以上,就是我自己在工作流程上,實際管理郵件的進度追蹤、日期提醒、資料備份的方法,提供大家參考。

也歡迎大家說說你們的作法。

4 則留言 :

  1. esor您好:

    最近使用Evernote遇到一個問題,在使用"編號清單"進行條目的整理時,隔段會有無法"接續"編號的情況發生,嘗試以久仍找不出如何解決,才來叼擾。

    例:
    1.......
    2.......
    3....... (這樣正常)

    但如果是
    1......
    2......
    (隔段 Enter)
    1.....(會重新從1開始編號)

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  2. 要隔段時,請按〔Shift〕+〔Enter〕即可^^

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  3. 又要再次叼擾您了,那遇到以下情況時,有辦法處理嗎?(仍是接續編號的問題)

    這是我想要的情形:
    1.Title(1)
    Content

    2.Title(2)
    Content

    實際上卻是:
    1.Title(1)
    Content

    1.Title(2) <----------會變成重1開始編號!!!
    Content

    感謝您的回應

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  4. 同樣就是一直用〔Shift〕+〔Enter〕換行,一直到你想要重新編號的地方再用〔Eneter〕換行即可。

    不過,其實我自己的方法更簡單:自己手動打上數字編號,這樣就完全沒有任何問題了XD

    如果需要有縮排效果,也只是利用縮排自己縮即可。

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